This article is also available in Czech.
Do you have employees who regularly, occasionally or even only exceptionally use what is often called here the “home office”? Have you made written agreements on work from home with those employees yet? What do we recommend changing in employment contracts as they relate to working outside of the employer's workplace? Here is a brief summary of the most important changes, obligations and recommended provisions regarding remote work.
Remote work or, in popular parlance, “home-office” work can only be carried out by written agreement with the employee as of 1 October 2023 or in some cases 1 November 2023. Oral or implied consent is therefore not sufficient. Unfortunately, even internal regulations clearly and unambiguously laying down rules for working from home or allowing employees to work from home as a benefit, for example once a month, are not sufficient. The obligation to have a written agreement with respect to remote work applies to both forms of work from home, i.e., to an employee who schedules his/her own working hours (usually IT employees, employees not working in teams, etc.) as well as to an employee who works remotely during working hours scheduled by his/her employer (required participation in online meetings, regular communication and interaction with supervisors or co-workers during standard working hours). An agreement on remote work may be part of the employment contract, expressed in the form of an addendum to the employment contract or concluded as a separate agreement.
The Labour Code does not stipulate any additional mandatory elements of a written agreement regarding remote work, but it is certainly a good idea to address at least the following areas in a written agreement or in an internal regulation:
- the remote work location (i.e., the address from which the employee will perform the remote work, possibly excluding working from abroad or multiple work locations such as home and cottage);
- rules for approval of remote work (the fact that a remote work agreement is in place does not necessarily mean that the employee freely chooses which days are "home-office“ days);
- scheduling and logging of working time (i.e., whether the employee will schedule his/her own working time or whether the employer will schedule it, plus detail on the employee's involvement in logging own working time);
- occupational health and safety (the home workplace, or all home workplaces if there is more than one) must comply with occupational health and safety requirements - possibly addressed for instance by photo documentation, the employee’s signed declaration, training received, rules for investigating and reporting workplace accidents);
- reimbursement of costs in connection with the performance of remote work (the following options are now available: (i) an express agreement that the employee is not entitled to reimbursement of costs or part thereof; (ii) an agreement or regulation in the internal regulations that reimbursement of costs will be paid at a flat rate to be determined by the Ministry of Labour and Social Affairs by decree; or (iii) reimbursement of actual costs incurred if the remote work agreement says nothing in respect);
- the cancellability or non-cancellability of remote work agreement commitments (in general, it will be that the remote work agreement commitments may be terminated in writing for any reason or for no reason at all, with a 15-day notice period commencing on the date on which the notice is delivered to the other party (unless a different length of notice period has been agreed on for both parties). However, the employer and the employee may agree that remote work cannot be terminated.
- obligation to have stable internet connection, quiet workplace and to establish a method of communication with the supervisor and the team;
- obligations to protect the employer's data (setting security rules so that data cannot leak or be accessed by third parties).
As a reminder, there is no entitlement to work from home. However, an agreement on remote work can be negotiated with all kinds of employees, including those with work activities agreements (DPP) or work performance agreements (DPČ). But should a pregnant employee, an employee caring for a child under the age of 9, or a dependent employee request that remote work be allowed, that employee has the right to a written justification if their request is denied.
If you have any questions, please do not hesitate to contact us. We are here to help.
Author: Markéta Cibulková, Ph.D.
Contributors: Janka Brezániová & Pavel Juřička, LL.M.
Home-office (práce na dálku) po novele zákoníku práce
Máte zaměstnance, kteří pravidelně, občas nebo jen výjimečně využívají tzv. home-office? A už jste se zaměstnanci uzavřeli písemné dohody o výkonu práce z domova? Co všechno doporučujeme smluvně upravit, pokud jde o výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele? Níže stručně uvádíme nejdůležitější změny, povinnosti a doporučovaná ustanovení týkající se práce na dálku.
