Das „Need to know“-Prinzip - eine auch rechtlich angemessene Schutzmaßnahme?

Die Beschränkung des Wissens um Geschäftsgeheimnisse nach dem „Need to know“-Prinzip bildet eine wesentliche Schutzmaßnahme für die Absicherung von Know-How gegenüber Dritten.

Nach dem „Need to know“-Prinzip sollen Beteiligte nur in dem Maß Kenntnis von Geschäftsgeheimnissen erhalten, wie dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt notwendig ist.

Mit der richtigen Umsetzung des „Need to know“-Prinzips im Unternehmen kann nicht nur auf der faktischen Ebene ein Schutz von Geschäftsgeheimnissen erreicht werden, die Umsetzung des „Need to know“-Prinzips ist vor allem auch rechtlich bei der Durchsetzung von Geschäftsgeheimnissen gegenüber Dritten relevant: So hat das OLG Schleswig mir Urteil vom 28.04.2022 (AZ 6 U 39/21) entschieden, dass die vom Unternehmen bestimmte Auswahl eines bewusst kleinen Personenkreises, der Zugang zu einer Kostenrechnung hatte, angemessen war.

In der Praxis stellen sich bei der Umsetzung des „Need to know“-Prinzips einige Fragen, wie zB:

• Welche Informationen sind nur für die Kenntnis durch einen bestimmten Personenkreis nach dem „Need to know“ Prinzip zu qualifizieren?
• Zu welchem Zweck wird die Information benötigt und für wen ist der Zugang zu der Information nach der Unternehmensorganisation zwingend erforderlich?
• Wann und wie lange (beschränkte Bearbeitungs- und Leserechte?) ist die Kenntnis erforderlich?
• Wo (etwa auf welchem Server) ist die Information vorhanden und wie ist die Zugriffsbeschränkung technisch / organisatorisch abgesichert?
  
  

Klassifizierung

Je sensibler die geheime Information ist, umso eingeschränkter sollte der Zugriff und umso kleiner der zugelassene Personenkreis sein; dies betrifft vor allem die „Kronjuwelen“ unter den Geschäftsgeheimnissen, also jenes Know-how dessen Bekanntwerden für das Unternehmen existenzbedrohende Folgen hätte. Zu berücksichtigen ist auch, dass einzelne Tätigkeitsbereiche im Unternehmen nicht zwingend denselben Informationsfluss erfordern. So müssen Mitarbeiter in der Produktion für unterschiedliche Arbeitsschritte nicht über dasselbe /volle Know-How über die Führung von Maschinen verfügen. Ebenso muss die Marketingabteilung nicht über technische Details aus Produktionszeichnungen verfügen.

Train your people

In der praktischen Umsetzung ist darauf zu achten, dass das „Need to know“-Prinzip nicht nur Theorie in Unternehmensleitlinien ist, sondern auch „gelebt“ wird und werden kann. Daher sind die Geheimnisträger auf das „Need to know“-Prinzip in regelmäßigen Abständen zu schulen.

„Need to know“-Prinzip für ein revisionsfestes Know-How-Schutz-Managementsystem

Die nicht erfolgte und vor allem nicht dokumentierte Einrichtung eines „Need to know“-Prinzips ist ein klassisches „Finding“ bei Prüfungen im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS). Daher zählt die Umsetzung des „Need to know“- Prinzips zu den Eckpunkten der Implementierung eines revisionsfesten Know-how-Schutz Managementsystems.

Martin Prohaska-Marchried und Wolfgang Kapek vertreten regelmäßig Unternehmen in Österreich bei der Durchsetzung und bei der Abwehr von Ansprüchen aus dem Geschäftsgeheimnisschutz und sind Autoren des Handbuchs „Know-How-Schutz kompakt“ im Verlag von Austrian Standards,