Generalversammlungen von Kapitalgesellschaften in Zeiten des Coronavirus

Auch in dieser schwierigen Zeit müssen die gesetzlichen Pflichten bezüglich Generalversammlungen von Kapitalgesellschaften eingehalten werden. Unser Newsletter geht ein auf häufig an uns herangetragene Fragen betreffend (i) Einberufung von Generalversammlungen; (ii) Art und Weise, in der Aktionäre/Gesellschafter auf solchen Generalversammlungen teilnehmen können, wie z.B. sog. Beschlussfassung im Umlaufweg (per rollam) oder Teilnahme unter Verwendung technischer Mittel wie Videokonferenzen oder Online-Teilnahme; und (iii) Gesetzesentwurf über bestimmte Maßnahmen zu Verminderung der Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie, der unter anderem gesellschaftsrechtliche Themen behandelt, wie z.B. die Verlängerung der Frist zur Genehmigung des ordentlichen Jahresabschlusses, den Ablauf der Amtszeit von Organmitgliedern usw.

I. Termin der Abhaltung der Generalversammlung

Nach dem Gesetz über Handelsgesellschaften und Genossenschaften („GGG“) gilt allgemein, dass die Generalversammlung einer Kapitalgesellschaft (d.h. von Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften) mindestens einmal in einer Rechnungsperiode einberufen wird (insbesondere zur Genehmigung des ordentlichen Jahresabschlusses und der Gewinnverteilung oder Verlustdeckung), wobei das festgelegte Datum, die Uhrzeit und der Ort der Generalversammlung die Rechte der Gesellschafter bzw. Aktionäre zur Teilnahme auf der Generalversammlung nicht übermäßig einschränken darf. [1]

Wenn die Generalversammlung z.B. zu einem Zeitpunkt einberufen wird, an dem nach den Maßnahmen der Regierung bereits die Versammlung einer größeren Anzahl von Personen erlaubt ist, aber weiterhin ein Einreiseverbot für Ausländer in die Tschechische Republik gilt, ist mit Einwänden oder sogar Anträgen ausländischer Gesellschafter/Aktionäre auf Nichtigerklärung des Beschlusses der Generalversammlung zu rechnen, denen auf diese Weise die Möglichkeit der physischen Teilnahme auf der Generalversammlung verweigert würde. Das GGG gestattet, dass das festgelegte Datum, die Uhrzeit und der Ort der Generalversammlung gegenüber einigen Gesellschaftern/Aktionären bis zu einem gewissen Maß einschränkend sein können, wenn solche Schwierigkeiten bei Aufwendung angemessenen Bemühens überwunden werden können. Dies unterliegt jedoch immer einer individuellen Beurteilung.

Das GGG bietet bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen die Möglichkeit der Abstimmung unter Verwendung technischer Mittel oder die nachträgliche Ausübung des Stimmrechts, beziehungsweise kann der betroffene Gesellschafter/Aktionär einen Bevollmächtigten für die Vertretung auf der Generalversammlung wählen. Nicht zuletzt ist zu beachten, dass der Termin der Generalversammlung auch den Möglichkeiten der Organmitglieder der Gesellschaft, die gesetzlich zur Teilnahme auf der Generalversammlung verpflichtet sind, entsprechend gewählt werden muss. Obwohl einzelne Organmitglieder ihre Teilnahme auf der Generalversammlung entschuldigen können, könnte ihre Abwesenheit in Extremfällen in Verbindung mit anderen Umständen z.B. zu Anträgen auf Ungültigerklärung (oder zur Ungültigkeit) des Beschlusses der Generalversammlung führen (wegen Verletzung von Informationsrechten der Gesellschafter bzw. von Auskunftsrechten der Aktionäre).

Um die Auswirkungen der außerordentlichen Maßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung des SARS CoV-2-Coronavirus zu vermindern, hat das Justizministerium der Tschechischen Republik ein Gesetz über Maßnahmen zu Verminderung der Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie (der „Entwurf“) vorgeschlagen, das unter anderem auch einige aktuelle gesellschaftsrechtliche Themen, die nicht nur Kapitalgesellschaften betreffen, löst. Zum Tag der Erstellung dieses Beitrags ist der Entwurf bereits vom Abgeordnetenhaus genehmigt und liegt dem Senat (als zweiter Kammer des tschechischen Parlaments) zur Diskussion vor.

Die einzelnen Punkte des Entwurfs in Bezug auf die Generalversammlung von Kapitalgesellschaften und ihre Tagesordnung im Zusammenhang mit anderen ausgewählten rechtlichen Verpflichtungen sind nachstehend aufgeführt.