Práce na dálku nebo lidově home-office je od 1. října 2023, respektive od 1. listopadu 2023 možné konat pouze na základě písemné dohody se zaměstnancem. Ústní nebo konkludentní souhlas tedy nepostačuje. Vnitřní předpis, který sice jednoznačně a jasně stanoví pravidla pro práci z domova nebo práci z domova povolí zaměstnancům jako benefit např. jedenkrát měsíčně, bohužel také nestačí. Povinnost mít písemnou dohodu ohledem práce na dálku se uplatní na obě formy home-officu, tj. na zaměstnance, který si rozvrhuje pracovní dobu sám (obvykle IT zaměstnanci, zaměstnanci nepracující v teamech apod.) i na zaměstnance, který pracuje na dálku v pracovní době, kterou mu rozvrhuje zaměstnavatel (nutná účast na on-line jednáních, pravidelná komunikace a interakce s nadřízenými nebo spolupracovníky ve standardní pracovní době). Dohoda o práci na dálku může být součástí pracovní smlouvy, vyjádřena formou dodatku k pracovní smlouvě nebo uzavřena jako samostatná dohoda.
Zákoník práce nestanoví žádné další povinné náležitosti písemné dohody týkající se práce na dálku, nicméně je určitě dobré v písemné dohodě nebo ve vnitřním předpise ošetřit alespoň následující oblasti:
- místo výkonu práce na dálku (tj. adresu, ze které bude zaměstnanec práci na dálku konat a např. vyloučit práci ze zahraniční nebo více míst výkonu práce např. domov a chata);
- pravidla pro schvalování práce na dálku (fakt, že bude uzavřena dohoda o práci na dálku nemusí znamenat, že si „home-office dny“ bude volit libovolně zaměstnanec);
- rozvrhování a evidenci pracovní doby (tj. zda si bude zaměstnanec pracovní dobu rozvrhovat sám nebo zda mu ji bude rozvrhovat zaměstnavatel a součinnost zaměstnance při evidenci pracovní doby);
- oblast BOZP (domácí pracoviště, respektive všechny domácí pracoviště, pokud je jich více) musí být v souladu s požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci – možné vyřešit např. fotodokumentací, prohlášením zaměstnance, absolvovaným školením, pravidly pro vyšetřování a hlášení pracovního úrazu);
- náhradu nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku (nově jsou k dispozici následující možnosti: (i) výslovná dohoda, že náhrady nákladů nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší; (ii) dohoda nebo úprava ve vnitřním předpise, že náhrady nákladů se budou hradit paušálem, který stanoví Ministerstvo práce a sociální věcí vyhláškou nebo (iii) náhrada skutečně vynaložených nákladů v případě, že dohoda o práci na dálku v tomto směru bude mlčet);
- vypověditelnost či nevypověditelnost závazku z dohody na práci na dálku (obecně bude platit to, že závazek z dohody na dálku lze písemně vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně (není-li sjednána jiná délka výpovědní doby pro obě strany). Zaměstnavatel i zaměstnanec si však mohou sjednat, že práci na dálku vypovědět nelze.
- povinnost mít stabilní internetové připojení, klidné pracovní místo a stanovit způsob komunikace s nadřízeným a týmem;
- povinnost k ochraně dat zaměstnavatele (nastavení bezpečnostních pravidel, aby data nemohla uniknout či být zpřístupněna třetím osobám).
Připomínáme, že na home-office není nárok. Dohoda o práci na dálku však může být sjednána se všemi zaměstnanci, včetně zaměstnanců na DPP a DPČ. Požádá-li ale o umožnění práce na dálku těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec či zaměstnankyně pečující o dítě mladší než 9 let, nebo osoby závislé na péči má tento zaměstnanec právo na písemné odůvodnění, pokud jejich žádost bude zamítnuta.
Pokud máte jakékoliv dotazy, neváhejte se na nás obrátit. Jsme tu pro Vás.
Autor: Markéta Cibulková, Ph.D.
Přispěvatelé: Janka Brezániová & Pavel Juřička, LL.M.
