This article is also available in Polish.

Will the capital group be able to cooperate in fulfilling their obligations under the Act on Whistleblowers? If so, to what extent?

Yes, some entities required to implement an internal whistleblowing procedure will be able to cooperate to a limited extent in the implementation of legal obligations. This is particularly important for  companies operating within a capital group. The option will apply to the private entities that employ at least 50, and no more than 249, persons. If they choose to do so, they will be required to enter into an agreement setting forth the common rules for receiving and verifying internal notifications and conducting internal investigations, provided that these activities comply with legal requirements. 

Local government units will be able to establish common internal whistleblowing procedures as part of joint services, provided that their distinctiveness and independence from the external whistleblowing procedures and subsequent actions are ensured. It should be emphasized that this is not a legal obligation but an entitlement, aimed at making the proposed solutions more effective.

In addition, companies operating within the group will be able to cooperate by authorizing an external entity, as described in the next question.

Will it be possible to authorise a third party to perform duties under the Act on Whistleblowers?

Yes, it will be possible to authorize an independent external entity to receive internal reports of violations of the law. This information should be included in the internal whistleblowing procedure, and this may also apply to group companies.

Authorization of an external entity to accept reports of violations of the law will require an agreement with the entity to: (i) handle the acceptance of internal notifications, (ii) confirm the acceptance of the notifications, (iii) provide feedback, and (iv) provide information on the internal notification procedure using technical and organizational solutions to ensure compliance of these activities with the proposed law. In addition, an agreement with an external entity will have to specify the rights and obligations of that entity related to the processing of personal data. 

Importantly, any entity that is required to implement an internal whistleblowing procedure will be able to authorize a third party to perform statutory functions. The number of people hired, as opposed to resource sharing, will not affect the ability to use this solution. The proposed law is aimed at facilitating the implementation of statutory obligations and increasing the efficiency of the whistleblowing procedure. It also seeks to reduce the burden for companies that do not have internal resources to manage whistleblowing issues. 

Despite these worthy aims, doubts have arisen as to whether it will be possible to authorize an external entity to conduct follow-up activities, including investigations, as we explained here.

In connection with the acceleration of legislative work on the draft act, it is worth taking the first steps now to implement the relevant procedures and prepare logistically to meet the new legal obligations. If you have any questions or doubts about the proposed legislation and your legal obligations, our experts are here to help. Feel free to contact us! 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Czy spółki z grupy kapitałowej będą mogły współpracować przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach? Jeśli tak, to w jakim zakresie?

Tak, niektóre podmioty zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będą mogły w ograniczonym zakresie współpracować przy realizacji ustawowych obowiązków. Ma to szczególne znaczenie dla spółek funkcjonujących w ramach grupy kapitałowej. Mowa tutaj wyłącznie o podmiotach prywatnych, zatrudniających co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, które będą mogły współpracować przy realizacji obowiązków dotyczących sygnalistów. Wówczas, podmioty te będą zobowiązane do zawarcia umowy, na podstawie której ustalą wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających, pod warunkiem zapewnienia zgodności tych czynności z wymogami prawnymi. 

Jednostki samorządu terytorialnego będą mogły ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi pod warunkiem zapewnienia ich odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Warto podkreślić, że nie jest to obowiązek prawny, a uprawnienie które zmierza do zapewnienia większej funkcjonalności projektowanych rozwiązań.

Ponadto spółki z grupy kapitałowej będą mogły współpracować na zasadzie upoważnienia podmiotu zewnętrznego, o czym szczegółowo w kolejnym pytaniu.

Czy będzie można upoważnić podmiot trzeci do wykonywania obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach?

Tak, będzie można upoważnić niezależny i obiektywny podmiot zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa. Informacja ta powinna zostać zawarta w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, przy czym dotyczyć to może także spółek z grup kapitałowych.

Upoważnienie podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa będzie wymagało zawarcia z tym podmiotem umowy w celu: (i) powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, (ii) potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, (iii) przekazywania informacji zwrotnej oraz (iv) dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z projektowaną ustawą. Ponadto, umowa zawierana z podmiotem zewnętrznym będzie musiała określać szczegółowe prawa i obowiązki tego podmiotu związane z przetwarzaniem danych osobowych. 

Co istotne, każdy podmiot obowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie mógł upoważnić podmiot trzeci do realizacji ustawowych obowiązków. Stan zatrudnienia w przeciwieństwie do współdzielenia się zasobami nie wpłynie na możliwość skorzystania z tego rozwiązania. Projektowane przepisy mają również na celu ułatwienie realizacji ustawowych obowiązków i przyczynić się do zapewnienia efektywności procedury zgłoszeń naruszeń prawa, a także dąży do odciążenia przedsiębiorstw, które nie dysponują wewnętrznymi zasobami do zarządzenia zagadnieniami związanymi z sygnalistami. 

Zwracamy jednak uwagę na pojawiające się wątpliwości, czy możliwe będzie upoważnienie podmiotu zewnętrznego do prowadzenia działań następczych w tym postępowania wyjaśniającego, o czym pisaliśmy tutaj.

W związku z przyspieszeniem prac legislacyjnych nad projektowaną ustawą warto już teraz podjąć pierwsze kroki w celu wdrożenia stosownych procedur i logistycznie przygotować się do spełnienia nowych obowiązków. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących projektowanych przepisów oraz Państwa obowiązków prawnych, nasi eksperci służą pomocą. Zapraszamy do kontaktu!