This article is also available in Polish.

How should the internal whistleblowing procedure be implemented?

The Employer establishes an internal procedure for reporting legal violations after consulting with:

• the trade union organization at the workplace, or multiple such organizations if more than one exists within the company, or
• representatives of individuals working for the company, selected according to the entity's own procedures, if there is no trade union organization active within it. These consultations should last no less than 5 days and no more than 10 days from the day the company presents the draft of the internal reporting procedure. The internal reporting procedure takes effect 7 days after it has been communicated to the workforce in a manner customary within the company. It is worth noting that this representation is broader than just employee representation, as it also includes individuals employed on other bases, such as contractors and those collaborating under B2B agreements.

These consultations last no fewer than 5 days and no longer than 10 days from the day the employer presents the draft of the internal reporting procedure. The internal reporting procedure comes into effect 7 days after it has been made known to the employees in a manner adopted by the employer.

How should internal reports be made?

The methods of submitting reports should at least include the possibility of oral or written reports. Oral reports can be made via telephone or by means of electronic communication, within the meaning of Article 2(5) of the Act of 18 July 2002 on the provision of services by electronic means (Journal of Laws of 2020, item 344). An oral report made in a recorded telephone call or another recorded voice communication system is documented with the whistleblower’s consent, in the form of:

• a recording of the conversation, allowing for retrieval, or
• a complete and accurate transcription of the conversation prepared by the unit, person, entity receiving the report.

Oral reports made in an unrecorded telephone call or another unrecorded voice communication system are documented in the form of a conversation report, recreating the exact course of the conversation, prepared by the unit, person, entity receiving the report.

The whistleblower may check, correct, and approve the transcription of the conversation or the conversation report by signing them. Upon the whistleblower’s request, an oral report can be made during a direct meeting organized within 14 days from the receipt of such a request. In this case, with the whistleblower's consent, the report is documented in the form of:

• a recording of the conversation, allowing for retrieval, or
• a record of the meeting, recreating the exact course of the meeting, prepared by the unit, person, entity receiving the report.

In this instance, the whistleblower may check, correct, and approve the record of the meeting by signing it.

Written reports can be submitted in paper or electronic form. Here, the requirement for written form is understood broadly and also includes notifications in the form of electronic messages.

Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.

Wymogi formalne procedury zgłoszeń wewnętrznych i kanały zgłoszeń

W jaki sposób należy wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Pracodawca ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, po konsultacjach z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Warto mieć na uwadze, jest to reprezentacja szersza niż tylko pracownicza, gdyż obejmuje również osoby zatrudnione na innych podstawach, np. zleceniobiorców i osoby współpracujące w ramach umów B2B.  

Konsultacje te trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty u pracodawcy.

W jaki sposób należy przekazywać zgłoszenia w ramach procedury wewnętrznej?

Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2020, Poz.344). Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane za zgodą sygnalisty, w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub 
• kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę, osobę lub podmiot odbierający zgłoszenie.

Zgłoszenie ustne, dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez jednostkę, osobę lub podmiot odbierający zgłoszenie.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
• protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez jednostkę, osobę lub podmiot odbierający zgłoszenie.

W tym przypadku sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie. 

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisemność jest tu zatem rozumiana szeroko i obejmuje również zgłoszenia w postaci wiadomości elektronicznej. 

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie projektu ustawy o ochronie sygnalistów nasi eksperci służą pomocą.