II. Gesetzliche Pflichten im Zusammenhang mit der Abhaltung der Generalversammlung

Gesetzliche Verpflichtungen beziehen sich vor allem auf Buchhaltungsunterlagen von Gesellschaften, d.h. auf die Verhandlung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses bzw. des Jahresberichtes der Gesellschaft. Unabhängig vom erklärten Notstand bestehen die gesetzlich festgelegten Verpflichtungen weiterhin und Verstöße gegen sie können zu Sanktionen führen. Dem Entwurf zufolge verlängern sich jedoch bestimmte Fristen während der Dauer der außerordentlichen Maßnahmen infolge der Epidemie (d.h. Krisenmaßnahmen, die die Regierung der Tschechischen Republik während des Notstands ergriffen hat, und außerordentliche Maßnahmen des Gesundheitsministeriums oder der regionalen Hygienestationen (die „außerordentlichen Maßnahmen“).

1. Verpflichtungen nach GGG

Unter normalen Umständen ist der Jahresabschluss für die vorangegangene Rechnungsperiode laut GGG innerhalb von sechs (6) Monaten nach dem Ende dieser Rechnungsperiode zu verhandeln. In einer Reihe von Gesellschaften fällt die Rechnungsperiode mit dem Kalenderjahr zusammen; d.h. der Jahresabschluss sollte bis zum 30. Juni des jeweiligen Jahres verhandelt werden.

Der Entwurf verlängert die Fristen für die Verhandlung des ordentlichen Jahresabschlusses um drei (3) Monate ab dem Tag des Endes der außerordentlichen Maßnahmen. Die äusserste Grenze für die Verhandlung des Jahresabschlusses ist jedoch der 31. Dezember 2020. Diese Maßnahme lässt jedoch öffentlich-rechtliche Verpflichtungen von Gesellschaften, wie z.B. die Abgabe der Steuererklärung, unberührt.

2. Verpflichtungen nach dem Gesetz über Rechnungswesen und dem Gesetz über Wirtschaftsprüfer (Auditoren)

Das Gesetz über Rechnungswesen legt die Verpflichtung zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses bzw. des Jahresberichts in Form der Hinterlegung in die Urkundensammlung des Handelsregisters fest. Auditpflichtige Gesellschaften veröffentlichen den Jahresabschluss und den Jahresbericht nach Prüfung des Wirtschaftsprüfers und Genehmigung der Generalversammlung innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Erfüllung beider Bedingungen, spätestens jedoch innerhalb von zwölf (12) Monaten nach dem Bilanzstichtag des veröffentlichten Jahresabschlusses. Wenn ein Jahresabschluss und ein Jahresbericht in einer nicht genehmigten Fassung veröffentlicht werden, ist gleichzeitig mit der Veröffentlichung die Information anzugeben, dass die Buchhaltungsunterlagen nicht auf die gesetzlich festgelegte Weise genehmigt wurden.

3. Verpflichtungen nach dem Kapitalmarktgesetz

Emittenten von Wertpapieren, die zum Handel auf einem regulierten europäischen Markt zugelassen sind, sind nach dem Kapitalmarktgesetz verpflichtet, spätestens vier (4) Monate nach Ende der Rechnungsperiode einen Jahresbericht (einschließlich eines von einem Auditor geprüften Jahresabschlusses und eines vollständigen Prüfberichts) zu veröffentlichen.

III. Sonstige Teilnahme eines Gesellschafters auf der Generalversammlung und Beschlussfassung im Umlaufweg (per rollam)

1. Sonstige Teilnahme

Gesellschafter/Aktionäre können auf der Generalversammlung nicht nur physisch teilnehmen, sondern haben (sowohl in der GmbH als auch in der AG) die Möglichkeit, unter bestimmten Voraussetzungen unter Verwendung technischer Mittel (z.B. Videokonferenzen, Online-Kommunikationsprogramme, Handy-Apps usw.) teilzunehmen. Nach dem Entwurf muss der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung diese Möglichkeit nicht mehr ausdrücklich zulassen bzw. regeln, wie dies vom GGG bislang verlangt wird. Der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung können jedoch ausführlichere Bedingungen für eine solche Teilnahme festlegen (z.B. Überprüfung der Identität der Gesellschafter anhand eines bestimmten Kennwortes oder Codes), und wenn dies nicht erfolgt, fällt diese Kompetenz gemäß dem Entwurf in die Zuständigkeit des Statutarorgans, wobei diese Bedingungen den Gesellschaftern/Aktionären rechtzeitig vor der Beschlussfassung bekannt gemacht werden müssen. Wenn der Fall eintritt, dass ein Gesellschafter einer GmbH nicht an der Generalversammlung unter Verwendung technischer Mittel teilnehmen konnte (z.B. wegen Fehlens der Internetverbindung oder einer Fehlfunktion der App), kann ein solcher Gesellschafter seine (Nicht)Zustimmung zu dem vorgeschlagenen Beschluss innerhalb von 7 Tagen nach Stattfinden der Generalversammlung zustellen, es sei denn, dies ist im Gesellschaftsvertrag ausgeschlossen oder diese Frist ist anders geregelt.

