Changes in Labour Law we can expect in 2023

This article is also available in Polish.

Changes in Labour Law we can expect in 2023

2023 will see a number of significant changes in Polish labour law. Many of them have been widely expected, both by the employees and the employers, as they were supposed to be enacted still in 2022. Below is a brief summary of the most important changes in Polish labour law that may take place in 2023, along with recommended actions to adequately prepare for them by implementing the relevant organizational tools. At the time of this writing we are not aware of the fixed effective dates of most of the proposed changes, but, given their relatively large number, we would like to draw your attention to them now so that you can take the necessary measures to adapt your work processes to the new legal requirements well in advance.

Minimum wage

The minimum wage will increase twice in 2023. The minimum rates will be in effect from January to June, and then from July to the end of 2023. The minimum wage rates for 2023 are as follows:

An increase in the minimum wage rates will not only affect the basic remuneration, but also other employment-related entitlements, the amount of which depends on the minimum wage.

This applies in particular to:

• night time allowance,
• remuneration for downtime,
• the maximum amount of severance payment for termination of the employment relationship for reasons not attributable to the employees,
• compensation for violation of the principle of equal treatment in employment or mobbing
• the basis for calculating social security benefits in the event of illness and maternity, or
• the amount free form deductions from employee’s remuneration.

It should be remembered that the minimum wage rates also apply to the civil law contracts (e.g., mandate).

The projected average monthly gross salary in the national economy in 2023 will be PLN 6,935 (approx. EUR 1,495), which will mainly affect the adjustment of the assessment base for pension contributions and disability insurance, voluntary sickness insurance and the amount of the write-offs to the Company Social Benefits Fund.

Recommended actions:

• Reviewing the amounts of remuneration rates of the employees and contractors.

• Adjusting the rates to the minimum wage in 2023, and including greater amounts in the calculation of respective employment-related entitlements, which depend on the minimum wage.

Note: It will be necessary to repeat these measures in the middle of the year due to the change in the minimum wage rates in 2023. Including the new amount of the average monthly salary in the HR and payroll calculations.

Statutory remote working

The rules for remote working will be enshrined in the Polish Labour Code. The main provisions include: (i) the possibility of providing permanent or occasional remote working (up to 24 or 30 days annually – as the date of this manual, the exact number of days is unknown yet*); (ii) specifying how remote working must be done in an agreement with the trade unions or regulations agreed with the employees’ representatives - the draft Act sets out the provisions that such a document will have to contain; alternatively, remote working arrangements can be agreed individually and reflected in the employment contract; (iii) providing remote employees with the tools and materials necessary to perform remote working, including installation, servicing and ensuring appropriate technical support and assistance, or determining a lump sum for the use of private tools and materials for business purposes; (iv) covering the costs of electricity and telecommunications services necessary for remote working, which may be replaced by a lump-sum; (v) determining the rules for personal data protection and confidentiality of information processed by the remote employees, determining the rules of occupational health and safety standards for remote working and preparing an occupational risk assessment.

Recommended actions:

• Determining the rules for performing remote working in an agreement with the trade unions or in the remote working regulations, agreed with the employees’ representatives (in particular, in terms of covering the costs of remote working).
• Arranging for technical and logistical facilities for remote employees and defining procedures for protecting personal data and trade secrets processed in the course of remote working.
  Deadline: within 2 or 3 months* of the regulations coming into force

*The final provisions on remote work will be processed at the next session of the Polish Parliament on 11-13 January 2023.

Employers to be permitted to order workplace alcohol test

Employers will be able to test employees for alcohol misuse using approved and properly calibrated breathalysers in order to ensure the protection of life and health of employees and third parties, and the employers’ own property. Both regular employees and persons hired under civil law-based contracts will have to undergo alcohol tests. The tests must not disrespect the dignity and other personal rights of the tested employees and contractors. If their test is positive, the employee or contractor will not be allowed to work. In addition, the employer will be allowed to impose a disciplinary penalty, including a fine, on an intoxicated person. Upon the request of the employer, the employee or contractor, it will be possible to have the test results verified by the relevant services (e.g., the police), or where there is no such option - it will be possible to have authorized personnel (e.g. medical personnel) administer a blood or urine test.

Recommended actions:

• Setting down rules for workplace alcohol testing in groups of employees and contractors, choosing the approved testing device, time and frequency of testing, test results processing and storage.
• Producing an internal document which clearly sets out the rules (collective bargaining agreement, workplace regulations or employer announcement in writing).

Deadline: within 2 weeks of the regulations coming into force.

