Urlaubsansprüche sind eine jährlich wiederkehrende Thematik, mit der sich jeder Arbeitgeber auseinandersetzen muss. Dasselbe Schicksal teilt seit nunmehr einiger Zeit auch das Bundesarbeitsgericht (BAG): Angesichts der Flut der in den letzten Jahren zu entscheidenden Fälle ist die Urlaubs-Rechtsprechung des BAG zu einem nur schwer durchschaubaren Dickicht geworden.

In einem Newsletter aus Dezember 2022 haben wir uns bereits mit zwei Entscheidungen des BAG zur Verjährung von Urlaubsansprüchen im Zusammenhang mit den Aufforderungs- und Hinweispflichten des Arbeitgebers auseinandergesetzt. Mit einem neuen Urteil aus diesem Jahr hat das BAG diese Pflichten um einen zeitlichen Aspekt konkretisiert (BAG, Urt. v. 31. Januar 2023 (9 AZR 107/20)). Während die von uns bereits besprochenen Entscheidungen einiges an medialer Aufmerksamkeit erhielten, fand das neue Urteil kaum Beachtung und wurde von vielen Arbeitgebern nicht wahrgenommen. Das kann zu – vermeidbaren – Mehrkosten für den Arbeitgeber führen.

Grundsatz: Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers

Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des BAG kann ein für das laufende Kalenderjahr bestehender Urlaubsanspruch nur dann im Einklang mit § 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG zum Ende des laufenden Kalenderjahres erlöschen, wenn der Arbeitgeber seinen Aufforderungs- und Hinweispflichten (sog. Mitwirkungsobliegenheiten) rechtzeitig nachgekommen ist. Dazu muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt (EuGH, Urt. v. 6. November 2018 (C-684/16); BAG, Urt. v. 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16)). Hat der Arbeitgeber diesen Pflichten nicht entsprochen, tritt der am 31. Dezember des Urlaubsjahres nicht verfallene Urlaub zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht.

Ausnahme: Nichterfüllen der Mitwirkungsobliegenheiten ohne Auswirkung bei Langzeiterkrankung

Geklärt ist, dass es hiervon eine Ausnahme gibt: War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig, verfällt der Urlaubsanspruch 15 Monate nach Beendigung des Urlaubsjahres unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist („15-Monats-Frist“). Der Grund hierfür ist, dass in der Arbeitsunfähigkeit die alleinige Ursache für das Untergehen des Urlaubsanspruchs liegt (vgl. BAG, Urt. v. 20. Dezember 2022 (9 AZR 401/19)).

Mitwirkungsobliegenheiten bei unterjährigem Beginn der Langzeiterkrankung

Nicht zu verwechseln ist diese Konstellation mit dem Fall, in dem der Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch in einem Bezugszeitraum erworben hat, in dessen Verlauf er tatsächlich gearbeitet hat, bevor er aufgrund einer seitdem fortbestehenden Krankheit arbeitsunfähig geworden ist. Dann kann der Urlaubsanspruch grundsätzlich nur nach Ablauf der 15-Monats-Frist erlöschen, wenn der Arbeitgeber zuvor rechtzeitig seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat (BAG, Urt. v. 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19)). Diese Rechtsprechung hat das BAG nun weiter ausdifferenziert und festgelegt, wann der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachkommen muss.

Entscheidung: Erfüllung der Aufforderungs- und Hinweispflichten innerhalb von 6 Werktagen nach Entstehen des Urlaubsanspruchs

Das BAG hatte über die Abgeltung von 30 Urlaubstagen aus dem Jahr 2016 zu entscheiden. Der Arbeitnehmer war vom 18. Januar 2016 bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses im Jahr 2019 ununterbrochen krankheitsbedingt arbeitsunfähig. Obgleich der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachgekommen war, sprach das BAG dem Arbeitnehmer eine Abgeltung von (nur) 5 der geforderten 30 Urlaubstage zu.

Das BAG begründete seine Entscheidung damit, dass das Risiko, wegen einer im Urlaubsjahr eintretenden Krankheit Urlaubsansprüche nicht erfüllen zu können, dem Arbeitgeber erst dann zugewiesen sei, wenn er seinen Mitwirkungsobliegenheiten tatsächlich nachkommen konnte. Trete die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers so früh im Urlaubsjahr ein, dass es dem Arbeitgeber tatsächlich nicht möglich war, zuvor seine Obliegenheiten zu erfüllen, verfalle der Urlaubsanspruch bei fortdauernder Erkrankung mit Ablauf eines Übertragungszeitraums in jedem Fall 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres; auch bei Nichtbeachtung der Mitwirkungsobliegenheiten. Das BAG hat dies auch in zeitlicher Hinsicht weiter konkretisiert: Mit Entstehung des Urlaubsanspruchs (i. d. R. am Anfang des Urlaubsjahres) habe der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten unverzüglich i. S. d. § 121 Abs. 1 BGB nachzukommen. Unter normalen Umständen sei hierfür eine Zeitspanne von einer (Urlaubs-)Woche (d. h. von 6 Werktagen) ausreichend.

Davon betroffen sei wiederum nur der Urlaub, den der Arbeitnehmer bei einer ordnungsgemäßen Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten durch den Arbeitgeber vor dem Eintritt der Krankheit tatsächlich hätte in Anspruch nehmen können. Diese Einschränkung führte dazu, dass das BAG dem Kläger (nur) 5 Urlaubstage zugesprochen hat. Denn der Arbeitgeber hätte seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht vor Freitag, dem 8. Januar 2023 nachkommen müssen, sodass der Arbeitnehmer bis zum Eintritt der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit am Montag, dem 18. Januar 2016 nur 5 Urlaubstage tatsächlich hätte nehmen können. Lediglich für die Nichtgewährung dieser 5 Urlaubstage sei (i) ein Ursachenzusammenhang zwischen der Nichterfüllung des Urlaubs und der unterbliebenen Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten gegeben und (ii) das Risiko, dass sie wegen einer Langezeiterkrankung verfallen, auf den Arbeitgeber übergegangen.

Praxishinweis: Frühe nachweisbare Erfüllung der Aufforderungs- und Hinweispflichten senkt das Kostenrisiko bei Langzeiterkrankungen

Nach dem derzeitigen Stand der Rechtsprechung muss der Arbeitgeber nicht nur darauf achten, dass er seine weitreichenden Aufforderungs- und Hinweispflichten erfüllt, sondern auch darauf, dass er dies rechtzeitig tut. Ansonsten droht dem Arbeitgeber, dass ihm von (langzeit-)erkrankten Arbeitnehmern, die erstmals unterjährig erkrankt sind, Urlaubsansprüche mangels Verfalls im Rahmen der 15-Monats-Frist entgegenhalten werden. Obgleich langzeiterkrankte Arbeitnehmer in den meisten Betrieben die Ausnahme darstellen, ist Arbeitgebern gut geraten den Pflichtenkatalog des BAG zu beachten und rechtzeitig umzusetzen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits zu Beginn des Kalenderjahres, möglichst in der ersten Arbeitswoche, ihren Mitwirkungsobliegenheiten nachkommen. Um den Aufforderungs- und Hinweispflichten ordnungsgemäß nachzukommen, sollten etwaige Musterunterrichtungsschreiben durchgesehen und auf den Stand der Rechtsprechung angepasst werden. Zudem sollte ein Weg der Übermittlung gewählt werden, der den Zugang zu diesem frühen Zeitpunkt möglichst genau nachweisbar macht.