Haben Sie Arbeitnehmer, die regelmäßig, gelegentlich oder nur ausnahmsweise das so genannte Home-Office nutzen? Und haben Sie mit Ihren Arbeitnehmern bereits schriftliche Vereinbarungen zur Arbeit von zu Hause aus geschlossen? Welche vertraglichen Regelungen sind für die Arbeit außerhalb des Arbeitsplatzes des Arbeitgebers zu empfehlen? Im Folgenden werden die wichtigsten Änderungen, Verpflichtungen und empfohlenen Regelungen zur Fernarbeit kurz vorgestellt.

Ab dem 1. Oktober 2023, beziehungsweise dem 1. November 2023, ist Fernarbeit oder Home-Office nur noch mit schriftlicher Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer möglich. Eine mündliche oder konkludente Zustimmung ist also nicht ausreichend. Leider reicht auch eine interne Regelung nicht aus, die klar und eindeutig die Regeln für die Arbeit von zu Hause aus festlegt oder den Arbeitnehmern die Arbeit von zu Hause aus als eine Zusatzleistung, z. B. einmal im Monat, ermöglicht. Die Verpflichtung zu einer schriftlichen Vereinbarung über Fernarbeit gilt für beide Formen von Home-Office, d. h. für einen Arbeitnehmer, der seine Arbeitszeit selbst einteilt (in der Regel IT-Arbeitnehmer, Arbeitnehmer, die nicht in Teams arbeiten, usw.), und für einen Arbeitnehmer, der während der von seinem Arbeitgeber festgelegten Arbeitszeit aus der Ferne arbeitet (notwendige Teilnahme an Online-Sitzungen, regelmäßige Kommunikation und Interaktion mit Vorgesetzten oder Kollegen während der üblichen Arbeitszeit). Die Vereinbarung über Fernarbeit kann Teil des Arbeitsvertrags sein, in Form eines Zusatzes zum Arbeitsvertrag ausgedrückt oder als separate Vereinbarung abgeschlossen werden.

Das Arbeitsgesetzbuch sieht keine zusätzlichen obligatorischen Bestandteile einer schriftlichen Vereinbarung über Fernarbeit vor, aber es ist sicherlich zu empfehlen, zumindest die folgenden Bereiche in der schriftlichen Vereinbarung oder in einer internen Regelung zu behandeln:

1. Ort der Fernarbeit (d. h. die Adresse festlegen, von der aus der Arbeitnehmer die Fernarbeit ausführen wird und z. B. das Arbeiten im Ausland oder an mehreren Arbeitsorten, z. B. zu Hause und im Wochenendhaus, ausschließen);
2. Regeln für die Zulassung von Fernarbeit (die Tatsache, dass eine Vereinbarung über Fernarbeit abgeschlossen wird, bedeutet nicht unbedingt, dass der Arbeitnehmer seine „Home-Office Tage“ frei wählen kann);
3. Einteilung und Aufzeichnung der Arbeitszeit (d. h. ob der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit selbst einteilt oder ob der Arbeitgeber sie einteilt, und die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Aufzeichnung der Arbeitszeit);
4. Bereich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes (der Heimarbeitsplatz bzw. alle Heimarbeitsplätze, wenn es mehrere gibt, muss/müssen den Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz entsprechen – dies kann z. B. durch Fotodokumentation, Erklärung des Arbeitnehmers, Schulung, Regeln für die Untersuchung und Meldung von Arbeitsunfällen erreicht werden);
5. Erstattung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Durchführung von Fernarbeit (folgende Möglichkeiten stehen nun zur Verfügung: (i) eine ausdrückliche Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Erstattung von Ausgaben oder eines Teils davon hat; (ii) eine Vereinbarung oder Bestimmung in einer internen Regelung, dass die Erstattung von Ausgaben zu einem Pauschalbetrag erfolgt, der durch eine Verordnung des Ministeriums für Arbeit und Soziales festgelegt wird; oder (iii) die Erstattung der tatsächlich entstandenen Ausgaben, falls die Vereinbarung über Fernarbeit zu diesem Punkt schweigt);
6. Kündbarkeit oder Unkündbarkeit der Vereinbarung über Fernarbeit (in der Regel kann die Vereinbarung über Fernarbeit aus jedem Grund oder auch ohne Grund schriftlich mit einer Frist von 15 Tagen gekündigt werden, die an dem Tag beginnt, an dem die Kündigung der anderen Partei zugestellt wird (es sei denn, eine andere Kündigungsfrist ist für beide Parteien vereinbart). Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können jedoch vereinbaren, dass die Fernarbeit nicht gekündigt werden kann;
7. die Verpflichtung, über eine stabile Internetverbindung und einen ruhigen Arbeitsplatz zu verfügen sowie eine Kommunikationsmethode mit dem Vorgesetzten und dem Team festzulegen;
8. die Verpflichtung, die Daten des Arbeitgebers zu schützen (Festlegung von Sicherheitsvorschriften, um zu verhindern, dass Daten nach außen dringen oder an Dritte weitergegeben werden).

Wir erinnern Sie daran, dass kein Anspruch auf Home-Office besteht. Eine Vereinbarung über Fernarbeit kann jedoch mit allen Arbeitnehmern ausgehandelt werden, auch mit Arbeitsnehmern mit einer Vereinbarung über die Arbeitsausführung (DPP) oder Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit (DPČ). Wenn jedoch eine schwangere Arbeitnehmerin, ein Arbeitnehmer, der ein Kind unter 9 Jahren, oder eine Pflegebedürftige Person, betreut, einen Antrag auf Fernarbeit stellt, hat der Arbeitnehmer das Recht auf eine schriftliche Begründung, falls sein Antrag abgelehnt wird.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind jederzeit für Sie erreichbar.

Autor: Mgr. JUDr. Markéta Cibulková, Ph.D.

Mitwirkende: Mgr. Janka Brezániová & Mgr. Pavel Juřička, LL.M.