COVID-19 alert likely to be called off

The COVID-19 alert remains in effect certainly until the end of 2022. Without a significant increase in the number of COVID-19 infections or the occurrence of other circumstances justifying  extension of the COVID-19 restrictions, the epidemiological alert is likely to be called off from 1st January or in the following months of 2023, which means reinstatement of "frozen" labour law obligations and the elimination of special rules put in place to prevent the negative economic consequences of the COVID-19 pandemic. This means that, in particular: (i employers will not be able to unilaterally order remote working; (ii)  periodic medical check-ups for employees will be reinstated; (iii) employers will not be able to unilaterally grant outstanding annual leave without a vacation plan (up to 30 days); (iv) employers will no longer be able to waive post-termination non-competition restrictions; (v) employers will not be able to limit the amount of severance payments, compensations or other benefits in the event of termination of employment - up to ten times the minimum wage; (vi) the requirement to establish and operate the Company Social Benefits Fund will be brought back; and (vii) within 30 days from lifting the restrictions, foreign nationals whose visas, residence or work permits have expired during the epidemic or the COVID-19 restrictions will no longer have their legal residence and employment permits in force.

Recommended actions:

• Revising the rules for performing remote working / hybrid working. Developing an internal procedure or regulations setting out the rules for providing work in this form.
• Verifying the referrals for medical examinations of employees, fulfilment of obligations related to the employees’ medical check-ups within 180 days of the COVID-19 restrictions being lifted.
• Unilateral employer’s termination of post-termination non-competition restrictions will be permitted only if the measure is expressly provided for in the employment contract.
• Severance payments for termination of employment for reasons not related to the employee will no longer be limited to ten times the minimum wage. The limit of fifteen times the minimum wage must be restored.
• Fulfilling the statutory obligations related to the creation and operation of the Company Social Benefits Fund.
• Verifying the residence and work permits for foreign nationals, i.e., within 30 days of the COVID-19 restrictions being lifted, taking steps to legalize the residence and work of foreign nationals whose immigration documents have been extended under specific legislation.

Whistleblowers

The main areas of the proposed Act on Protection of Whistleblowers include: (i) identifying the conditions under which whistleblowers will be covered by statutory protection, (ii) regulating the protective measures granted to whistleblowers, (iii) introducing rules for establishing an internal whistleblowing and follow-up procedure, (iv) setting rules for external reporting of violations of the law to competent public body, (v) setting out the rules for public disclosure of violations of the law, and (vi) defining the jurisdiction of public authorities in the whistleblowing and follow-up procedures. Fifteen mandatory areas have been identified that may give rise to a violation of the law through commission or omission by a potential perpetrator. The scope of the subject matter can be expanded in an individual whistleblowing procedure to include other non-mandatory areas (e.g., conduct inconsistent with ethical standards or reporting violations of the law in all matters relating to labour law cases, particularly such as unequal treatment, mobbing or discrimination, as well as other non-codified areas such as harassment or other unethical behaviour or acts inconsistent with the rules of social conduct in the workplace).

The proposed regulations bring in numerous other obligations that must be fulfilled to ensure compliance: (i) consulting the trade unions or employees’ representatives on the text of the internal procedure; (ii) defining the rules for processing personal data; (iii) the possibility of authorizing an external entity to assume the obligations imposed by the proposed law if necessary; (iv) keeping a register of internal notifications on violations of law; (v) defining the follow-up actions to reports of violations.

Any whistleblower will be able to report violations to an external body bypassing the internal whistleblowing procedure, which should be made clear from the start. The draft Act provides detailed conditions for making external reports. Under the draft law, violations can be reported externally to the competent public authority.

In case the competent public body cannot be determined, external reports are to be directed to the National Labour Inspectorate. On the other hand, those external reports that may indicate that a crime has been committed will be made to the relevant provincial (or capital) police chief, while reports on potential violations of EU law, EU financial interests or tax issues can be made directly to the public prosecutor.

At the request of a whistleblower, a public body will be able to issue a certificate of whistleblower status and statutory protection.

Eventually a whistleblower will be covered by statutory protection in the event of public disclosure of a violation of the law if they have first made an internal and then an external report and received no response within a set period of time or no follow-up action is taken.

