28. Mai 2021
Die Verwendung einer elektronischen Signatur (E-Signatur) soll Kosten einsparen und die Geschwindigkeit von Prozessen beschleunigen sowie durch ein möglichst papierloses Büro die Nachhaltigkeit fördern. Die Wirksamkeit und Beweiskraft einer E-Signatur ist jedoch von den für das konkrete Rechtsgeschäft geltenden gesetzlichen Formvorschiften und der Art der E-Signatur abhängig.
Es gibt drei Arten von E-Signaturen:
Arbeitsverträge können grundsätzlich formlos – auch mündlich – geschlossen werden. Folglich könnte jede Art der E-Signatur für einen wirksamen Abschluss eines Arbeitsvertrags verwendet werden. Nach dem Nachweisgesetz („NachweisG“) sind gemäß § 2 Abs.1 S.1 gleichwohl spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten. Die elektronische Form ist hierbei ausgeschlossen. Um nicht gegen das NachweisG zu verstoßen, müsste der/die Arbeitgeber*in weiterhin die wesentlichen Vertragsbedingungen mit handschriftlicher Unterzeichnung an den/die Arbeitnehmer*in aushändigen. Das NachweisG enthält keine ausdrücklichen Sanktionen für Verstöße. Zudem bleibt trotz eines Verstoßes der Arbeitsvertrag wirksam. Für den/die Arbeitgeber*in kann ein Verstoß gegen das NachweisG jedoch zu Schadensersatzansprüchen durch den/die Arbeitnehmer*in führen.
Einzelne gesondert abzuschließende Vereinbarungen wie NDAs können hingegen mit der E-Signatur wirksam geschlossen werden, wenn sie nicht unter das NachweisG fallen oder bei einem Schriftformerfordernis die elektronische Form ausgeschlossen wurde. Hierbei ist hinsichtlich des Beweisführungserfordernis in einem späteren Prozess auf die Art der E-Signatur zu achten.
Vorsicht ist geboten bei befristeten Arbeitsverhältnissen. Die Befristung bedarf zur Wirksamkeit der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die Möglichkeit der Verwendung einer E-Signatur ist nicht eindeutig geregelt und es besteht noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Sollte in Zukunft gerichtlich entschieden werden, dass eine Verwendung der E-Signatur für befristete Arbeitsverträge nicht formwirksam erfolgen kann, würde bei Verwendung der „formunwirksamen“ E-Signatur ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit dem/die Arbeitnehmer*in zustande gekommen (vgl. § 16 TzBfG). Daher sollte bis zur Klärung dieser Frage von der herkömmlichen Schriftform Gebrauch gemacht werden.
Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bedarf für ihre Wirksamkeit der Schriftform gem. § 623 BGB. Keine Form der E-Signatur kann hierbei die Schriftform ersetzen; denn die elektronische Form ist gemäß § 623 BGB gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen. Eine Verwendung der E-Signatur würde zu einer Unwirksamkeit und Nichtigkeit der Kündigung oder des Aufhebungsvertrags führen und somit das Arbeitsverhältnis nicht beenden. Zudem ist auch die Erteilung eines Arbeitszeugnisses in elektronischer Form gemäß § 630 S. 3 BGB ausgeschlossen.
Eine Verwendungsmöglichkeit von E-Signaturen liegt vor allem in solchen Bereichen, in denen der/die Arbeitgeber*in lediglich die Umsetzung von Pflichten dokumentieren/nachweisen muss. Denn z.B. für arbeitgeberseitige arbeitsschutzrechtliche Unterweisungen bestehen teilweise keine gesetzlichen Formvorschriften. So können beispielsweise Homeoffice-Gefährdungsbeurteilungen mit einer QES durch den/die Arbeitnehmer*in zur Bestätigung der Kenntnisnahme/Dokumentation beweiserheblich festgehalten werden. Insbesondere derzeit können Arbeitnehmer*innen, die bereits im Homeoffice arbeiten, schnell und unbürokratisch die notwendigen arbeitsschutzrechtlichen Unterweisungen bestätigen.
Die Arbeitswelt wird immer digitalisierter und so sind auch im Arbeitsleben vielfältige Einsatzmöglichkeiten zur Verwendung von E-Signaturen denkbar. Doch in der Praxis ist bei der Verwendung einer E-Signatur Achtsamkeit geboten. Unternehmen müssen genau prüfen, welche Formerfordernisse bei einzelnen Rechtsgeschäfte notwendig sind und, ob die Verwendung der E-Signatur praktikabel und rechtlich zulässig ist. Denn die Nutzung einer im konkreten Fall gesetzlich nicht zulässigen E-Signatur kann im schlimmsten Fall zur Unwirksamkeit der jeweiligen Rechtshandlung führen. Für bestimmte HR-Prozesse führt jedoch eine Verwendung der E-Signatur eindeutig zu einer schnelleren und nachhaltigeren Bearbeitung von Personalunterlagen.