Labour Inspection: How to prepare for an inspection

This article is also available in Czech.

Labour Inspection: How to prepare for an inspection

Here we offer a summary of frequent situations, questions and answers you may find useful for when an inspector comes to your workplace to check your compliance with the Labour Code.

1. Is the labour inspector obliged to announce there will be an inspection in advance or can he just drop in without notice?

Two to three days' notice is usually given before a labour inspection, either by data box message or by telephone. However, the inspector may (especially when there are suspicions of illegal work) arrive completely unannounced and surprise you. Inspectors usually come in the morning and the length of their visit depends on the size of the company. In most cases the inspection is carried out in one day. Inspectors are required to show their ID.

2. Can the inspection happen online or is physical presence required?

The inspection can also be carried out remotely, i.e. you may not meet the inspector in person at all, and requested documentation will be sent via data box or through email. In such cases we recommend meeting all deadlines and delivering documents complete and on time.

Did you know the inspector can only carry out a personal inspection in the presence of the managing director, person responsible or an employee? That’s why it is a good idea to determine who in the company is to communicate with the inspector.

3. Who decides where inspectors inspect and where they do not?

The labour inspectorate follows an agenda prepared in advance regarding what is its inspection focus in a given year. This is published on its website. Inspectors usually pick companies where there might be labour regulation breaches and start inspecting there. Inspections are also carried out on the basis of "reporting", or anonymous suggestions from employees or third parties who can alert the labour inspectorate that an employer is not complying with the Labour Code. Inspectors are not allowed to reveal the identity of complainants.

4. What documents will the inspector want to check?

This depends on the nature of the company's activities, but also on the particular focus of the inspection. Usually, the inspectorate checks compliance with OSH (Occupational Safety and Health), employment and labour relations. This means you will most often submit: documentation on OSH training, risk assessment, documents concerning the medical fitness of employees, instructions for operating machines, log books, records of working hours and overtime payments, employment contracts, documents on payment of wages and severance pay, documents on agency employment, documents to determine whether you discriminate against employees, etc.

5. What is the most common outcome of an inspection and is it worth arguing with the inspector?

Briefly put: a report, corrective measures to be taken, and possible fine.

The inspector is obliged to draw up a report on the inspection within 30 days (in particularly complex cases within 60 days) and deliver it to the employer. You then have 15 days from receipt of the report to file objections.

Ideally, the inspector only requests that deficiencies found during the inspection be corrected (these are called corrective measures) and asks for a written report on the measures taken.

However, the inspector may also – based on findings from the inspection - initiate administrative (offence) proceedings and impose a fine for the offence. If you refuse to assist the inspector and provide necessary cooperation, you may be fined up to CZK 500,000.

6. What should I do if I am fined?

Standard procedures can be used in defending yourself against a decision to impose a fine (usually by filing a statement of opposition or an appeal). Before doing so, consider the results of the inspection with a cool head and assess carefully if your defence makes sense and has any chance of success (keeping in mind what the infringement was, and what the fine amount imposed is in relation to future costs, for example).

7. How best to prepare for the inspection?

Ideal practice would be to carry out the occasional audit or review of all of your employment documents and obligations to ensure that you are compliant with current legislation. Preparing your employees for the possibility of an inspection is also an excellent idea, informing them that an inspection may occur and instructing them that inspectors may ask questions without any co-workers or the employer present. If, for example, someone works for an employer as a self-employed person, such a freelancer should clearly understand that he or she is not an employee. In the event of an inspection, we advise having a designated person in the company (unless the managing director or director is present) to work with the inspector.

Inspekce práce: Jak se připravit na kontrolu

Níže jsme pro Vás připravili nejčastější situace, otázky a odpovědi, které se vám můžou hodit, až k vám na pracoviště dorazí inspektor kontrolovat, zda dodržujete pracovněprávní předpisy.

1. Musí se inspektorát práce ohlásit, že přijde na kontrolu nebo může prostě zazvonit u dveří?

Obvykle se dva až tři dny předem inspekce práce ohlásí, a to buď datovou zprávou nebo telefonicky. Nicméně není vyloučeno (zejména v případech kontroly nelegální práce), že inspektor dorazí zcela neohlášen a překvapí Vás. Inspektoři chodí zpravidla ráno a délka jejich návštěvy závisí na velikosti zaměstnavatele. Většinou se ale kontrola stihne během jednoho dne. Inspektor je povinen předložit svůj průkaz inspektora.