Recommended actions:

• Developing, consulting on and implementing an internal procedure for reporting violations of the law.
• Including the mandatory elements of any internal whistleblowing procedure: (i) designation of an entity authorized to receive reports, (ii) identification of the ways in which reports will be communicated and processed, (iii)designation of an impartial entity authorized to verify the reports and undertake follow-up actions, including providing feedback to the whistleblower, (iv) obligation to acknowledge receipt of the report to the whistleblower within 7 days from date of its submission, (v) identification of follow-up actions that may be taken within the organization, (vi) maximum time limit for providing feedback to the whistleblower, max. 3 months from the date receipt of the report is acknowledged, and (vii) accessible and understandable information about the possibility of making an external report to the public body, law enforcement agency or ultimately to the National Labour Inspectorate.
• Ensuring that the manner in which personal data are processed in connection with the filing of a report of a potential violation of the law complies with GDPR and prevents unauthorized persons from gaining access to the information covered by the report and protects the identity of the whistleblower, the person to whom the report relates, and the third party named in the report.
• Employers will be able to conclude a contract with an external entity under which they will entrust the service of accepting reports, acknowledging receipt of reports, providing feedback and information on the internal procedure using technical and organizational solutions that ensure compliance of these activities with the proposed regulations. However, such contracts will not exempt employers from liability for failure to fulfil their statutory obligations. It will also be necessary to regulate the processing of personal data, as the external entity will be a separate personal data controller.

• Employers with up to 249 employees will be able to share resources, under a separate contract, for receiving and verifying reports and conducting internal investigations within a single Company’s group. Each employer will be required to maintain a register of internal reports (or authorize an external entity to carry out this duty). Employers will be required to take adequate follow-up actions in response to the whistleblower reports.

Deadlines:

• Within 2 months of the regulations coming into force for the entities employing a minimum of 250 people and entities performing activities in the fields of financial services, products and markets, and for preventing money laundering and terrorist financing, and for ensuring safe transport and environmental protection - regardless of the number of employees;
• 17th December 2023 for the entities employing between 50 and 249 people is 17 December 2023;
• Other entities, with up to 49 employees, will be able to implement the procedures voluntarily.

Implementation of Directive 2019/1152 on transparent and predictable working conditions in the EU and Directive 2019/1158 on work-life balance for parents and carers

The implementation of the two directives into the Labour Code will significantly modify employees’ rights and obligations by introducing new legal instruments in the following areas:

• the rules for hiring employees for probationary and fixed-term periods will be modified. Probationary periods will change and termination of a fixed-term contract will have to be justified by the employer. In the event of violation of the provisions on termination of fixed-term employment contracts, the employees will be able to appeal to the labour court);
• any employee who has been employed for at least six months will be able to request a change in the form of employment to one with more predictable or safer working conditions;
• the catalogue of information about the terms and conditions of employment provided to the employee upon hiring will be significantly expanded. Employers who post employees to work outside the EU/EEA will have additional information obligations towards posted employees;
• there will be no general prohibition on parallel employment with another employer unless the parties enter into a written agreement on non-competition during the employment relationship;
• employers will be required to provide employees with the necessary training, to the extent possible during the employees’ working time, and to cover the costs of such training;
• additional paid breaks from work of at least 15 min will be introduced after eight and sixteen hours of work during a single working day;
• employees will be able to take time off from work in emergencies to deal with urgent family matters caused by illness or accident in all cases where the employees must attend to such matters personally – up to two days or 16 hours per calendar year;
• employees will be able to take additional care leave of up to 5 days per calendar year to provide personal care or support to a person who is a member of the family or resides in the same household and requires special care or support for serious medical reasons;
• protection and flexibility of the employment relationship of employee-parents will be strengthened - for example, employees raising children under the age of 8 will be able to request the use of flexible working time arrangements (e.g., changing the working time system, reducing it, using remote working), and this group of employees will not be allowed to work overtime or at night time without their prior consent;
• the rules for granting and using parental leave and paternity leave will be modified;
• new offenses against employees' rights will be introduced.

Recommended actions: 

• Revising internal regulations and procedures.
• Bringing the work process in line with the amended regulations.
• Ensuring greater protection of labour relations for employees exercising parental rights.
• Complying with the new regulations to ensure a proper work-life balance for the employees.

