Meetings of Dutch legal entities via livestream

On Tuesday 21 April 2020, the Dutch Senate (Eerste Kamer) adopted the Temporary Act COVID-19 Justice and Security (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) (the Act). The Act will immediately enter into force and has retroactive effect to 23 March 2020 - which means that it also applies to meetings that were held before yesterday (April 21) or meetings for which the convocation notices have already been circulated. The Act will expire (subject to further developments) on 1 September 2020.

The Act relates to (among other things) meetings of Dutch legal entities that cannot physically take place because of the COVID-19 virus. It offers all Dutch legal entities the possibility to hold meetings by electronic means of communication such as Skype, Zoom, BlueJeans etc.

The holding of such a meeting is subject to a number of conditions:

The meeting can be attended by shareholders or members by electronic means of communication eg via livestream (audio or video)

The management board may determine that no physical meeting will be held at all. In other words: not meeting in a physical location with the option to join via livestream, but only and exclusively meeting via livestream.

Based on the Act, resolutions adopted in an electronic meeting are deemed valid, regardless of whether the articles of association permit this type of meeting (which is not the case for many of the "older" articles of association).

Please note: if, at the time the law entered into force, someone had already invoked the nullity of resolutions because they were not adopted in a physical meeting, those resolutions will not be "suddenly" converted into valid resolutions because of the Act. However, ratification of such contested resolutions remains possible.

The Act also makes clear that the possibility to hold electronic meetings does not only apply to shareholders’ meetings or members’ meetings, but to all types of meetings within legal entities - such as management board meetings, supervisory board meetings etc.

The notice convening the meeting must state that it can be attended electronically

If the notice to convene the meeting has already been issued (eg before the entry into force of the Act), this may be amended up to 48 hours before the time of the meeting to indicate that an electronic meeting will be held. However, this amended convocation must be sent in the same way as the original convocation.

Shareholders or members are given the opportunity in advance to ask questions in writing or electronically about the items on the agenda (eg by email or via a chat function)

In principle, questions can be submitted at least 72 hours prior to the meeting. The questions must be answered no later than during the meeting and must be posted on the website of the Dutch legal entity or made accessible to the shareholders by an electronic means of communication. Furthermore, it should, in principle, also be possible to ask further questions during the meeting – eg via the same livestream – in order to facilitate a certain dialogue.

However, in the event that the requirements for interaction during the meeting are not (fully) met, this does not affect the validity of the decision-making that took place during the meeting. It is considered a best effort obligation on the part of the management board.

Votes may be cast by an electronic means of communication prior to and/or during the meeting

Votes can be cast by email or letter prior to the meeting or electronically during the meeting. The manner of voting must be stated in the notice convening the meeting. Votes that are cast in advance shall be deemed votes cast at the meeting.

Public limited liability companies may also meet after 30 June 2020

For public limited liability companies (N.V’s, naamloze vennootschappen), including listed companies, the annual general meeting of shareholders must in general be held no later than 30 June of the respective year. The Act allows the management board of public limited liability companies (N.V.’s, naamloze vennootschappen) to extend this period by a maximum of 4 months.

Summary

The Netherlands now has an act to arrange for remote corporate meetings, which was recently urged for by the Dutch business environment, and where certain other countries were in the lead. It is to be welcomed that a pragmatic approach has now been taken –although of course it remains an "emergency” act. Who knows? This may be the starting point for further developments in the field of virtual meetings, even after the COVID-19 crisis is over.

Having said that, the Act does not alter the fact that there are still alternative ways to adopt decisions in a Dutch legal entity. For example, it often remains possible to adopt resolutions outside a meeting, so that a company does not even have to set up an meeting (by electronic means of communication). Particularly in a period of crisis management, rapid and efficient decision-making is important.

Vergaderingen van rechtspersonen via livestream

Op dinsdag 21 april 2020 heeft de Eerste Kamer de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid aangenomen. Deze noodwet zal per direct in werking treden en heeft terugwerkende kracht tot en met 23 maart 2020 – wat betekent dat deze wet ook geldt voor vergaderingen die al vóór gisteren (21 april) werden gehouden of waartoe reeds werd opgeroepen. De noodwet zal (onder voorbehoud van verdere ontwikkelingen) vervallen per 1 september 2020.