2. Lze kontrolu provést i on-line, nebo je nutná fyzická přítomnost?

Kontrola může proběhnout i na dálku, tj. vůbec se s inspektorem nemusíte osobně setkat a vyžádanou dokumentaci posíláte datovou schránkou nebo emailem. Zde doporučujeme dodržet stanovenou lhůtu a kompletní dokumenty dodat včas.

Věděli jste, že inspektor může osobní inspekci provést jen za přítomnosti jednatele, odpovědné osoby nebo zaměstnance? Proto není špatné si ve společnosti určit, kdo bude s inspektorem komunikovat.

3. Kdo rozhoduje, kam inspektoři dorazí a kam ne?

Inspekce práce má předem danou agendu, na co se v daném roce bude soustředit a co vše bude kontrolovat. Tu zveřejňuje na svých stránkách. Inspektoři si většinou vytipují společnosti, kde by mohlo docházet k porušení pracovních předpisů a zde zahajují kontrolu. Dále jsou kontroly realizovány na základě „udání“, tj. podnětů od zaměstnanců nebo třetích osob, kteří mohou anonymně inspekci práce upozornit, že zaměstnavatel nedodržuje zákoník práce. Inspektoři pak nesmějí prozradit totožnost stěžovatele.

4. Jaké dokumenty bude chtít inspektor předložit?

To obvykle záleží na předmětu činnosti společnosti, ale i na tématu kontroly. Obvykle inspekce kontroluje dodržování BOZP, oblast zaměstnanosti a dodržování pracovněprávních vztahů. Tj. nejčastěji budete předkládat dokumentaci o proškolení na BOZP, hodnocení rizik, dokumenty týkající se zdravotní způsobilosti zaměstnanců, návody na obsluhu strojů, knihy jízd, evidenci pracovní doby a proplácení přesčasů, pracovní smlouvy, doklady o vyplacení mezd a odstupného, dokumenty k agenturnímu zaměstnávání, podklady pro zjištění, zda nediskriminujete zaměstnance apod.

5. Co je nejčastějším výsledkem kontroly a má cenu se s inspektorem dohadovat?

Stručně řečeno: protokol, opatření k nápravě, pokuta.

Inspektor je povinen o provedené kontrole do 30 dnů (ve zvláště složitých případech do 60 dnů) vyhotovit protokol a doručit jej zaměstnavateli. Vy pak máte čas 15 dnů od doručení protokolu na podání námitek.

V ideálním případě může inspektor jen žádat odstranění nedostatků zjištěných při kontrole (tzv. uložit opatření k nápravě) a vyžádat si písemnou zprávu o přijatých opatřeních.

Inspektor však také může – v návaznosti na kontrolní zjištění – zahájit správní (přestupkové) řízení a uložit pokutu za přestupek. Pokud odmítnete s inspektorem spolupracovat a neposkytnete potřebnou součinnost, může vám být uložena pokuta až do výše 500.000 Kč.

6. Co dělat, pokud mi je uložena pokuta?

Proti rozhodnutí o pokutě je možné se bránit standardními prostředky (typicky podáním odporu nebo odvoláním). Zde je třeba výsledky kontroly s chladnou hlavou analyzovat a důkladně zvážit, zda má obrana smysl a šanci na úspěch (tj. o jaké porušení se jednalo, výše uložené pokuty ve vztahu k budoucím nákladům apod.).

7. Jak nejlépe se na kontrolu připravit?

Ideální je udělat čas od času audit, resp. prověrku všech pracovněprávních dokumentů a povinností zaměstnavatele, abyste si byli jistí, že jste v souladu s aktuálními právními předpisy. Zaměstnance je vhodné na možnou kontrolu připravit, resp. informovat je, že ke kontrole může dojít a poučit je, že inspektor se jich může ptát na různé otázky i bez přítomnosti spolupracovníků či zaměstnavatele. Pokud např. někdo u zaměstnavatele pracuje jako OSVČ, měl by takový externista jasně vědět, že není zaměstnanec. V případě kontroly je vhodné mít určeno, jaká osoba ve společnosti (pokud např. není přítomen jednatel nebo ředitel) má s inspektorem jednat.