COVID-19 und Gesellschaftsrecht – Key Facts für Entscheidungsträger

Weltweit geraten Unternehmen durch die Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 zunehmend unter Druck. Die von der Regierung beschlossenen Maßnahmen zum Schutz der heimischen Wirtschaft sind insbesondere für Entscheidungsträger in Unternehmen relevant, bewirken sie doch umfassende und zum Teil uneinheitliche Änderungen im Gesellschaftsrecht.

Einen Überblick über die wesentlichen gesellschaftsrechtlichen Änderungen haben wir in diesem Newsletter kompakt für Sie zusammengestellt.

Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG)

Die durchzuführenden Gesellschafterversammlungen sowie die vierteljährlich abzuhaltenden Sitzungen des Aufsichtsrats (AR) könnten gegen das geltende Veranstaltungs- (mehr als 500 Personen außerhalb geschlossener Räume oder im Freien oder mehr als 100 Personen in einem geschlossenen Raum) und Betretungsverbot verstoßen. Das COVID-19-GesG normiert daher unter anderem, dass Versammlungen von Gesellschaftern oder von Organmitgliedern etwa von Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Genossenschaften oder Privatstiftungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können.

Alternativ zu physischen Versammlungen könnten sog. qualifizierte Videokonferenzen abgehalten werden. Bei qualifizierten Videokonferenzen muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor einem Zugriff Unbefugter geschützt sein. Mit einer noch zu erlassenden Verordnung sollen nähere Regelungen dazu bestimmt werden.

Auswirkungen für Aktiengesellschaften (AG)

Zeitpunkt der HV

Grundsätzlich hat die ordentliche Hauptversammlung (HV) in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV somit bis Ende August abzuhalten.

NEU: Abweichend davon muss im Jahr 2020 die ordentliche HV innerhalb der ersten zwölf (statt acht) Monate des Geschäftsjahres der betreffenden AG stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV somit bis Ende Dezember (anstatt August) 2020 abzuhalten.

Abhaltung einer physischen HV

Auf die Abhaltung einer physischen HV kann nicht verzichtet werden. Jeder Aktionär hat das unentziehbare Recht, seine Rechte persönlich in der HV auszuüben. Die Satzung kann jedoch vorsehen, dass die Aktionäre an der HV im Weg elektronischer Kommunikation teilnehmen und auf diese Weise einzelne oder alle Rechte ausüben können (Satellitenversammlung, Fernteilnahme und Fernabstimmung). Ferner kann die Satzung vorsehen, dass die Aktionäre durch die Abstimmung per Brief an der HV teilnehmen.

Schöpfen AGs diese Möglichkeiten umfassend aus, wäre es bereits nach bisheriger Rechtslage vorstellbar, dass am Versammlungsort der HV ausschließlich der Versammlungsleiter und der protokollierende Notar anwesend sind.

NEU: Für die Dauer der seitens der Bundesregierung gesetzten Corona Maßnahmenkönnen HVs nach Maßgabe einer noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden.

Für bereits einberufene HVs gilt Folgendes: Bereits nach bisheriger Rechtslage war eine Verschiebung von HVs zulässig. Allerdings darf die Verschiebung nicht willkürlich erfolgen, sondern nur wegen eines triftigen Grundes. Im Falle einer willkürlichen Verschiebung würde das die HV verschiebende Organ (in der Regel der Vorstand) gegen Sorgfaltspflichten verstoßen. Eine Verschiebung der HV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 (z.B. Verhinderung der Ansteckung der Aktionäre) stellt wohl einen solchen triftigen Grund dar.

Auswirkungen auf den AR

Der AR muss mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten, die vierteljährlich stattzufinden haben. Ein Verstoß gegen diesen Sitzungsturnus hat keine unmittelbaren Konsequenzen. Das Aktiengesetz sieht hierfür keine Zwangsstrafen vor. Allerdings ist eine Schadenersatzpflicht der AR-Mitglieder denkbar, stellt doch ein Verstoß gegen die Mindestanzahl von AR-Sitzungen eine Sorgfaltswidrigkeit der AR-Mitglieder dar. Eine Verschiebung oder Absage einer AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 (z.B. Verhinderung der Ansteckung der AR-Mitglieder), wird wohl keine Sorgfaltswidrigkeit darstellen. Die AR-Mitglieder sollten jedoch zumindest versuchen, eine Sitzung in Form einer Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten. Im Idealfall findet die AR-Sitzung in Form einer qualifizierten Videokonferenz statt.

Das Aktiengesetz enthält keine Bestimmungen zu AR-Sitzungen in nicht physischer Form. Die Abhaltung von AR-Sitzungen in Form von qualifizierten Videokonferenzen sind einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten. Allerdings ist der AR nur dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei AR-Mitglieder teilnehmen (sofern die Satzung keine höhere Zahl vorsieht). Somit müssen (mindestens) drei AR-Mitglieder physisch anwesend sein und weitere AR-Mitglieder können via Videokonferenz zugeschaltet werden. Die Stimmabgabe von elektronisch zugeschalteten AR-Mitgliedern ist zulässig.