Employment of foreign nationals

The rules for hiring foreign nationals will be significantly modified. The proposed regulations will revolutionize existing immigration procedures by streamlining the work permit application process and introducing full electronification of immigration procedures. The most important changes will include the following:

• Digitalization of the procedure for issuing work permits: electronic submission of applications and issue of all decisions. Appeal proceedings in these cases will also be conducted electronically. Applications for work permits will be submitted via an ICT system at www.praca.gov.pl.
• The ICT system will be equipped with all the tools needed to apply for a work permit, to conduct proceedings and to issue administrative decisions in immigration cases. In addition, the requirement for the so-called labour market test (announcement of a vacancy and recruitment in the labour market) will be eliminated.
• A new requirement for granting a work permit will be introduced. Foreign national’s working hours must not be less than a quarter-time job or 10 hours per week.
• An amendment to the existing work permit or granting a new work permit will not be required if the working time or the number of working hours per week or month specified in the work permit are increased, with a proportional increase in remuneration.
• A declaration of employment of a foreign national will be introduced in place of the current statement on assignment of work to a foreign national.
• Under the new regulations, employment and civil law contracts will come to an end when the foreign national has lost the right to be legally employed in Poland.

Recommended actions: 

• Adapting the process of hiring foreign nationals to the amended regulations.
• Providing training to employees (e.g., HR department) on electronic immigration procedures.

Challenges for employers in 2023 

• The social and economic situation in the labour market, especially the galloping inflation, will prompt the employees to increase wage pressures on employers. To this end, a recommended measure would be to set down clear rules for remuneration / promotion path of the employees, in order to mitigate the risks associated with excessive financial demands on the part of employees. In particular, the risk that increases the wage pressure is the differences in remuneration rates presented in job offers comparing to the wages of employees remaining in employment - significant differences can significantly reduce employees’ commitment.
• Post-pandemic reorganization of the work process can also be challenging for employers. To respond to permanent changes in the model of work provided (remote or hybrid), it would be necessary to define a clear path for the use of such a model. To this end, a recommended action should be lay down clear rules for the provision of off-site work (e.g., by introducing a remote or hybrid working policy, regardless of the introduction of provisions on remote working into the Polish Labour Code).

Taylor Wessing’s Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to both individual and collective labour law. We also help introducing individualized measures in response to the changing instruments and requirements of labour law that each employer faces. If you have any questions or concerns, please do contact us.

Planowane zmiany w prawie pracy w 2023 r.

W 2023 roku spodziewamy się wprowadzenia wielu istotnych zmian w szeroko pojętych przepisach prawnopracowniczych. Wiele z nich jest oczekiwanych, zarówno przez pracowników, jak i pracodawców, bowiem miały być uchwalone jeszcze w 2022 r. Poniżej przedstawiamy Państwu krótkie podsumowanie najważniejszych zmian w prawie pracy, jakie mogą mieć miejsce w 2023 r. wraz z rekomendowanymi działaniami, które pozwolą odpowiednio przygotować się do nich poprzez wdrożenie stosownych narzędzi. Wprawdzie nie znamy sztywnych dat wejścia w życie większości projektowanych zmian w prawie pracy, to z uwagi na ich stosunkowo dużą liczbę, zwracamy Państwa uwagę na nie już teraz, abyście mogli Państwo podjąć niezbędne działania dostosowujące proces pracy do nowych wymogów prawnych z odpowiednim wyprzedzeniem.

Minimalne wynagrodzenie za pracę

W 2023 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie dwukrotnie. Minimalne stawki będą obowiązywały w okresie styczeń – czerwiec, zaś ich zmiana nastąpi w ciągu roku kalendarzowego, w okresie od lipca do końca 2023 r. Stawki obowiązujące w przyszłym roku kształtują się w następujący sposób:

Podwyższenie stawek minimalnego wynagrodzenia za pracę nie tylko wpłynie na wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale także na pozostałe świadczenia pracownicze, których wymiar uzależniony jest od kwoty minimalnego wynagrodzenia. Dotyczy to w szczególności:

• dodatku za pracę w porze nocnej,
• wynagrodzenia za przestój w pracy,
• maksymalnej wysokości odprawy pieniężnej z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
• odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu bądź mobbingu,
• podstawy wymiaru zasiłku z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, czy

• kwoty wolnej od potrąceń z wynagrodzenia pracownika.

Należy pamiętać, że stawki minimalnego wynagrodzenia dotyczą także umów cywilnoprawnych (np. zlecenia).

Prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w 2023 r. w gospodarce narodowej wyniesie 6.935 PLN, co wpłynie głównie na waloryzację podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe czy wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Rekomendowane działanie: 

• Przegląd kwot wynagradzania pracowników i zleceniobiorców.
• Dostosowanie stawek do minimalnego wynagrodzenia w 2023 r. oraz uwzględnienie wyższych kwot w obliczaniu świadczeń prawnopracowniczych, które uzależnione są od kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Uwaga: Konieczne będzie powtórzenie tych działań w połowie roku z uwagi na podwójną waloryzację stawek w nadchodzącym roku.

