So gelingt die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Zukunftsorientierte und insbesondere global tätige Unternehmen haben längst das Potenzial entdeckt, das in der Digitalisierung ihrer Arbeits- und Wertschöpfungsprozesse liegt. Entsprechend hoch ist auch das Interesse des Personalmanagements an „smarten“ Lösungen, sei es – um nur wenige Beispiele zu nennen – zur gezielten Unterstützung des Bewerbermanagements, der Lohn- und Gehaltsverwaltung, der elektronischen Personalakte oder der Erfassung und Entwicklung der Performance ihrer Mitarbeiter. In Anbetracht der vielfältigen Bedürfnisse des Personalmanagements überrascht es daher kaum, dass immer mehr Software-Entwickler mit spezialisierten und ganzheitlichen Lösungen auf den Markt drängen. Dabei kristallisieren sich insbesondere cloud-basierte Software as a Sevice (SaaS) - Lösungen, bei denen die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und von den Unternehmen als Dienstleistung genutzt werden, als Marktführer heraus.

Ein Beispiel hierfür ist das Software-Produkt „Workday Human Capital Management“, kurz „Workday“, womit sich die Workday Inc. erfolgreich am Markt platziert hat. Mit „Workday“ können HR-Prozesse global standardisiert, vereinfacht und angeglichen werden. So stellt „Workday“, verschiedene Module zur Verfügung, mit denen überwiegend Beschäftigtendaten verarbeitet werden. Das Grundmodul „Core“ dient etwa der Stammdatenverwaltung und ermöglicht eine standortübergreifende Personalanalyse inklusive der Erstellung von Reports. Daneben sind weitere Module zuschaltbar, etwa Module für das Recruiting, das Talent Management oder die Zeiterfassung.

Die nachfolgenden Ausführungen gelten aber nicht nur für „Workday“, sondern genauso für andere SaaS-Lösungen, wie beispielsweise Microsoft Office 365, JD Endwards EnterpriseOne ERP oder Skype for Business.

Die Vorteile der Umstellung auf eine solche SaaS-Lösung liegen auf der Hand. Denn durch die Verlagerung der Datenverarbeitungsvorgänge auf einen externen IT-Dienstleister entfallen zum einen die Kosten für eine lokale Verarbeitung, etwa Kosten für die Wartung der dafür erforderlichen IT-Hardware und den Nachkauf von Lizenzen. Die Kosten richten sich bei SaaS-Lösungen vielmehr allein nach dem Umfang der Nutzung. Zudem gewährleisten SaaS-Lösungen, dass die gebuchten Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind. So führen die Dienstleister regelmäßig und eigenständig Updates durch. Schließlich überzeugen diese Lösungen durch ihre Benutzerfreundlichkeit: Ihr hoher Grad an Standardisierung erlaubt eine einfache Integration in die Unternehmensabläufe und erfordern für ihre Nutzung im Wesentlichen lediglich einen Internetzugriff.

Die Umstellung auf die oben dargestellten SaaS-Lösungen stellt Unternehmen jedoch regelmäßig vor arbeits- und datenschutzrechtliche Herausforderungen. Hierbei stellt sich insbesondere die Frage, wie mit den neuen Lösungen vor betriebsverfassungsrechtlichem Hintergrund umzugehen ist.

Die Umstellung auf eine SaaS-Lösung wie „Workday“ bedeutet die Einführung und Anwendung einer technischen Einrichtung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da eine solche Lösung zumindest dazu geeignet ist, Leistung und Verhalten der Mitarbeiter zu kontrollieren, sofern personenbezogenen Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden. Daher ist der Betriebsrat an der Umstellung zwingend zu beteiligen. Zudem können in Hinblick auf die einzelnen Module weitere Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs. 1 BetrVG und den §§ 92 ff BetrVG ausgelöst werden, etwa mit Blick auf die Lohngestaltung (vgl. § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG), die Lage der Arbeitszeit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) oder auf Beurteilungsgrundsätze (§ 94 Abs. 2 BetrVG).

Der Einigungsprozess ist nicht selten von inhaltlich schwierigen, langwierigen und damit auch kostspieligen Verhandlungen geprägt.

(1) Schnittstelle zum Datenschutzrecht

Ein erster Grund hierfür ist, dass bei den Verhandlungen auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu berücksichtigen sind, sofern durch die SaaS-Lösung Beschäftigtendaten verarbeitet werden. Insofern kommt es zu einer Überlappung betriebsverfassungsrechtlicher Vorgaben mit dem geltenden Datenschutzrecht.

Dies hat zur Konsequenz, dass sich die Regelungsinhalte der Betriebsvereinbarung an datenschutzrechtlichen Vorgaben messen lassen müssen. So sind in einer Betriebsvereinbarung insbesondere der jeweilige Verarbeitungszweck, die Verarbeitungsdauer, Löschungsregelungen, die Zugriffsrechte auf die Beschäftigtendaten und Reportingmöglichkeiten zu regeln.

(2) Bedürfnis nach Rahmen-Betriebsvereinbarungen

Die Einführung einer SaaS-Lösung mag zudem den Anstoß dazu geben, die bereits bestehende Regelungslandschaft zu überdenken. So dürfte oft ein Bedürfnis bestehen, ergänzend und mit Blick auf bereits bestehende Einzel-Betriebsvereinbarungen betreffend einzelne IT-Lösungen eine Rahmen-Betriebsvereinbarung zu verhandeln, ggf. auch auf Gesamtbetriebsrats- oder sogar Konzernbetriebsratsebene. Diese beinhaltet diejenigen Gegenstände, die unabhängig von konkreten Verarbeitungszwecken einzelner IT-Lösungen immer gleich gelten sollen.

(3) Steuerung des Verhandlungsprozesses

Um die im Einzelnen komplexen Verhandlungen zudem erfolgreich führen zu können, ist nach unserer Erfahrung zuvor ein realistischer Zeitplan aufzustellen und ggf. global mit den zuständigen Unternehmensvertretern und Betriebsratsgremien abzustimmen, um zu verhindern, dass neue IT-Systeme, wie zum Beispiel „Workday“, zwar in anderen Ländern eingeführt werden können, nicht aber in Deutschland. Bei bestehendem Zeitdruck, beispielsweise, weil eine Umstellung zu einem Stichtag umgesetzt werden muss, ist immer auch an den Abschluss einer Duldungsvereinbarung zu denken. Zudem kann das Vorhandensein einer entsprechenden Rahmenbetriebsvereinbarung IT-Systeme den Abschluss von Einzelbetriebsvereinbarungen für neu hinzukommende IT-Systeme wie „Workday“ beschleunigen und sollte vorab erwogen werden.

Die oben beschriebene Überlappung des Betriebsverfassungsrechtes mit dem Datenschutzrecht führt zudem nicht selten dazu, dass die Grenzen zwischen zwingender und freiwilliger Mitbestimmung verwischen. Arbeitgeber sind sich daher während der Verhandlungen oft nicht sicher, wie es in Bezug auf einzelne Regelungen um ihre Verhandlungsposition steht – ein Umstand, der einer proaktiven Verhandlungsführung entgegensteht, dem aber mit einer guten Vorarbeit und Planung abgeholfen werden kann.

Bei dieser Vorarbeit, der Planung und Durchführung der Verhandlungen und auch etwaiger Verhandlungen vor der Einigungsstelle, sollte mit dem Betriebsrat keine Übereinstimmung erzielt worden sein, können wir Sie mit unserem Know-How und unserer Erfahrung gewinnbringend unterstützen.