De noodwet heeft (onder andere) betrekking op vergaderingen van rechtspersonen die vanwege het COVID-19 virus niet fysiek kunnen plaatsvinden. Deze wet biedt aan alle rechtspersonen de mogelijkheid om vergaderingen te houden door middel van een elektronisch communicatiemiddel zoals Skype, Zoom, BlueJeans, etc.

Aan het houden van een dergelijke vergadering zijn een aantal voorwaarden verbonden:

De vergadering is door aandeelhouders of leden via een elektronisch communicatiemiddel bij te wonen, bijvoorbeeld via een livestream (audio of video)

Het bestuur kan verder bepalen dat er in het geheel geen fysieke vergadering wordt gehouden. Dus niet én-én, maar uitsluitend via livestream.

Besluiten die genomen worden in een elektronische vergadering zijn, op basis van de noodwet, geldig en ongeacht of de statuten deze wijze van vergaderen toelaten (wat voor veel “oudere” statuten niet het geval is).

Met dit voorbehoud: indien, op het tijdstip van het inwerkingtreden van de wet zich al iemand heeft beroepen op de nietigheid van besluiten omdat deze niet in een fysieke vergadering zijn genomen, dan worden die besluiten niet door de noodwet “opeens” geconverteerd in geldige besluiten. Bekrachtiging van dergelijke bestreden besluiten blijft wel mogelijk.

De wet maakt verder duidelijk dat de mogelijkheid om elektronische vergaderingen te houden niet alleen geldt voor aandeelhoudersvergaderingen of ledenvergaderingen, maar voor álle soorten vergaderingen binnen rechtspersonen – zoals bestuursvergaderingen, vergaderingen van de raad van commissarissen, etc.

De oproeping voor de vergadering moet vermelden dat deze langs elektronische weg bij te wonen is

Indien de oproeping al is uitgegaan (bijvoorbeeld voor het inwerkingtreden van deze wet), kan dit tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de vergadering gewijzigd worden om aan te geven dat een elektronische vergadering zal plaatsvinden. Deze gewijzigde oproeping moet op dezelfde wijze verstuurd worden als de oorspronkelijke oproeping.

Aandeelhouders of leden worden in de gelegenheid gesteld om vooraf schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan (bijvoorbeeld per email of via een chatfunctie)

Vragen kunnen tot in principe in ieder geval 72 uur voorafgaand aan de vergadering worden ingediend. De vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord worden en op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de aandeelhouders. Verder moet het, in beginsel, ook mogelijk zijn om tijdens de vergadering nadere vragen te stellen – bijvoorbeeld via dezelfde livestream – om zo een zekere dialoog mogelijk te maken.

In het geval dat niet (geheel) wordt voldaan aan deze vereisten van interactie tijdens de vergadering, heeft dit echter geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden. Het gaat hier om een inspanningsverplichting van het bestuur.

Stemmen kan via een elektronisch communicatiemiddel voorafgaand en/of tijdens de vergadering

Stemmen kunnen voorafgaand aan de vergadering per e-mail of per brief worden uitgebracht of op elektronische wijze tijdens de vergadering. De wijze van stemmen moet in de oproeping voor de vergadering worden aangegeven. Stemmen die vooraf zijn uitgebracht, gelden als stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht.

Naamloze vennootschappen kunnen ook vergaderen ná 30 juni 2020

Voor naamloze vennootschappen, waaronder ook beursgenoteerde vennootschappen, geldt dat de jaarvergadering van aandeelhouders uiterlijk op 30 juni van een jaar moet worden gehouden. De noodwet geeft het bestuur van naamloze vennootschappen de mogelijkheid om deze termijn met maximaal vier maanden te verlengen.

Al met al heeft nu ook Nederland een noodwet op het gebied van vergaderingen van rechtspersonen, waar al eerder vanuit “het veld” om werd gevraagd en waar andere landen voorop liepen. Het is toe te juichen dat er nu een pragmatische deur is opengezet – al blijft het uiteraard een “noodwet”. Wie weet is dit wel het startpunt voor verdere ontwikkelingen op het gebied van virtuele vergaderingen, ook voor als COVID-19 eenmaal geschiedenis is.

Deze noodwet laat overigens onverlet dat er meerdere manieren zijn om besluiten te nemen in een rechtspersoon. Zo blijft het vaak mogelijk om besluiten ook buíten een vergadering te nemen, zodat een onderneming niet eens hoeft toe te komen aan het optuigen van een (elektronische) vergadering. Zeker in een periode waarin sprake zal zijn van crisismanagement, is een snelle en efficiënte besluitvorming van belang.