Uregulowanie pracy zdalnej

Zasady świadczenia pracy zdalnej zostaną uregulowane w Kodeksie Pracy. Najważniejsze założenia obejmują: (i) możliwość świadczenia stałej lub okazjonalnej pracy zdalnej (do 24/30 dni rocznie – na dzień sporządzenia tego przewodnika dokładna ilość dni nie jest jeszcze znana); (ii) określenie zasad jej wykonywania w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie skonsultowanym z przedstawicielami pracowników - projektowane przepisy przewidują katalog postanowień, które będzie musiał zawierać taki dokument, alternatywnie zasady pracy zdalnej będzie można uwzględnić indywidualnie, w umowie o pracę; (iii) zapewnienie pracownikom zdalnym narzędzi i materiałów koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, w tym ich instalację, serwis i odpowiednie wsparcie techniczne urządzenia techniczne lub określenie ryczałtu za korzystanie z prywatnych narzędzi i materiałów do celów służbowych; (iv) pokrycie kosztów prądu oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, które będą mogły zostać zastąpione ryczałtem; (e) określenie zasad ochrony danych osobowych i poufności pracowników zdalnych, a także bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej oraz ryzyka zawodowego.

Rekomendowane działanie: 

• Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z organizacją związkową lub w regulaminie pracy zdalnej, skonsultowanym z przedstawicielami pracowników (w szczególności w zakresie pokrycia kosztów pracy zdalnej).
• Zorganizowanie zaplecza techniczno-logistycznego pracownikom zdalnym oraz określenie procedur ochrony danych osobowych i tajemnic przedsiębiorstwa na potrzeby wykonywania pracy zdalnej.

Termin: 2 lub 3 miesiące* od momentu uchwalenia nowelizacji Kodeksu Pracy.
*ostateczny kształt przepisów dot. Pracy zdalnej będzie procedowany na najbliższym posiedzeniu Sejmu w dniach 11-13 stycznia 2023 r.

Wprowadzenie możliwości przeprowadzania badania trzeźwości

Wprowadzona zostanie możliwość przeprowadzenia badań trzeźwości osób zatrudnionych, za pomocą atestowanego i odpowiednio skalibrowanego alkomatu bądź narkomatu, w celu zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz osób trzecich, a także ochrony mienia. Badanie trzeźwości będzie można przeprowadzić zarówno wobec pracownika jak i osoby zatrudnionej w ramach stosunku cywilnoprawnego. Badanie nie będzie mogło naruszać godności i innych dóbr osobistych zatrudnionego. W przypadku pozytywnego wyniku badania, zatrudniony nie zostanie dopuszczony do pracy. Ponadto, pracodawca będzie mógł nałożyć na nietrzeźwego pracownika karę porządkową, włączając w to karę pieniężną. Na wyraźne żądanie pracodawcy lub pracownika będzie możliwe zweryfikowanie takiego badania przez odpowiednie służby (np. policję) lub gdy nie ma takiej możliwości – można będzie przeprowadzić badanie krwi lub moczu przez organ do tego upoważniony (np. personel medyczny).

Rekomendowane działanie: 

• Określenie zasad przeprowadzania badań trzeźwości zatrudnionych, w szczególności grup zatrudnionych objętych takimi badaniami, sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości, urządzenia za pomocą którego będą przeprowadzane badania, a także czasu i częstotliwości przeprowadzania badań oraz zasad przetwarzania danych osobowych badanych pracowników.
• Uregulowanie ustalonych zasad w stosownym akcie wewnątrzzakładowym (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu).

Termin: 2 tygodnie od momentu uchwalenia nowelizacji Kodeksu Pracy

Możliwe odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego z powodu COVID-19

Dotychczasowy stan zagrożenia epidemicznego obowiązuje  na pewno do końca 2022 r. Brak istotnego wzrostu liczby zakażeń COVID-19 bądź wystąpienia dodatkowych okoliczności uzasadniających przedłużenie tego stanu, prawdopodobnie sprawi, że ustawodawca zniesie stan zagrożenia epidemicznego od 1 stycznia lub w kolejnych miesiącach 2023 roku, co oznaczać będzie, że przywrócenie obowiązywania „zamrożonych” obowiązków z zakresu prawa pracy oraz likwidację specjalnych reguł wprowadzonych w celu zapobiegania negatywnym gospodarczym skutkom epidemii. Dotyczy to w szczególności: (i) zakończenia możliwości jednostronnego powierzenia wykonywania pracy zdalnej; (ii) odwieszenia obowiązku wykonania badań okresowych pracowników; (iii) zakończenia możliwości jednostronnego udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego z pominięciem planu urlopowego (do 30 dni); (iv) zakończenia możliwości odstąpienia przez pracodawcę od zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy; (v) zakończenia możliwości ograniczania wysokości odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń na wypadek rozwiązania stosunku pracy – do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę; (vi) odwieszenia obowiązków związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz (vii) końca automatycznego przedłużenia okresu legalnego pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, których wizy, zezwolenia na pobyt lub pracę wygasły w trakcie obowiązywania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, co nastąpi 30 dni od odwołania ostatniego z obowiązujących stanów.

