Arbeitsinspektion: Wie man sich auf eine Inspektion vorbereitet

Arbeitsinspektion: Wie man sich auf eine Inspektion vorbereitet

Im Folgenden haben wir die häufigsten Situationen, Fragen und Antworten zusammengestellt, die Ihnen nützlich sein können, wenn ein Inspektor an Ihren Arbeitsplatz erscheint, um zu prüfen, ob Sie die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten.

1. Muss die Arbeitsinspektion ihren Besuch ankündigen oder kann sie einfach an der Tür klingeln?

In der Regel wird eine Arbeitsinspektion zwei bis drei Tage im Voraus angekündigt, entweder per Datennachricht oder per Telefon. Es ist jedoch möglich (insbesondere bei Kontrollen der Schwarzarbeit), dass der Inspektor völlig unangemeldet kommt und Sie überrascht. Die Inspektoren kommen in der Regel morgens und die Dauer ihres Besuchs hängt von der Größe des Arbeitgebers ab. In den meisten Fällen kann die Inspektion jedoch an einem Tag durchgeführt werden. Der Inspektor muss seinen Ausweis vorzeigen.

2. Kann die Inspektion online durchgeführt werden oder ist eine physische Anwesenheit erforderlich?

Die Inspektion kann auch aus der Ferne durchgeführt werden, d.h. Sie müssen den Inspektor nicht persönlich treffen und senden die angeforderten Unterlagen per Post oder E-Mail. Hier empfehlen wir Ihnen, die Frist einzuhalten und die vollständigen Unterlagen rechtzeitig zu übermitteln.

Wussten Sie, dass der Inspektor eine persönliche Kontrolle nur in Anwesenheit des Geschäftsführers, der verantwortlichen Person oder eines Arbeitnehmers durchführen kann? Daher ist es keine schlechte Idee, in der Gesellschaft festzulegen, wer mit dem Inspektor kommunizieren wird.

3. Wer entscheidet, wo Inspektoren hinkommen und wo nicht?

Die Arbeitsinspektion hat eine festgelegte Agenda, auf die sie sich in einem bestimmten Jahr konzentrieren und die sie inspizieren wird. Sie veröffentlicht dies auf ihrer Website. Die Inspektoren suchen sich in der Regel Gesellschaften aus, in denen Verstöße gegen die Arbeitsvorschriften vorkommen könnten und beginnen dort mit der Inspektion. Darüber hinaus werden Inspektionen auf der Grundlage von „Meldungen“ durchgeführt, d.h. bei Hinweisen von Arbeitnehmern oder Dritten, die die Arbeitsinspektion anonym darüber informieren können, dass ein Arbeitgeber das Arbeitsgesetz nicht einhält. Die Inspektoren dürfen dann die Identität des Beschwerdeführers nicht preisgeben.

4. Welche Unterlagen wird der Inspektor sehen wollen?

Dies hängt in der Regel von der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft, aber auch vom Gegenstand der Inspektion ab. Üblicherweise wird bei der Inspektion die Einhaltung der Vorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, der Bereich der Beschäftigung und die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Beziehungen überprüft. D.h. am häufigsten werden Sie Unterlagen zu Schulungen zu den Vorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, Gefährdungsbeurteilungen, Unterlagen über die gesundheitliche Eignung von Arbeitnehmern, Betriebsanleitungen für Maschinen, Fahrtenbücher, Aufzeichnungen über Arbeitszeiten und Überstundenvergütungen, Arbeitsverträge, Unterlagen über die Zahlung von Gehältern und Abfindungen, Unterlagen über die Beschäftigung von Leiharbeitnehmern, Unterlagen zur Feststellung, ob Sie Arbeitnehmer diskriminieren usw. vorlegen müssen.

5. Was ist das häufigste Ergebnis einer Inspektion und lohnt es sich, mit dem Inspektor zu diskutieren?

Kurz gesagt: Bericht, Behebungsmaßnahmen, Geldstrafe.

Der Inspektor ist verpflichtet, innerhalb von 30 Tagen (in besonders komplexen Fällen innerhalb von 60 Tagen) einen Bericht über die Inspektion zu erstellen und ihn dem Arbeitgeber zuzustellen. Sie können dann innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt des Berichts Einspruch erheben.

Im Idealfall kann der Inspektor nur verlangen, dass die bei der Inspektion festgestellten Mängel behoben werden (sog. Behebungsmaßnahmen) und einen schriftlichen Bericht über die getroffenen Maßnahmen anfordern.

Der Inspektor kann jedoch auch – im Anschluss an die Inspektionsergebnisse – ein Verwaltungsverfahren (bzgl. einer Ordnungswidrigkeit) einleiten und eine Geldstrafe für die Ordnungswidrigkeit verhängen. Wenn Sie sich weigern, mit dem Inspektor zusammenzuarbeiten und die erforderliche Kooperation nicht leisten, können Sie mit einer Geldstrafe von bis zu 500.000 CZK belegt werden.

6. Was sollte ich tun, wenn ich eine Geldstrafe erhalte?

Gegen den Geldstrafbescheid können Sie sich mit den üblichen Mitteln wehren (in der Regel mit einem Widerspruch oder einer Berufung). Hier gilt es, die Ergebnisse der Inspektion mit kühlem Kopf zu analysieren und sorgfältig abzuwägen, ob die Verteidigung sinnvoll ist und Aussicht auf Erfolg hat (z.B. was der Verstoß war, die Höhe der verhängten Geldstrafe im Verhältnis zu den künftigen Kosten usw.).

7. Wie bereitet man sich am besten auf die Inspektion vor?

Idealerweise sollten Sie alle arbeitsrechtlichen Unterlagen und Verpflichtungen des Arbeitgebers von Zeit zu Zeit prüfen oder überarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die geltenden Rechtsvorschriften einhalten. Es ist ratsam, die Arbeitnehmer auf eine mögliche Inspektion vorzubereiten oder sie darüber zu informieren, dass es zu einer Inspektion kommen kann, und sie darüber zu belehren, dass der Inspektor ihnen Fragen stellen kann, ohne dass Mitarbeiter oder der Arbeitgeber anwesend sind. Wenn jemand z.B. als Selbstständiger für einen Arbeitgeber arbeitet, sollte ein solcher Freiberufler genau wissen, dass er oder sie kein Arbeitnehmer ist. Im Falle einer Inspektion ist es ratsam, eine bestimmte Person in der Gesellschaft zu benennen (es sei denn der Geschäftsführer oder Direktor ist anwesend), die mit dem Inspektor spricht.