The Works Council Act during the coronavirus crisis – with time, a solution will be found!

Your director is not only legally obligated to ask your Works Council for advice or consent on certain matters, but they must also do so in time. Within a reasonable period of time, you must then respond. The Wet op de ondernemingsraden (Works Council Act) does not specify what a reasonable period of time is. In our experience, a period between four and six weeks is customary. However, the coronavirus crisis may be a reason for an exception to this customary term. 

The reasonable period for your Works Council to respond to your director’s request depends on various factors. In principle, the arrangements made with your director during the consultation meeting (Article 24 of the Works Council Act) will be leading. The complexity of the subject and whether or not you consult an expert also play a role. Other factors should also be considered – for example, when your director asks the Works Council for advice at a late stage, or in the event of personal circumstances (such as illness-related absenteeism due to coronavirus).

Speed

During the coronavirus crisis, the definition of term “reasonable period of time” may therefore have changed from what it was before. For instance, the decision-making process may have to be expedited in the event of a restructuring operation necessary to secure the future of the enterprise, or the need to quickly implement cost-reduction changes in employment terms. 

In scenarios like these, your Works Council must be flexible and reach a decision quickly. Your director may also expect and demand this from your Works Council, provided that they are able to substantiate the need for rapid decision-making.

But what if your works council fails to reach a decision within the set period?

Notification

If the deadlines cannot be met, it is important that your Works Council informs your director in time, within the set period. If you provide well-founded reasons, you may be able to convince your director of the need to extend the term for giving advice or consent. 

Even if your director does not grant an extension, you must provide a reasonable explanation for your failure to meet the deadline set for giving advice or consent, as your director can request the sub-district court to consent in your stead, should your consent not be obtained within the set period. In very urgent cases, the director may request a preliminary injunction.

Nullity

A decision subject to approval that is made without your consent or substitute consent of the sub-district court is void. Your Works Council should invoke nullity no later than one month after the decision was made and the effective date communicated to your Works Council in writing.

If your Works Council was not notified, the date your Works Council established implementation of the decision will apply. If you invoke nullity in time, you can petition the sub-district court to prohibit your director from implementing the decision. Your director can request the sub-district court to rule that nullity was wrongfully invoked.

Advice

Decisions on which advice must be sought are subject to a different procedure. Once your Works Council has been notified of such a decision, you will have one month to lodge an appeal with the Ondernemingskamer (Enterprise Chamber).

Your Works Council has to substantiate that your director could not have reasonably reached their decision without obtaining your advice. In general, you can only raise objections if you have also notified your director. You should therefore always share your objections with your director in time.

Consent during coronavirus crisis

The sub-district court will grant substitute consent if the opinion of your Works Council is unreasonable, or in the event that serious economic, organisational or social circumstances make the decision necessary. The well-founded interest of the Works Council will often outweigh the director’s interest to be able to implement the decision quickly. However, during the current coronavirus crisis, rapid action is often required, and the outcome may therefore be different.

Article published in OR Rendement /Netherlands, June 2020.

Komt tijd, komt uw raad!

Uw bestuurder is niet alleen wettelijk verplicht om uw OR over bepaalde onderwerpen om advies of instemming te vragen, hij moet dat ook op tijd doen. Vervolgens moet u binnen een redelijke termijn reageren. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) specificeert niet wat een redelijke termijn is. Uit de praktijk en rechtspraak blijkt een periode tussen de vier en zes weken gebruikelijk te zijn. De coronacrisis kan vragen om een uitzondering daarop.

Wat een redelijke reactietermijn is voor uw OR op een verzoek van uw bestuurder, is afhankelijk van diverse factoren. De afspraken zoals u die gemaakt heeft met uw bestuurder tijdens de overlegvergadering (artikel 24 WOR), zijn in principe leidend. Ook speelt mee hoe complex het onderwerp is, of u een deskundige inschakelt (artikel 16 WOR) en of u uw achterban raadpleegt. Daarnaast zijn er nog tal van andere factoren te bedenken, zoals de situatie waarin uw bestuurder uw OR pas laat om advies of instemming vraagt of persoonlijke omstandigheden, zoals uitval wegens ziekte, bijvoorbeeld vanwege coronavirus.