Rekomendowane działania:

• Rewizja zasad wykonywania pracy zdalnej / pracy hybrydowej. Opracowanie wewnętrznej procedury lub regulaminu określającego zasady świadczenia pracy w takiej formie.
• Weryfikacja skierowań na badania lekarskie pracowników, dopełnienie obowiązków związanych z badaniami pracowników w ciągu 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.
• Jednostronne wypowiedzenie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy przez pracodawcę będzie możliwe wyłącznie w przypadku, gdy przewiduje to umowa.
• Brak możliwości dalszego ograniczania wysokości odpraw z tytułu wypowiedzenia stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia (powrót do limitu piętnastokrotności minimalnego wynagrodzenia).
• Wypełnianie ustawowych obowiązków związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
• Weryfikacja zezwoleń na pobyt i pracę cudzoziemców, tj. w ciągu 30 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego należy podjąć kroki legalizujące pobyt i pracę cudzoziemców, których podstawy pobytu i zatrudnienia zostały przedłużone na mocy szczególnych przepisów.

Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa – sygnaliści 

Główne obszary projektowanej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa obejmują: (i) wskazanie warunków, w których sygnaliści zostaną objęci ustawową ochroną, (ii) uregulowanie środków ochrony przysługujących sygnalistom, (iii) wprowadzenie zasad ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, (iv) określenie zasad zewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa do właściwego organu publicznego, (v) określenie zasad publicznego ujawniania przypadków naruszenia prawa oraz (vi) określenie właściwości organów publicznych w sprawach zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wskazano piętnaście obligatoryjnych obszarów, które mogą stanowić podstawę naruszenia prawa poprzez działanie lub zaniechanie potencjalnego sprawcy. Zakres przedmiotowy będzie mógł być rozszerzony także o inne nieobowiązkowe obszary (np. postępowanie niezgodne ze standardami etycznymi czy zgłoszenie naruszeń prawa we wszystkich kwestiach dotyczących spraw z zakresu prawa pracy, w szczególności takich jak nierówne traktowanie, mobbing czy dyskryminacja, a także inne, nieskodyfikowane obszary jak prześladowanie lub inne nieetyczne zachowania bądź działania niezgodne z zasadami współżycia społecznego w miejscu pracy).

Projektowane przepisy wskazują na szereg dodatkowych obowiązków jakich należy dopełnić, by spełnić wymagania prawne w tym zakresie: (i) konsultacja tekstu procedury wewnętrznej ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników; (ii) określenie zasad przetwarzania danych osobowych; (iii) możliwość upoważnienia podmiotu zewnętrznego do realizowania obowiązków nałożonych projektowaną ustawą; (iv) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych; (v) określenie działań następczych będących efektem analizy dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa.

Każdy sygnalista będzie uprawniony do dokonania zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury wewnętrznej, która powinna zawierać praktyczne informacje o możliwości jego dokonania. Projektowane przepisy przewidują szczegółowe warunki dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa będą mogły być kierowane do właściwego organu publicznego.

W przypadku gdy nie będzie można ustalić właściwego organu publicznego, zgłoszenia zewnętrzne mają być kierowane do Państwowej Inspekcji Pracy. Natomiast te zgłoszenia zewnętrzne, które mogą wskazywać na popełnienie przestępstwa będą dokonywane do właściwego wojewódzkiego (lub stołecznego) komendanta Policji, zaś zgłoszenia dot. potencjalnego naruszenia prawa UE, interesów finansowych UE czy kwestii podatkowych będą mogły być kierowane bezpośrednio do prokuratora.

Na żądanie zgłaszającego, organ publiczny będzie mógł wydać zaświadczenie o statusie sygnalisty i objęciu ustawową ochroną.

W ostateczności sygnalista będzie objęty ustawową ochroną w przypadku publicznego ujawnienia naruszenia prawa, jeżeli uprzednio dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej takiej informacji nie uzyska bądź nie zostaną podjęte odpowiednie działania następcze.

