Die neue Form des mobilen Arbeitens: Workation

Besonders in den letzten Jahren hat sich der Arbeitsalltag hinsichtlich der flexiblen Gestaltung von Ort und Zeit stark gewandelt. Das Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers kennt viele Formen und Begriffe: Home-Office, Remote Work, Mobile Work, Hybrid Work.

Eine noch recht neue Erscheinungsform des mobilen Arbeitens betrifft nicht nur das Inland, sondern auch das Ausland. Hierbei wird die Arbeitsleistung („Work“) meist mit einem vorgeschalteten Urlaub („Vacation“) verknüpft, kurz: „Workation“. Auch die Verknüpfung von Arbeitsleistung mit einem anderweitigen privat motivierten Aufenthalt im Ausland, beispielsweise im eigenen Ferienhaus oder bei Freunden, fällt unter den Begriff der Workation. Die Arbeitsleistung im Ausland birgt allerdings einige Risiken, derer sich Arbeitgeber bewusst sein sollten.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Abhängig von der Dauer einer Workation beeinflusst die Tätigkeit im Ausland das anwendbare Recht hinsichtlich der arbeitsvertraglichen Regelungen, da sich – mangels Rechtswahl – das anwendbare Recht gemäß Art. 8 II ROM-I-VO nach dem gewöhnlichen Beschäftigungsort richtet. Unbedingt zu empfehlen ist daher eine arbeitsvertragliche (Zusatz-)Vereinbarung, welche ausdrücklich deutschem Recht unterliegt.

Nach § 2 II NachwG sind bei einer Tätigkeit außerhalb Deutschlands für mehr als einen Monat arbeitsvertraglich die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit, die Gehaltsabrechnung und Vergütung sowie die Bedingungen einer Rückkehr zu regeln.

Zu regeln sind außerdem die üblichen Themen des inländischen Home-Office wie Arbeitsschutz, Datenschutz, Erreichbarkeit, Voraussetzungen und einseitige Beendigung der Workation durch den Arbeitgeber. Zudem ist zu beachten, dass die Einordnung eines Unfalls während der Tätigkeit im Ausland als Arbeitsunfall denselben Regeln folgt wie bei einer Tätigkeit im Inland. Hier können daher für den Arbeitgeber unvorhersehbare Risiken entstehen.

Aufenthaltsrechtliche Aspekte

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, zu überprüfen, ob der jeweilige Arbeitnehmer über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügt. Was bei einem Arbeitnehmer mit deutscher Staatsangehörigkeit im Inland keine Relevanz haben wird, kann allerdings bei einer Tätigkeit im Ausland durchaus relevant werden. Abhängig davon, in welchem Staat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen möchte, kann die vorherige Beantragung einer Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Auch wenn es grundsätzlich dem Arbeitnehmer obliegt, die entsprechende Arbeitserlaubnis zu beantragen, ist der Arbeitgeber dennoch dazu verpflichtet, das Vorliegen der entsprechenden Arbeitserlaubnis zu überprüfen. Eine entsprechende Vorlagepflicht des Arbeitnehmers sollte daher arbeitsvertraglich geregelt werden.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Das anwendbare Sozialversicherungsrecht richtet sich überwiegend nach dem Tätigkeitsort im Ausland und der jeweiligen Dauer. Innerhalb der EU ist das anwendbare Sozialversicherungsrecht einheitlich geregelt. Außerhalb der EU hängt dies davon ab, ob ein Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsstaat existiert. Häufig betreffen Sozialversicherungsabkommen auch nicht das gesamte Sozialversicherungsrecht, sondern nur einzelne Teile. In jedem Falle ist gemäß einer Stellungnahme des GKV-Spitzenverbands / DVKA vom Juli 2021 bei einer Tätigkeit innerhalb der EU auch dann eine A1-Bescheinigung zu beantragen, wenn die Auslandstätigkeit auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt. Sinnvoll ist vor diesem Hintergrund die zeitliche und örtliche (arbeitsvertragliche) Beschränkung einer Workation auf bestimmte Länder, sowie die Vorlage einer Auslandsreisekrankenversicherung des Arbeitnehmers, um Haftungsrisiken des Arbeitgebers zu minimieren.

Steuerrechtliche Aspekte

Steuerrechtlich ist vor allem die Lohnsteuerabzugspflicht zu berücksichtigen. Grundsätzlich bleibt es bei einer Lohnsteuerabzugspflicht in Deutschland, solange der in Deutschland ansässige Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage im Ausland für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber tätig wird. Jedoch ist stets zu berücksichtigen, dass der inländische Arbeitgeber ungewollt eine ausländische Betriebsstätte gründen kann, was die Lohnsteuerabzugspflicht ins Ausland verlagern würde. Die Gründung einer Betriebsstätte unterliegt allerdings dem jeweiligen nationalen Recht und ist daher im Einzelfall zu prüfen.

Fazit

Durch eine gut durchdachte und kleinschrittige Vertragsgestaltung lassen sich die oben genannten Risiken und Problempunkte einer Workation auf ein für den Arbeitgeber akzeptables Maß reduzieren. Oft fehlt dem Arbeitgeber jedoch in weiten Teilen das Bewusstsein für derartige Problempunkte. Aufgrund zahlreicher Variablen in der rechtlichen Beurteilung ist daher ist stets in jedem Einzelfall zu prüfen, wie die jeweiligen Risiken einer Workation rechtlich eingeordnet und minimiert werden können.