Eine weitere Möglichkeit der Teilnahme auf der Generalversammlung unter Verwendung technischer Mittel ist die sog. Korrespondenzabstimmung, bei der Gesellschafter/Aktionäre ihre Stimmen vor Abhaltung der Generalversammlung abgeben, wobei im Fall einer AG die Frist für die Stimmabgabe des Aktionärs mindestens 15 Tage ab Zustellung der Einladung zur Generalversammlung betragen muss. Um Zweifel bzgl. der Identifikation eines Gesellschafters/Aktionärs zu vermeiden, empfehlen wir (wenn möglich) auf dem Dokument, das die Willenserklärung des Gesellschafters/Aktionärs enthält, eine amtlich beglaubigte Unterschrift und für den Fall, dass die Abstimmung elektronisch erfolgt, zumindest eine qualifizierte elektronische Signatur des betreffenden Dokuments. Bei Entscheidungen der Generalversammlung, die in Form eines Notariatsaktes gefasst werden müssen, ist es ratsam, im Voraus mit dem konkreten Notar zu klären, ob er z.B. die beabsichtigte Weise der Identitätsüberprüfung eines Gesellschafters/Aktionärs als ausreichend erachtet.

2. Beschlussfassung im Umlaufweg (per rollam)

Die Beschlussfassung außerhalb der Generalversammlung (sog. Beschlussfassung per rollam) ist in einer GmbH und AG nach dem Entwurf auch dann möglich, wenn der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung dies nicht ausdrücklich zulassen. Diese Art der Beschlussfassung besteht grundsätzlich aus drei Schritten: (1) Versendung der Beschlussentwürfe, (2) Zustellung der Zustimmung eines Gesellschafters/Aktionärs zu dem Beschlussentwurf an den Einberufer der Generalversammlung, und (3) Bekanntgabe der Abstimmungsergebnisse und des Datums der Annahme des Beschlusses an die Gesellschafter/Aktionäre.

Nach dem Entwurf gilt, dass, wenn die Generalversammlung unter Verwendung technischer Mittel einberufen wurde oder die Beschlussfassung per rollam vor dem Tag der Beendigung der außerordentlichen Maßnahmen eingeleitet wurde, sie unter den im Entwurf enthaltenen Bedingungen abgeschlossen werden.

IV. Folgen der Verschiebung der Generalversammlung

1. Gewinnauszahlung

Da der Gewinnanteil auf Grundlage des von der Generalversammlung genehmigten Jahresabschlusses ermittelt wird, kann die Gewinnausschüttung nicht vor Genehmigung des Jahresabschlusses beschlossen werden.

Der ordentliche Jahresabschluss für eine bestimmte Rechnungsperiode kann bis zum Ende der folgenden Rechnungsperiode als Grundlage für einen Gewinnverteilungsbeschluss dienen. Voraussetzung für die Gewinnverteilung nach dem GGG ist aber die Erfüllung eines sog. Insolvenztests (d.h. die Gesellschaft darf durch die Gewinnverteilung nicht ihre eigene Insolvenz herbeiführen).

Vor Beschlussfassung über die Gewinnverteilung können die Gesellschaften Gewinnvorschüsse in Erwägung ziehen. Über die Auszahlung von Gewinnvorschüssen entscheidet das Statutarorgan. Die Auszahlung darf jedoch nicht erfolgen, wenn die Gesellschaft dadurch ihre eigene Insolenz herbeiführen würde. Obwohl ein Gewinnvorschuss laut GGG auf Grundlage eines Zwischenabschlusses ausgezahlt wird, kann ein Vorschuss laut Lehre auch auf Grundlage des ordentlichen Jahresabschlusses ausgezahlt werden (auch noch vor seiner Genehmigung durch die Generalversammlung).

Nachdem die Gesellschaft über die Gewinnverteilung entschieden hat, muss der Gewinnvorschuss auseinandergesetzt werden. Beschließt die Gesellschaft, den Gewinn in einer im Vergleich zum ausbezahlten Gewinnvorschuss geringeren Höhe auszuschütten, bzw. trifft sie keinen Beschluss über die Gewinnverteilung, ist der Gesellschafter/Aktionär verpflichtet, den erhaltenen Vorschuss bzw. dessen Teil zurückzugeben.