Rekomendowane działania:

• Opracowanie, skonsultowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszenia prawa.
• Uwzględnienie obligatoryjnych elementów każdej wewnętrznej procedury: (i) ustalenie i wskazanie podmiotu uprawnionego do przyjmowania zgłoszeń, (ii) określenie sposobów, w jakich zgłoszenia będą przekazywane i procedowane, (iii) ustalenie i wskazanie bezstronnego podmiotu uprawnionego do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych, w tym do przekazywania sygnaliście informacji zwrotnych, (iv) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni, (v) określenie działań następczych, jakie mogą być podejmowane w obrębie danej organizacji, (vi) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, max. 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, oraz (vii) przystępne i zrozumiałe informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, organów ścigania lub w ostateczności do Państwowej Inspekcji Pracy.
• Zapewnienie, by sposób przetwarzania danych osobowych w związku z dokonaniem zgłoszenia potencjalnego naruszenia prawa był zgodny z RODO i uniemożliwił uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniał ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
• Pracodawcy będą mogli zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym, na mocy której powierzą obsługę przyjmowania zgłoszeń, potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, przekazanie informacji zwrotnej oraz zapewnienie informacji na temat procedury wewnętrznej z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z projektowanymi przepisami. Jednakże zawarcie takiej umowy nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności za niezrealizowanie ciążących na niej obowiązków. Konieczne będzie także uregulowanie kwestii przetwarzania danych osobowych, bowiem zewnętrzny podmiot będzie odrębnym administratorem danych osobowych.

• Pracodawcy zatrudniający do 249 osób, na mocy odrębnej umowy, będą mogli dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń oraz przeprowadzania postępowań wyjaśniających w ramach jednej grupy kapitałowej. Każdy pracodawca zobowiązany będzie do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych (bądź upoważnienia zewnętrznego podmiotu do realizowania tego obowiązku). Pracodawcy będą zobowiązani do powzięcia adekwatnych działań następczych wskutek analizy zgłoszenia nieprawidłowości.

Terminy:

• 2 miesiące od wejścia w życie ustawy dla organizacji zatrudniających min. 250 osób podmiotów publicznych oraz podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – niezależnie od liczby zatrudnionych.

• 17 grudnia 2023 r. dla organizacji zatrudniających od 50 do 249 osób.
• Pozostałe podmioty, zatrudniające do 49 osób będą mogły wdrożyć taką procedurę dobrowolnie.

Implementacja Dyrektywy 2019/1152 ws. przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE oraz Dyrektywy 2019/1158 ws. równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów

Wdrożenie dwóch dyrektyw do Kodeksu Pracy w istotny sposób zmodyfikuje prawa i obowiązki pracownicze oraz wprowadzi nowe instrumenty prawne w następujących obszarach:

• zostaną zmodyfikowane zasady zatrudniania pracowników na okres próbny (zmianie ulegną okresy zatrudnienia) oraz na podstawie umów na czas określony (np. wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony będzie musiało zostać uzasadnione przez pracodawcę, a w razie naruszenia przepisów o wypowiadaniu terminowych umów o pracę, pracownik będzie mógł odwołać się do sądu pracy);
• każdy pracownik zatrudniony przez co najmniej 6 miesięcy, będzie mógł wystąpić z wnioskiem o zmianę formy zatrudnienia na taką, z bardziej przewidywalnymi lub bezpieczniejszymi warunkami pracy;
• katalog informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych pracownikowi w momencie zatrudnienia zostanie znacznie rozszerzony; a pracodawcy delegujący pracowników do pracy poza obszarem UE będą mieli dodatkowe obowiązki informacyjne względem delegowanych pracowników;
• nie będzie ogólnego zakazu jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą, jeżeli strony nie zawrą pisemnej umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy;
• pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia pracownikom niezbędnych szkoleń, w miarę możliwości w czasie pracy pracownika, pokrywając koszty takiego szkolenia;
• zostaną wprowadzone dodatkowe odpłatne przerwy od pracy w wymiarze min. 15 min odpowiednio po ośmiu i szesnastu godzinach pracy podczas jednej doby pracowniczej;
• pracownik będzie mógł skorzystać ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika – w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym;
• pracownik będzie mógł skorzystać z dodatkowego urlopu opiekuńczego w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych, w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym;
• zostanie wzmocniona ochrona i elastyczność stosunku pracy pracowników rodziców – np. pracownicy wychowujący dzieci do 8 roku życia będą mogli złożyć wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy (np. zmiana systemu czasu pracy, jego obniżenie, zastosowanie pracy zdalnej) oraz pracownicy bez uprzedniej zgody nie będą mogli świadczyć pracy w godzinach nadliczbowych czy porze nocnej;
• zostaną zmodyfikowane zasady udzielania i wykorzystywania urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego;
• wprowadzone zostaną nowe wykroczenia przeciwko prawom pracowników.

