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4. Februar 2025
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BAG treibt die Digitalisierung voran: Gehaltsabrechnungen dürfen ausschließlich online bereitgestellt werden
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Co-Autorin: Jenny Hillebrand
Das BAG hat in seinem aktuellen Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/24 klargestellt, dass Arbeitgeber ihre Pflicht zur Erteilung der Gehaltsabrechnung auch digital erfüllen können. Das Gericht hat die Einstellung der Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach für ausreichend angesehen.
Der Sachverhalt
Die Arbeitnehmerin eines Einzelhandelsbetriebs verlangte von ihrer Arbeitgeberin die Übersendung der Gehaltsabrechnungen in Papierform. Die Arbeitgeberin hatte zuvor - auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung - die Entgeltabrechnungen ab März 2022 nur noch elektronisch in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt, wo sie durch die Arbeitnehmer mit einem passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar waren. Vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte die Klage Erfolg. Laut dem LAG scheitere es an einer geeigneten Empfangsvorrichtung, da die Arbeitnehmerin dem Online-Mitarbeiterpostfach nicht zum Empfang derartiger Erklärungen zugestimmt hat.
Die Entscheidung
Das BAG entschied, dass ein Arbeitgeber seinen Pflichten ausreichend nachkommt, wenn er eine elektronische Ausgabestelle bereitstellt. Es handelt sich bei dem Anspruch eines Arbeitnehmers auf die Entgeltabrechnung um eine Holschuld. Der Arbeitgeber ist für den tatsächlichen Zugang nicht verantwortlich.
Die erforderliche Textform des § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO ist dadurch grundsätzlich ebenfalls gewahrt.
Bei der digitalen Bereitstellung sind die Interessen der Beschäftigten, die privat keine Möglichkeit eines Online-Zugriffs haben, entsprechend zu berücksichtigen.
Eine abschließende Entscheidung wurde nicht gefällt, da bisher keine Feststellungen dazu getroffen wurden, ob die Einführung dieses Systems in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates fällt. Das BAG hat die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.
Praxistipp
Durch das Urteil hat das BAG nun deutlich gemacht, dass es nicht im Verantwortungsbereich des Arbeitgebers steht, den Zugang der geschuldeten Abrechnung sicherzustellen. Er muss lediglich das Dokument so zur Verfügung stellen, dass der Arbeitnehmer darauf Zugriff hat. Durch diese Klarstellung werden dem Arbeitgeber in der Praxis neue Wege eröffnet seiner Pflicht aus § 108 Abs.1 S. 1 GewO zu erfüllen.
Für die Praxis empfiehlt sich daher Folgendes:
- Ein digitales Mitarbeiterpostfach einführen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu einem passwortgeschützten Online-Portal haben, in dem sie die relevanten Dokumente einsehen können. Etwaige Ausnahmen für Mitarbeiter, die privat keinen Zugang erlangen können, sind bereitzuhalten. Das könnte zum Beispiel in der Möglichkeit des Zugangs auf der Arbeit sowie der Möglichkeit des Ausdruckens liegen.
- Transparent kommunizieren: Informieren Sie ihre Mitarbeiter klar und rechtzeitig. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig ihren Zugang mit Passwort erlangen (können).
- Etwaige Betriebsvereinbarungen beachten: Stimmen Sie bei Bedarf die Einführung mit dem zuständigen Betriebsrat ab.
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