Das Hinweisgeberschutzgesetz

Damit wurde die EU-Whistleblower-Richtlinie nun final in nationales Recht überführt. Das Gesetz ist im Juli 2023 in Deutschland in Kraft getreten.

Ab 249 Mitarbeiter:innen: Hinweisgeberschutz verpflichtend

Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen demnach nach Inkrafttreten einen Hinweisgeberschutz einrichten. Anderenfalls drohen ein empfindliches Bußgeld sowie der Abfluss von kritischen Unternehmensinterna oder sogar von Know-how durch Mitarbeitende des Unternehmens. Rechtssicher festzulegen und zu dokumentieren sind überdies Bearbeitungs- und Rückmeldeprozesse zur Wahrung der gesetzlichen Fristen und der strengen Vertraulichkeit von eingehenden Hinweisen.

Stufenweise Ausweitung: Ende 2023 Hinweisgeberschutz schon ab 50 Beschäftigten

Das Ziel des Whistleblowing-Gesetzes ist es, Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen. Damit sollen Compliance-Verstöße für das betroffene Unternehmen, aber auch für die Behörden, sichtbarer gemacht werden - Chance und Risiko für die Unternehmen zugleich.

Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitenden müssen demnach ein Hinweisgeberschutz einrichten und betreiben. Im Gesetz festgehalten wurde auch die stufenweisen Ausweitung der Pflicht zur Implementierung eines Whistleblower-Systems: Bereits ab dem 17. Dezember 2023 ist ein Hinweisgeberschutz auch in Unternehmen ab 50 Beschäftigten einzurichten und zu betreiben.

Unabhängig davon, an welchem Punkt Sie bei der Umsetzung des HinSchG stehen: Mit unseren Beratungsangeboten helfen wir Ihnen dabei, dies rechtssicher zu gestalten - auf Wunsch übernehmen wir die Aufgaben der internen Meldestelle auch komplett für Sie.

Sie verfügen bereits über ein Hinweisgebersystem?

• Mittels einer digitalen GAP-Analyse überprüfen wir gemeinsam mit Ihnen auf einfache und effiziente Weise, ob und inwieweit Ihr System den Anforderungen des HinSchG entspricht und identifizieren etwaigen Anpassungsbedarf.
• Bei Fragen rund um die Organisation gruppenweiter Hinweisgebersysteme stehen wir Ihnen mit pragmatischen Lösungswegen zur Verfügung und unterstützen bei entsprechenden Roll-outs (auch international).
• Bei Bedarf übernehmen wir den Betrieb der internen Meldestelle für Sie (inkl. Durchführung notwendiger Relevanz-Checks eingehender Hinweise, Fristen-/ und Rückmeldungsmanagement etc.)

Sie verfügen derzeit noch nicht über ein Hinweisgebersystem?

• Wir bieten Ihnen zwei Optionen an, um den Anforderungen des HinSchG zu entsprechen:

a.  Wir stellen Ihnen ein digitales (webbasiertes) Hinweisgebersystem zur Verfügung und übernehmen den Betrieb der internen Meldestelle für Sie (inkl. Durchführung notwendiger Relevanz-Checks eingehender Hinweise, Fristen-/ und Rückmeldungsmanagement etc.) und geben Ihnen eine erste Handlungsempfehlung. Durch die auf dem digitalen Weg mögliche Abgabe und Entgegennahme von anonymen Hinweisen, erfüllen Sie nicht nur die formalen Anforderungen des HinSchG, sondern erhöhen gleichzeitig die Akzeptanz Ihres Hinweisgebersystems.

b.  Für den Fall, dass Sie sich zunächst einen Überblick über die verschiedenen Lösungen verschaffen möchten, stellen wir Ihnen eine vertrauliche, anwaltlich geschützte und auf Ihr Unternehmen „gebrandete“ Whistleblowing-E-Mail-Adresse (unternehmensname.whistleblowing@taylorwessing.com) zur Verfügung. Auf diese Weise unterstützen wir Sie, ad hoc die Anforderungen des HinSchG zu erfüllen. Auch hier bearbeiten wir für Sie die eingehenden Hinweise (inkl. Relevanz-Check eingehender Hinweise, Fristen-/ und Rückmeldungsmanagement etc.) und geben Ihnen eine erste Handlungsempfehlung.

• Wir statten Sie mit dem notwendigen Paperwork für die Einrichtung von Whistleblowing-Prozessen (insbes. Richtlinie, Betriebsvereinbarung, Vertraulichkeitsverpflichtungen) aus.
• Wir unterstützen Sie bei der Ausgestaltung der für Ihr Unternehmen passenden internen Meldestelle (z.B. E-Mail, Hotline, Ombudsperson, technische Lösung etc.) und beraten Sie auf Wunsch bei der Einrichtung eines technischen (webbasierten) Hinweisgebersystems.