Rekomendowane działanie: 

• Przegląd wewnętrznych regulaminów i procedur.
• Dostosowanie procesu pracy do znowelizowanych przepisów. 
• Zagwarantowanie większej ochrony stosunków pracy pracownikom  korzystającym z uprawnień rodzicielskich.
• Przestrzeganie nowych zasad zapewnienia pracownikom odpowiedniej równowagi między życiem zawodowym i prywatnym.

Zatrudnianie cudzoziemców

Istotnym modyfikacjom ulegną zasady zatrudniania cudzoziemców. Projektowane przepisy zrewolucjonizują dotychczasowe postępowania imigracyjne poprzez usprawnienie procedur ubiegania się o uzyskanie zezwolenia na pracę, wprowadzając pełną elektronizację postępowań imigracyjnych. Najważniejsze zmiany obejmą następujące zagadnienia:

• Wprowadzenie pełnej elektronizacji procedury wydawania zezwoleń na pracę: złożenie wniosku i wszelkie decyzje wydawane w postępowaniach o wydanie zezwoleń na pracę będą doręczane elektronicznie. Elektronicznie będą również prowadzone postępowania odwoławcze w tych sprawach. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę będą składane za pomocą systemu teleinformatycznego pod adresem www.praca.gov.pl.
• System teleinformatyczny będzie wyposażony we wszystkie narzędzia potrzebne do złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz do prowadzenia postępowań i wydania decyzji w sprawach imigracyjnych. Ponadto, zostanie zlikwidowany wymóg przeprowadzania tzw. testu rynku pracy (ogłoszenie wakatu i rekrutacja na rynku pracy).
• Nową przesłanką udzielenia zezwolenia na pracę cudzoziemcowi będzie wymóg, by wymiar czasu pracy cudzoziemca nie był niższy niż ¼ etatu lub 10 godzin tygodniowo.
• Zmiana dotychczasowego lub udzielenie nowego zezwolenia na pracę nie będą wymagane jeżeli zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w zezwoleniu na pracę, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.
• Wprowadzone zostanie oświadczenie o zatrudnieniu cudzoziemca w miejsce obecnie obowiązującego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
• Nowe przepisy przewidują skutek wygaśnięcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej w przypadku gdy cudzoziemiec utracił uprawnienie do wykonywania pracy w Polsce.

Rekomendowane działanie: 

• Dostosowanie procesu zatrudniania cudzoziemców do znowelizowanych przepisów.
• Zapewnienie szkolenia pracownikom (np. działu HR) w zakresie elektronizacji postępowań imigracyjnych.

Wyzwania stawiane pracodawcom w 2023 r. 

• Sytuacja społeczno-ekonomiczna na rynku pracy, a w szczególności galopująca inflacja będzie skłaniać pracowników do zwiększenia presji płacowej. W tym celu rekomendowanym działaniem byłoby określenie klarownych zasad wynagradzania / ścieżki awansu pracowników, by zmitygować ryzyka związane z nadmiernymi żądaniami finansowymi po stronie zatrudnionych. W szczególności, ryzykiem zwiększającym presję płacową pracowników, są różnice płac prezentowane w ofertach pracy względem wysokości wynagrodzenia pracowników pozostających w zatrudnieniu – istotne różnice mogą w znaczny sposób obniżyć zaangażowanie pracowników.
• Post-pandemiczna reorganizacja procesu pracy także może stanowić wyzwanie dla pracodawców. By odpowiedzieć na trwałe zmiany w modelu świadczonej pracy (zdalnej lub hybrydowej), należałoby określić jasną ścieżkę korzystania z takiego modelu. W tym celu rekomendowanym działaniem jest określenie jasnych zasad świadczenia pracy poza zakładem pracy (np. poprzez wprowadzenie polityki pracy zdalnej lub hybrydowej, niezależnie od wprowadzenia przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu Pracy).

Zespół Prawa pracy kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem HR. Pomagamy także wprowadzać zindywidualizowane działania będące odpowiedzią na zmieniające się instrumenty i wymagania prawa pracy, jakie stawiane są przed każdym pracodawcą. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.