2. Verspätete Zahlung der Vergütung von Organmitgliedern

Falls die Tagesordnung der Generalversammlung die Genehmigung von Verträgen über die Ausübung der Funktion oder einer anderen Leistung zugunsten der bestehenden Organmitglieder umfasst und die Generalversammlung nachfolgend auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird, muss mit der verspäteten Genehmigung dieser Vergütungen und auch ihrer verspäteten Zahlung gerechnet werden.

Bis zur Abhaltung der verschobenen Generalversammlung hat das Organmitglied jedoch einen Anspruch auf die übliche Vergütung, da in diesem Fall der Vertrag aufgrund von Hindernissen auf Seiten der Gesellschaft nicht unverzüglich nach Funktionsbeginn des Organmitglieds genehmigt werden konnte. Allenfalls könnte die Gesellschaft neben der Genehmigung des Vertrags über die Ausübung der Funktion auch über die rückwirkende Zuerkennung der vertraglichen Vergütung für den Zeitraum zwischen Abschluss des Vertrages über die Ausübung der Funktion bis zu seiner Genehmigung beschliessen.

3. Verlängerung der Amtszeit der Organmitglieder und Kooptation

Der Entwurf regelt auch den Fall, dass die Amtszeit von Organmitgliedern der Gesellschaft während der außerordentlichen Maßnahmen abläuft und das Organ der Gesellschaft aufgrund der verschobenen Generalversammlung, wenn auch nur teilweise unbesetzt bleiben würde.

Dem Organmitglied einer Gesellschaft, dessen Amtszeit während der außerordentlichen Maßnahmen (jedoch nach Inkrafttreten des Entwurfs) und auch innerhalb eines (1) Monats nach dem auf die Beendigung der außerordentlichen Maßnahmen folgenden Tag abläuft, wird die Amtszeit automatisch auf drei (3) Monate nach dem auf die Beendigung der außerordentlichen Maßnahmen folgenden Tag verlängert. Wenn ein Organmitglied mit der Verlängerung seiner Amtszeit nicht einverstanden ist, kann es seine Weigerung der Gesellschaft (spätestens zum Ablaufdatum der Amtszeit vor ihrer Verlängerung) zustellen, ohne dass seine Amtszeit verlängert wird.

Dem Organmitglied einer Gesellschaft, dessen Amtszeit zwischen dem Tag der Anordnung der außerordentlichen Maßnahmen und dem Tag des Inkrafttretens des Entwurfs abläuft, wird das Amt erneuert, es sei denn, ein anderes Mitglied wurde vor Inkrafttreten des Entwurfs auf die frei gewordene Stelle ernannt oder gewählt. Das Amt des Organmitglieds wird mit dem Tag der Zustellung seiner Zustimmung zur Erneuerung seines Amts erneuert und endet mit Ablauf von drei (3) Monaten nach dem auf die Beendigung der außerordentlichen Maßnahmen folgenden Tag.

Wenn die Anzahl der Mitglieder eines gewählten Organs der Gesellschaft nicht unter die Hälfte sinkt, kann dieses Organ nach dem Entwurf Ersatzmitglieder bis zur nächsten Generalversammlung auch dann ernennen (Kooptation), wenn dies der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung nicht zulassen. In einem solchen Fall ist aber Voraussetzung für die Ernennung eines kooptierten Mitglieds die Zustimmung aller bestehenden Mitglieder des jeweiligen Organs.

4. Verschiebung der Generalversammlung und neue Generalversammlung

Wird die Generalversammlung einer AG zu einem bestimmten Zeitpunkt einberufen, der sich jedoch für den Einberufer aufgrund der außerordentlichen Situation nachfolgend als ungeeignet erweist, kann die Abhaltung der Generalversammlung verschoben werden. In diesem Fall ist die Gesellschaft verpflichtet, diese Tatsache mindestens eine (1) Woche vor der Generalversammlung in der für die Einberufung der Generalversammlung festgelegten Art und Weise kundzumachen. Bei der Festlegung eines neuen Termins und der Einberufung der neuen Generalversammlung sind alle für die Einberufung der Generalversammlung festgelegten gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, es sei denn alle Aktionäre stimmen der Nichtbeachtung der gesetzlichen Anforderungen zu (es muss sich um eine Generalversammlung unter Teilnahme aller Aktionäre handeln) und die Zulässigkeit dieses Vorgehens ist ausdrücklich in der Satzung der Gesellschaft verankert.

Falls Sie gerade eines der oben skizzierten Probleme lösen oder weitere Fragen im Zusammenhang mit der aktuellen Situation haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir sind gerne für Sie da.

[1] Gegenstand dieses Beitrags ist nicht die Einberufung der Generalversammlung in anderen, vom GGG oder von anderen Rechtsvorschriften angeordneten Fällen (z.B. Verhandlung über eine drohende Insolvenz).