This article is also available in Polish.

In this third edition of our weekly series of articles on whistleblowing, our experts provide information on the rights of whistleblowers under the draft legislation and the protection of whistleblowers.

What rights will whistleblowers have?

Under the draft Act, the whistleblower will be entitled to make an internal and external report or even a public disclosure of identified violations of the law in the specified subject area that we have written about here. Once the whistleblower has reported a potential violation of the law in the specified subject area, the whistleblower will be protected from potential retaliation (including attempts or threats of retaliation) being a result of the report. The identity of the whistleblower should be adequately protected, and personal information identifying the whistleblower will not be disclosed to unauthorised persons (unless the whistleblower gives his or her express consent or there are other legal conditions permitting disclosure of the whistleblower's identity). The subject matter of the report should also be strictly protected from unauthorised access by third parties. The whistleblower is entitled to ask for an acknowledgement of receipt of the whistleblowing report within 7 days from date of its submission and to receive feedback within a maximum of 3 months. Once an external report has been made, the whistleblower will be entitled to demand a certificate of whistleblower status (certificate of being subject to statutory protection). In addition, the report, as long as it meets the condition of Article 6 of the draft legislation (in short, the information is true at the time of reporting) will not be a sufficient basis for disciplinary liability, liability for damages, violation of the rights of others or obligations under the law, in particular with regard to defamation, violation of personal rights, copyright, provisions on the protection of personal data or the confidentiality obligation, including trade secrets.

Moreover, if the whistleblower suffers damage as a result of another person knowingly reporting or disclosing untrue information to the public, he or she will be entitled to compensation or damages from another whistleblower who did so.

When can whistleblowers claim statutory protection? 

According to the draft Act, the whistleblower will be protected if a report or public disclosure is made in good faith, i.e. when the whistleblower has reasonable grounds to believe that the information that is the subject of the report or public disclosure relates to the public interest and is true at the time the report or public disclosure is made, and also that such information constitutes information about violation of the law. A whistleblower who anonymously reports a violation of the law, whose identity has been disclosed, and who has suffered retaliation for making the report is also protected. Additionally, the whistleblower’s identity and personal data will be protected under the provisions of the draft Act and the generally applicable regulations (the GDPR).

When can whistleblowers not claim statutory protection?

Under the draft Act, the whistleblower will not be entitled to statutory protection if he or she makes a report that does not fall within the scope of the draft Act (e.g. the subject matter of the report being out of the scope of the draft Act and has the characteristics of a crime that should generally be reported to law enforcement authorities). 
What is more, protection is excluded if the whistleblower acts in bad faith, i.e. the report is false or does not concern the public interest, the report is groundless, unjustified, not supported by objective reasons and made in retaliation or in a private conflict with a person or entity that is the subject of the report. 

Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.

Prawa i ochrona sygnalistów

W trzeciej odsłonie naszej cotygodniowej serii artykułów na temat sygnalizowania nieprawidłowości, nasi eksperci dostarczają informacji na temat praw sygnalistów na podstawie projektu ustawy oraz ochrony sygnalistów.

Jakie prawa będą mieli sygnaliści?

Zgodnie z projektem ustawy, sygnalista będzie uprawniony do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego dotyczącego odnotowanych naruszeń prawa w określonym zakresie przedmiotowym, o którym pisaliśmy tutaj. W momencie dokonania zgłoszenia o potencjalnym naruszeniu prawa we wskazanym obszarze, sygnalista będzie podlegał ochronie przed potencjalnymi działaniami odwetowymi (w tym także przed próbami czy groźbami zastosowania takich działań), będącymi konsekwencją dokonanego zgłoszenia. Tożsamość sygnalisty winna być odpowiednio chroniona, a jego dane osobowe pozwalające na ustalenie tożsamości nie będą podlegały ujawnieniu nieupoważnionym osobom (chyba że sygnalista udzieli wyraźnej zgody lub zachodzą inne ustawowe przesłanki umożlwiające ujawnienie tożsamości sygnalisty). Przedmiot zgłoszenia powinien być także ściśle chroniony przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Sygnalista będzie uprawniony do otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa w terminie 7 dni od dnia jego złożenia oraz do uzyskania informacji zwrotnej w maksymalnym terminie 3 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia. W momencie dokonania zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista będzie uprawniony do otrzymania na jego żądanie zaświadczenia o statusie sygnalisty (tj. zaświadczenia o podleganiu ustawowej ochronie). Co więcej, zgłoszenie, o ile będzie spełniało warunek z art. 6 projektowanej ustawy (informacja będzie prawdziwa w momencie zgłaszania), nie będzie mogło stanowić podstawy odpowiedzialności dyscyplinarnej sygnalisty, odpowiedzialności za szkodę, odpowiedzialności z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych czy obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Ponadto, jeśli sygnalista poniesie szkodę wskutek świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji dokonanego przez inną osobę, będzie miał prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od takiego innego zgłaszającego, który tego dokonał.

Kiedy sygnaliści mogą domagać się ochrony ustawowej?

Na podstawie projektu ustawy, sygnalista będzie podlegał ochronie jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w dobrej wierze, tj. ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczy interesu publicznego i jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochroną będzie objęty także sygnalista anonimowo zgłaszający naruszenie prawa, którego tożsamość została ujawniona oraz doświadczył działań odwetowych w związku z dokonanym zgłoszeniem. 

Ponadto tożsamość i dane osobowe sygnalisty będą chronione na podstawie przepisów projektowanej ustawy oraz przepisów powszechnie obowiązujących (RODO).

Kiedy sygnaliści nie mogą domagać się ochrony ustawowej?

Zgodnie z projektowanymi przepisami, sygnalista co do zasady nie będzie podlegał ustawowej ochronie jeżeli dokonuje zgłoszenia nieobjętego zakresem przedmiotowym projektowanej ustawy (np. przedmiot zgłoszenia nosi znamiona przestępstwa spoza zakresu przedmiotowego ustawy, które powinno być zgłoszone organom ścigania, na zasadach ogólnych). Ponadto wydaje się, że ochrona będzie wyłączona jeśli sygnalista działa w złej wierze, tj. zgłoszenie jest nieprawdziwe, nie dotyczy interesu publicznego, jest bezprzedmiotowe, nieuzasadnione, niepoparte jakimikolwiek obiektywnymi przesłankami, a także zostało dokonane w ramach działań odwetowych czy prywatnego konfliktu z osobą lub podmiotem, którego zgłoszenie dotyczy.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie projektu ustawy o ochronie sygnalistów nasi eksperci służą pomocą.