NEU: Für die Dauer der Regierungsmaßnahmen, rund um COVID-19, können AR-Sitzungen nach Maßgabe einer noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden.

Auswirkungen für GmbHs

Zeitpunkt der Generalversammlung (GV)

Grundsätzlich hat die ordentliche GV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche GV bis Ende August abzuhalten.

Achtung: Die Fristverlängerung nach dem COVID-19-GesG gilt nicht für GmbH, sondern ausschließlich für AGs.

Abhaltung einer physischen GV

In GmbHs können Beschlüsse auch schriftlich gefasst werden, sofern sämtliche Gesellschafter der Beschlussfassung im schriftlichen Weg (Umlaufbeschluss) zustimmen. Allerdings können auf diesem Weg nicht alle denkbaren Beschlüsse einer GmbH gefasst werden. Erfordert die Beschlussfassung die Beiziehung eines Notars (z.B. bei Änderungen des Gesellschaftsvertrags), scheidet die Beschlussfassung mittels Umlaufbeschlusses aus.

Auch für die Abhaltung von GVs gilt das derzeit geltende Veranstaltungs- und Betretungsverbot. Somit ist es denkbar, dass physische GVs derzeit nicht stattfinden können.

NEU: Für die Dauer der COVID-19 Maßnahmen können GVs nach Maßgabe einer noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden.

Für bereits einberufene GVs gilt Folgendes: GVs von GmbHs können verschoben werden. Für die Verschiebung ist ein triftiger Grund erforderlich. Eine Verschiebung der GV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 (z.B. Verhinderung der Ansteckung der Gesellschafter) stellt wohl einen solchen triftigen Grund dar.

Für die bloße Absage einer GV gelten keine besonderen Formvorschriften. Zu beachten ist allerdings, dass bei der Verschiebung von GVs die Einberufungsmodalitäten einzuhalten sind.

Auswirkungen auf den AR

Die Ausführungen zum AR von AGs gelten sinngemäß auch für AR von GmbHs.

Bundesgesetz betreffend Begleitmaßnahmen zu COVID-19 in der Justiz

Neben dem COVID-19-GesG hat auch das Bundesgesetz betreffend Begleitmaßnahmen zu COVID-19 in der Justiz große Auswirkungen auf Unternehmen. So wird unter anderem eine Fristenhemmung für Erklärungen, die bei einem Gericht abgegeben werden müssen, eingeführt. Unter diese Fristenhemmung fallen sowohl die neunmonatige Offenlegungsfrist für Unterlagen der Rechnungslegung (Jahresabschlüsse) als auch die zweimonatige Frist für die Verhängung wiederholter Zwangsstrafen.

Auswirkungen für die Einreichung von Jahresabschlüssen

Für alle Jahresabschlüsse, die nach dem 21. März 2020 beim Firmenbuchgericht einlangen müssen, verlängert sich die Frist um 40 Tage. Dazu zwei Beispiele:

Beispiel 1: Ist der Abschlussstichtag der 30.6., so muss der Jahresabschluss nach bisheriger Rechtslage bis spätestens 9 Monate danach, also bis zum 31.3.2020 beim Firmenbuchgericht eingereicht werden. Diese Frist verlängert sich nun um 40 Tage, endet also am 10.5.2020.

Beispiel 2: Ist der Abschlussstichtag der 31.12., so muss der Jahresabschluss nach bisheriger Rechtslage bis zum 30.9.2020 beim Firmenbuchgericht eingereicht werden. Diese Frist verlängert sich nun um 40 Tage, endet also am 9.11.2020.

Auswirkungen bei der Verhängung von Zwangsstrafen

War das Unternehmen mit der Vorlage eines Jahresabschlusses schon am 22. März 2020 säumig, und wurde bereits eine Zwangsstrafe verhängt, so kann eine neue Zwangsstrafe erst zwei Monate nach dem letzten Tag der Offenlegungsfrist verhängt werden; auch diese Frist wird, wenn sie nicht schon vor dem 22. März 2020 abgelaufen ist, nunmehr verlängert.

Wurde noch keine Zwangsstrafe verhängt, kann von der Verhängung einer Zwangsstrafverfügung abgesehen werden, wenn das säumige Organ offenkundig durch ein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis an der fristgerechten Offenlegung gehindert war. Die dramatischen Auswirkungen der COVID-19-Krise stellen wohl ein solches Ereignis dar.

Wir stehen Ihnen selbstverständlich jederzeit für Ihre Fragen und eine individuelle Beratung zur Verfügung. Ihre Experten zum Thema Gesellschaftsrecht in der COVID-19-Krise.