Public procurement and COVID-19 pandemic [EN/CZ]

The current situation caused by the COVID-19 pandemic introduces a number of legal issues. One of those issues, which we handle for our clients, involves public tenders. We bring you an overview of how the current situation is influencing public tenders and agreements based on public tenders.

Time is of the essence

Taylor Wessing Czech Republic is providing our clients with legal support in many areas in connection with the current situation caused by the COVID-19 pandemic. One of the areas is public procurement. We have prepared an overview of possible effects of the current situation on public procurement.

New public tenders

It is to be assumed under the current circumstances that the supply of certain goods will require hasty execution, and formal proceedings in accordance with the Act on Public Procurement could cause irreparable harm. The main issue in question is especially the fast delivery of face masks, respirators and disinfection supplies to the units of the integrated emergency system (police, healthcare emergency or fire brigade). The following exceptions may be used according to a statement of the Office for Competition as well as the Ministry for regional development.

Negotiated procedure without prior publication. Negotiated procedure without prior publication (jednací řízení bez uveřejnění or JŘBU, in Czech) may be applied where necessary because of an extreme urgency that was unforeseeable by and not attributable to the contracting authority and other forms of simplified procedure cannot be used. In accordance with the statement of the Office for Competition this urgency occurs in case of purchase of goods necessary for management of the COVID-19 threat. This concerns public tenders of face masks and respirators, but this might also concern services connected to the state of emergency or other legal measures (such as social services). It should be noted that some requirements of the Act on Public Procurement still apply in case of JŘBÚ. To these requirements belong for example evidencing basic qualifications or the beneficial owner(s).

Supply without procurement procedure – basic security interests of the Czech Republic and security measures

In consequence of the extraordinary security measures, it is not in many cases possible to conduct a standard public procurement procedure. If there is an urgent need of the supply for managing the current situation (typically face masks, medicinal products or medical devices), it is possible to execute the supply without the public procurement procedure. Other contracts for the protection of health and safety of the general public, doctors and patients also might be considered as contracts aiming to eliminate or minimise the causes that lead to the declaration of a state of emergency. It is essential that the contracting authority differentiates between these extraordinary supplies from common purchases unconnected to the state of emergency (e.g. office supplies or planned construction works).

Existing public contracts

Change of circumstances. The current situation might qualify as a change of circumstances that could not have been predicted by the contracting authority. Such a change might allow a significant change of the public contract. If necessary, it should be possible to increase the volume of supply or change delivery deadlines.

Termination of contracts. We recommend a review of contracts to assess possibilities of contract termination in case of eventual delays, impossibility to perform or other disruption of supply that might occur.

If you are dealing with any of the above stated issues or have any other questions connected to the current situation, please do not hesitate to contact us. We remain at your disposal.

V souvislosti s aktuální situací způsobenou pandemií COVID-19 poskytuje Taylor Wessing Česká republika právní podporu v řadě oblastí. Jednou z nich je zadávání veřejných zakázek. Níže naleznete přehled možných dopadů nynější mimořádné situace na veřejné zakázky.

Čas rozhoduje

V souvislosti s aktuální situací způsobenou pandemií COVID-19 poskytuje Taylor Wessing Česká republika právní podporu v řadě oblastí. Jednou z nich je zadávání veřejných zakázek. Níže naleznete přehled možných dopadů nynější mimořádné situace na veřejné zakázky.

Nové veřejné zakázky

V současné situaci lze předpokládat, že dodávky určitého druhu zboží budou vyžadovat rychlé jednání a formální postup dle zákona o zadávání veřejných zakázek by mohl vést k nenapravitelným újmám. Jedná se zejména o rychlé dodání roušek, respirátorů nebo dezinfekcí složkám záchranného systému. Dle stanoviska Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže i Ministerstva pro místní rozvoj je možné využít následující výjimky.

Jednací řízení bez uveřejnění. Jednací řízení bez uveřejnění (JŘBU) je možné použít, pokud je to nezbytné v důsledku krajně naléhavé okolnosti, kterou zadavatel nemohl předvídat a ani ji nezpůsobil a nelze použít jiné formy zjednodušeného zadávacího řízení. V souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu hospodářskou soutěže jsou tyto okolnosti pro nákup komodit nezbytných pro zvládání nebezpečí COVID19 splněny. Týká se to také zakázek na roušky, respirátory, ale může se případně jednat i o zajištění služeb vyplývajících z nouzového stavu nebo z jiných právních předpisů (může jít např. o různé sociální služby). Je třeba mít však na paměti, že některé požadavky zákona o zadávání veřejných zakázek se uplatní i na JŘBU. Jedná se například o prokázání základní způsobilosti či doložení skutečného majitele.

Dodávka mimo zadávací řízení – základní bezpečnostní zájmy republiky a bezpečnostní opatření

Vzhledem k zvláštním bezpečnostním opatřením není nyní v mnoha případech možné provádět standardní postup zadání veřejných zakázek v zadávacích řízeních. Pokud je tak dodávka urgentně potřebná pro zvládání stávající situace (typicky roušky, léčivé přípravky a lékařské přístroje), je možné ji uskutečnit bez zadávacího řízení. V úvahu připadají i další zakázky pro ochranu zdraví a bezpečnosti veřejnosti, lékařů a pacientů či zakázky k odstranění/zmírnění důvodů pro vyhlášení nouzového stavu.

Pro zadavatele je pak zásadní rozlišit tyto dodávky od zakázek na běžné nákupy, které s nouzovým stavem nesouvisejí (například plánovaný nákup kancelářských potřeb či plánované stavební úpravy). 

Stávající vztahy na základě veřejné zakázky

Změna okolností. Současná situace může představovat změnu okolností, kterou zadavatel nemohl předvídat. Taková změna by mohla umožnit podstatnou změnu závazku vzniklého na základě veřejné zakázky. V případě potřeby by tak mělo být možné např. navýšit přiměřeně objem dodávek či stanovit jiné nové lhůty plnění.

Ukončení smluv. Doporučujeme revizi smluvních ujednání ohledně možností ukončení smlouvy s ohledem na případná prodlení, nemožnost plnění či jiné obtíže s dodávkami, které mohou v této době nastat.

Pokud řešíte některý z výše uvedených problémů nebo jakékoliv jiné otázky spojené se současnou situací, neváhejte se na nás, prosím, obrátit. Jsme tu pro Vás.