Snel

Een redelijke termijn ten tijde van de coronacrisis kan dus een andere definitie hebben dan voorheen. Zo kan er een noodzaak zijn tot snelle besluitvorming. Denk aan een reorganisatie die noodzakelijk is om de toekomst van uw organisatie veilig te stellen of het snel kunnen doorvoeren van een wijziging in arbeidsvoorwaarden om kosten te beperken. Uw OR moet zich dan flexibel opstellen en snel tot een besluit komen. Uw bestuurder mag dat in zulke gevallen ook van uw OR verwachten en vragen, op voorwaarde dat hij de noodzaak tot een snelle besluitvorming goed kan onderbouwen. Maar wat nu als het uw OR niet lukt binnen de gestelde termijn tot een oordeel te komen?

Kenbaar

Het is van belang dat uw OR uw bestuurder tijdig – dat wil zeggen binnen de gestelde termijn – op de hoogte brengt van de redenen voor het niet halen van de termijn. Voert u gegronde redenen aan, dan kunt u uw bestuurder mogelijk overtuigen van de noodzaak om een aanvullende termijn te verlenen voor het geven van advies of instemming. Ook als uw bestuurder niet overgaat tot een aanvullende termijn, moet u met redelijke argumentatie kenbaar maken waarom het niet lukt om binnen de gestelde termijn te adviseren of in te stemmen. Uw bestuurder kan de kantonrechter namelijk om vervangende toestemming vragen als instemming binnen de gestelde termijn achterwege blijft (zie ook kader). Bij zeer spoedeisende gevallen kan de bestuurder om een voorlopige voorziening verzoeken.

Nietig

Een instemmingsplichtig besluit dat zonder uw instemming of vervangende toestemming van de kantonrechter is genomen, is nietig. Uw OR moet op die nietigheid een beroep te doen binnen één maand nadat het besluit en de ingangsdatum schriftelijk aan uw OR zijn medegedeeld. Is uw OR niets medegedeeld, dan geldt het moment dat uw OR is gebleken dat uw bestuurder uitvoering geeft aan het besluit. Roept u de nietigheid tijdig in, dan kunt u de kantonrechter vragen om uw bestuurder te bevelen zich te onthouden van de uitvoering van het besluit. Uw bestuurder kan de kantonrechter vragen uit te spreken dat het beroep op de nietigheid ten onrechte is gedaan.

Advies

Voor adviesplichtige besluiten geldt een ander stramien. Nadat uw OR in kennis is gesteld van een adviesplichtig besluit, heeft u één maand om bij de Ondernemingskamer (OK) beroep in te stellen. Uw OR moet onderbouwen dat uw bestuurder niet in redelijkheid tot zijn besluit had kunnen komen zonder uw advies. In het algemeen kunt u in deze procedure alleen bezwaren aanvoeren die u ook aan uw bestuurder kenbaar heeft gemaakt. Ook daarom moet u uw bezwaren dus tijdig met uw bestuurder delen.

Toestemming tijdens coronacrisis

De kantonrechter zal vervangende toestemming verlenen als het standpunt van uw OR onredelijk is of als zwaarwegende bedrijfseconomische, organisatorische of sociale omstandigheden het besluit noodzakelijk maken. Vaak zal een goed onderbouwd belang van de OR zwaarder wegen dan dat van de bestuurder om het besluit snel door te kunnen voeren. Tijdens deze coronacrisis is snel handelen echter vaak vereist en kan dat dus anders uitpakken.

Artikel gepubliceerd in OR Rendement /Nederland, juni 2020.