Auskunftsanspruch zu internen Dokumenten: Auf die Einwände kommt es an!

Das Auskunftsrecht nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird insbesondere in arbeitsrechtlichen Kündigungsschutzprozessen häufig geltend gemacht. Ob solchen Auskunftsbegehren immer ein echtes Interesse des Beschäftigten an seinen personenbezogenen Daten zu Grunde liegt, oder hier nicht eher prozesstaktische Erwägungen eine größere Rolle spielen, sei an dieser Stelle dahingestellt. Fakt ist: Verlangt ein Betroffener (z.B. Arbeitnehmer oder Versicherungsnehmer) Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, ist dieser Anspruch gemäß Art. 15 Abs. 1, Abs. 3 DSGVO vom Verantwortlichen (z.B. Arbeitgeber oder Versicherer) fristgerecht zu erfüllen.

Dies wirft für den Verantwortlichen die Frage auf, in welchem Umfang zu beauskunften ist. Hierzu hat sich der BGH mit Urteil vom 13. Juni 2021 nun positioniert: Demnach seien grundsätzlich auch interne Vermerke oder Kommunikation vom Auskunftsanspruch umfasst (BGH, Urt. v. 15.06.2021, VI ZR 576/19, Rn. 27).

Dem Urteil liegt eine Rechtsstreitigkeit aus einem Versicherungsvertrag zu Grunde. Der Kläger als Versicherungsnehmer klagte gegen die Versicherung auf Auskunftserteilung, da er die bereits erteilten Informationen als unvollständig bewertete. Das Landgericht wies die Klage ab, ließ allerdings die Revision in Bezug auf den Umfang der Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO zu. Der BGH führte aus, dass der Auskunftsanspruch keine externe Zugänglichkeit der Daten voraussetze. Damit kämen interne Vermerke und interne Kommunikation „grundsätzlich“ als Gegenstand des Auskunftsanspruchs nach Art. 15 DSGVO in Betracht. Dies sei beispielsweise bei internen Vermerken der Beklagten über telefonische oder persönliche Gespräche mit dem Kläger der Fall. Ob dieser Auskunftsanspruch durch Einwände beschränkt sei oder gar entfalle, konnte der BGH mangels tatsächlicher Feststellungen nicht beurteilen. Aus diesem Grund hob der BGH das Berufungsurteil auf und verwies die Sache zur neuen Verhandlung und Entscheidung an das Berufungsgericht.

Vor diesem Hintergrund wendet der BGH die Vorgaben der DSGVO konsequent an, stellt den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO aber nicht auf neue Beine. Für den Verantwortlichen bleibt es insoweit bei einer zweiteiligen inhaltlichen Prüfung:

Als erstes ist festzustellen, ob das geltend gemachte Auskunftsersuchen unter Art. 15 DSGVO fällt. Dies dürfte stets der Fall sein, wenn die begehrten (internen) Dokumente personenbezogene Daten des Betroffenen enthalten. Dem schließt sich als zweiter Schritt die Prüfung etwaiger Einwände an.

• Unmöglichkeit der Identifikation: Ein Einwand besteht darin, dass der Verantwortliche nicht in der Lage ist, die auskunftsersuchende Person zu identifizieren (vgl. Art. 12 Abs. 2 S. 2 DSGVO). Zur Identifikation des Betroffenen hat der Verantwortliche indes zunächst – unter Beachtung des Gebots der Datensparsamkeit – alle möglichen Maßnahmen zu versuchen. Die Darlegungslast obliegt hierbei dem Verantwortlichen.
• Missbräuchliche Auskunftsbegehren: Des Weiteren kann der Verantwortliche die Auskunft bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen verweigern (vgl. Art. 12 Abs. 5 DSGVO). Bei der missbräuchlichen Geltendmachung steht dem Auskunftsanspruch nach aktueller Rechtsprechung auch der Einwand des Rechtmissbrauchs – gemäß § 242 BGB (wohl analog) – entgegen. So hat das LG Wuppertal ein Auskunftsbegehren als rechtsmissbräuchlich eingestuft, wenn der Betroffene die Auskunft in einem Rechtsstreit allein zur Prüfung etwaiger geldwerter Ansprüche begehrt. In diesem Fall werde eine formale Rechtsstellung ausgenutzt, ein schützenswertes Eigeninteresse bestehe nicht. Bei der Verfolgung von Leistungsansprüchen mittels eines Auskunftsanspruchs handle es sich nämlich um einen vollkommen datenschutzfremden Zweck (vgl. LG Wuppertal, Urt. v. 29.07.2021, 4 O 409/20, Rn. 66 ff.).
• Beeinträchtigung Rechte Dritter: Auch hat die Auskunft nur beschränkt bzw. gar nicht zu erfolgen, wenn durch die Auskunftserteilung Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (vgl. Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Gerade dieser Einwand hat Relevanz, wenn der Betroffene beispielsweise interne Vermerke zu Dritten begehrt (z.B. interne arbeitsrechtliche Ermittlungen gegen anderen Arbeitnehmer).
• Einwände nach BDSG: Weitere Einwände finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), etwa bei einer ernsthaften Beeinträchtigung der Verwirklichung von Forschungs- oder Statistikzwecken, wenn die Datenspeicherung allein aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften erfolgt oder diese ausschließlich der Datensicherung dient (vgl. Art. 23 Abs. 1 DSGVO i.V.m. §§ 27 Abs. 2, 28 Abs. 2, 29 Abs. 1 S. 2, 34 Abs. 1 BDSG).
  
  

Bei einer Verweigerung der Auskunft aufgrund der obigen Einwände ist es immens wichtig, diese Entscheidung zu dokumentieren und die Nichterteilung dem Betroffenen gegenüber einzelfallbezogen zu begründen. Andernfalls drohen empfindliche Bußgelder oder Schadensersatzforderungen des Betroffenen (siehe weiterführend zum Schadensersatz bei unvollständiger Auskunft des Arbeitgebers).

Für den Verantwortlichen ist damit weniger der Umfang des Auskunftsanspruchs von Relevanz, sondern vielmehr die dokumentierte Feststellung etwaiger Einwände, aufgrund derer die Auskunft nur beschränkt oder sogar vollständig verweigert werden kann.