Umstellung auf eForms – was öffentliche Auftraggeber wissen müssen

Ab dem 23. Oktober 2023 stellt die EU endgültig auf eine standardmäßige Verwendung von sogenannten eForms um. Unter eForms versteht man elektronische Standardformulare, mit denen Bekanntmachungen zu EU-weiten Vergabeverfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge veröffentlicht werden können.

Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das eine Abkehr von der bisherigen Praxis der Verwendung der Bekanntmachungsformulare bei „Tenders electronic daily“ (TED) im Supplement zum Amtsblatt der EU. In Zukunft werden eForms für Auftragsbekanntmachungen sowie Mitteilungen über abgeschlossene Beschaffungen verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber können die eForms dann über die TED Plattform nutzen. Bis zur tatsächlichen Verpflichtung im letzten Quartal diesen Jahres können Auftraggeber eForms bereits auf freiwilliger Basis verwenden. Die rechtliche Grundlage für die Nutzung von eForms bildet die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 vom 23. September 2019.

Ziel der Umstellung auf ein einheitliches, elektronisches Verfahren ist die Verbesserung der Datenqualität, sowie die Datenanalyse. Im Umstellungsprozess ist neben der Vereinfachung Ziel, relevante Bekanntmachungen schnell finden zu können und auch die Transparenz gegenüber den Bürgern zu erhöhen. Zudem sollen Verwaltungsaufwände minimiert und die Arbeitsweise der zuständigen Behörden bei datengestützter Entscheidungsfindung über öffentliche Ausgaben optimiert werden.

Aktueller Stand der Umsetzung

Um die Praxistauglichkeit der eForms zu gewährleisten, ist bei der Umsetzung ein Kommunikationsverfahren zwischen Entscheidungsträgern des öffentlichen Beschaffungswesens und Interessenvertretern vorgesehen. Am Ende des Umsetzungsprozesses soll eine Eingliederung der eForms in die mitgliedstaatlichen eProcurement-Systeme stehen. In Deutschland findet diese Abstimmung zwischen Vertretern des Bundes und der Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz und der Freien Hansestadt Bremen statt. Weitere maßgebliche Akteure innerhalb des Umsetzungsprozesses sind die Föderale IT-Kooperation (FITKO) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Aktuell werden im Umsetzungsprozess u.a. folgende Punkte debattiert:

• Sollen eForms auch unterhalb der EU-Schwellenwerte verwendet werden?
• Gibt es Arten von Bekanntmachungen, die überflüssig erscheinen und nicht mehr gebraucht werden?
• Bedürfen bisher optionale Felder einer Umwandlung in eine Obligation und welche können innerhalb der eForms weggelassen werden?

Die Frage, ob TED ausreichend ist oder ob eine zusätzliche nationale Plattform errichten werden soll, ist durch die Einrichtung des Bekanntmachungsservice (BKMS) bereits beantwortet worden. TED bleibt ungeachtet des BKMS weiterhin bestehen, sodass ab dem 24. Oktober 2023 neben den aktuellen Bekanntmachungen auch solche entsprechend der eForms auf TED zu finden sind.

Was ändert sich für öffentliche Auftraggeber/ Bieter?

Für öffentliche Vergabestellen werden nur geringfügige umstellungsbedingte Auswirkungen erwartet. Es ist vorgesehen, dass die bisherigen Vorgabeportale weiterhin nutzbar sind und wie bisher auch die zu erfassenden Daten angegeben werden. Die Übermittlung solcher Daten an das Amt für Veröffentlichung der EU soll ebenfalls bestehen bleiben. Der genaue Umfang der Änderungen kann aufgrund der teilweisen Verpflichtung zur Erhebung bestimmter Daten und der teilweise fakultativen Erhebung zurzeit noch nicht genau bestimmt werden. Die Umstellung der Vergabeportale erfolgt dabei automatisch. Für die Bieterseite von Vergabeverfahren sind aufgrund der Weiterverwendung der bisherigen Vergabeportale wie bspw. TED ebenso keine signifikanten Änderungen zu erwarten. Lediglich sollte darauf geachtet werden, ob einzelne Bekanntmachungsarten nach der Umstellung überhaupt fortbestehen und welche Änderungen evtl. innerhalb der eForms vorgenommen wurden.