COVID-19 und Gesellschaftsrecht: Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer

Zusätzlich zu den bereits beschlossenen Gesetzesänderungen im Gesellschaftsrecht (siehe dazu unseren Newsletter vom 27.03.2020) hat die Bundesministerin für Justiz eine Verordnung (VO) insbesondere zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer erlassen. Der Inhalt dieser Verordnung bringt Klarstellungen und sollte Entscheidungsträgern bei Unternehmen jedenfalls bekannt sein, auch wenn in der praktischen Umsetzung sicher noch Detailfragen aufkommen werden.

Einen Überblick über die wesentlichen Bestimmungen dieser Verordnung haben wir in einem Newsletter kompakt zusammengestellt.

Virtuelle Versammlungen

Die VO normiert zunächst, dass eine Versammlung, bei der alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind, als sog. „virtuelle Versammlung“ bezeichnet wird. Der Begriff umfasst ausdrücklich auch jene Fälle, in denen einige der Personen physisch zusammenkommen und allenfalls weitere Personen nicht physisch anwesend sind. „Versammlung“ umfasst jedenfalls auch Sitzungen von Organen (z.B. des Aufsichtsrats).

Zu beachten ist, dass für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung dieselben gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen einzuhalten sind, wie für eine sonstige Versammlung dieser Art. Unverändert bleiben zudem die gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Bestimmungen, nach denen die Durchführung einer Versammlung ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer oder eine sonstige Art der Beschlussfassung (insb. Umlaufbeschlüsse) bereits vor dem Erlassen der VO zulässig war.

a) Zulässigkeit von virtuellen Versammlungen

Die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.

b) Beschlussfähigkeit

Falls einzelne, höchstens jedoch die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung zur virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Auch nur akustisch Zugeschaltete gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung des Präsenzquorums mitzuzählen sind.

c) Entscheidung über Form der Versammlung

Die Entscheidung, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattfinden soll, obliegt jenem Organ, das die betreffende Versammlung einberuft. Dabei sind neben den Interessen der Gesellschaft (z.B. an einem geregelten Ablauf der Versammlung) auch die – bekannten oder mutmaßlichen – Interessen der Teilnehmer (z.B. deren technische Ausstattung) zu berücksichtigen.

d) Teilnahmevoraussetzungen

In der Einladung zu einer virtuellen Versammlung ist auch detailliert anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen (z.B. notwendige technische Ausstattung, vorherige Anmeldung) für die Teilnahme bestehen. Auch die Identitätsfeststellung der Teilnehmer einer virtuellen Versammlung, insbesondere wenn zahlreiche Personen teilnehmen, muss auf geeignete Weise berücksichtigt werden. Besteht Anlass zum Zweifel, sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (z.B. durch die Aufforderung, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten).

e) Technische Störungen

Bei technischen Störungen von virtuellen Versammlungen gilt, dass die Gesellschaft grundsätzlich nur für ihre eigene „technische Sphäre“ verantwortlich ist; das betrifft nicht nur mögliche Schadenersatzansprüche einzelner Mitglieder gegen die Gesellschaft, sondern auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. Im Anlassfall kann die Unterbrechung der Versammlung geboten sein, insbesondere wenn nur wenige Personen daran teilnehmen, um von technischen Störungen betroffenen Teilnehmern einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.

Sonderbestimmung für die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft

Bei der Hauptversammlung (HV) einer Aktiengesellschaft (AG) ist es gemäß der VO ferner ausreichend, wenn die Aktionäre die virtuelle HV nur optisch und akustisch mitverfolgen, sich aber nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können. Diese Teilnahmemöglichkeiten müssen ihnen aber während der Versammlung „auf andere Weise“ eingeräumt werden: So könnten etwa das Auskunfts- und das Antragsrecht bei der AG in der Form ausübbar sein, dass die Aktionäre ihre schriftlichen Fragen bzw. Anträge in einem bestimmten Zeitfenster während der Versammlung elektronisch an die Gesellschaft übermitteln (z.B. per E-Mail), die sodann durch den Vorsitzenden verlesen werden. Auch die Stimmabgabe muss auf geeignete Weise (z.B. unter Verwendung von Abstimmungssoftware) sichergestellt werden.

Aktionäre, die ihre Rechte auf diese Weise ausüben können, sind jedenfalls Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen.

Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können wie auch bei herkömmlichen HVs während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.

Ergänzend sind die aktienrechtlichen Regelungen über die Fernteilnahme und die Fernabstimmung sinngemäß anwendbar, sodass Kommunikationsstörungen während einer virtuellen Versammlung nur dann zu einer Beschlussanfechtung führen können, wenn die Gesellschaft diesbezüglich ein Verschulden trifft.

Zusätzlich normiert die VO, dass auch eine Übertragung der HV und/oder eine Abstimmung per Brief erfolgen kann, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

Ferner enthält die VO Sonderbestimmungen für die HV von börsenotierten AGs sowie für Generalversammlungen von Genossenschaften und Vereinen.