This article is also available in Polish.

On Wednesday, March 6th, a new draft act on the protection of whistleblowers was published on the website of the Government Legislation Center. The Ministry of Family, Labour, and Social Policy, its author, has considered many of the demands made during a public consultation. In this article, we discuss the most important changes.

Introduction of the concept of a “whistleblower” into the draft act

Firstly, it is worth noting the change of the act's title itself, which introduces the concept of a ‘’whistleblower’’ into the legislative language instead of the previously used term "person reporting legal violations." This seemingly minor change has major legal significance, as it will legally sanction the already adopted concept of a “whistleblower”. 

Scope of the draft Act

The second significant change is the expansion of the scope of the Act. In addition to the areas covered in the earlier drafts, the legislator has decided that a violation of the law includes actions or omissions contrary to the act or aimed at circumventing the law concerning also:

• human and citizen's rights and freedoms;
• corruption;
• human trafficking;
• labour law.

This expansion of the scope of the Act should certainly be received positively, especially the addition of the area of labour law. Time will tell whether this will raise doubts about the actual extent of the application of these new procedures as compared with the existing solutions in labour law.

Anonymous reporting

Another significant change is the direct indication in the draft Act that a legal entity, the Ombudsman, and a public authority may accept reports made anonymously, giving these entities the right to choose whether they want to consider anonymous reports or not. If information about a legal violation was reported anonymously and the legal entity, the Ombudsman, or the public authority does not accept such reports, the provisions of the Act will not apply. If a legal violation was reported anonymously and the legal entity, the Ombudsman, or the public authority accepts such reports, the provisions of the Act will apply, with exceptions such as the obligation to inform the whistleblower about the forwarding of the report by the Ombudsman to the competent authority or about that authority’s feedback. On the one hand, giving the right to choose to legal entities, the Ombudsman, and the public authority gives them some flexibility; on the other hand, it could be a loophole for the authorities or the legal entities to not accept anonymous reports. However, it should be remembered that the Act's provisions do not exclude separate regulations providing a special procedure for reporting legal violations, including considering information about legal violations reported anonymously, e.g., in the case of publicly traded companies, banks, or institutions bound by the AML regime.

Compensation and satisfaction for the whistleblower 

An important change introduced by the draft Act is also the introduction of compensation and satisfaction for the whistleblower against whom retaliatory actions were taken. The compensation is provided for in the draft Act in the amount not lower than twelve times the average monthly salary in the national economy in the previous year, published, for pension purposes, in the Official Gazette of the Republic of Poland "Monitor Polski" by the President of the Central Statistical Office, applicable from the second quarter of each year for a period of one year, and the right to satisfaction.

Clarification of the 50-person threshold

It also seems essential to clarify how the threshold of 50 people, which triggers the requirement to adopt the procedure for reporting legal violations and the application of the provisions of the draft Act, is counted. These provisions apply to a legal entity where, according to the status on January 1 or July 1 of the given year, at least 50 people perform paid work. However, employees calculated as full-time equivalents or persons performing work for remuneration on a basis other than an employment relationship, as long as such persons do not subcontract their work, regardless of the basis of employment, are included in the number of 50 people performing paid work for a legal entity.

Extended vacatio legis

The draft Act also extended the period in which it will be necessary to comply with the Act’s provisions. The planned Act is scheduled to come into force after 3 months from the date of publication, except for the provisions of chapter 4 (concerning external reporting), which will start to apply after 6 months from the date of announcement.

The changes seem to be moving in the right direction, adjusting the draft Act to the wording of the Directive and clarifying some of the draft's provisions. They also give businesses a little more time to implement the necessary procedures once they come into force.

Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.

Pojawił się nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów.

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został w środę, 6 marca b.r., nowy projekt  ustawy o ochronie sygnalistów. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, będące jego autorem, uwzględniło wiele spośród postulatów strony społecznej. W niniejszym artykule omawiamy najważniejsze zmiany.

Wprowadzenie pojęcia „sygnalisty” do projektu ustawy.

W pierwszej kolejności wskazać należy na zmianę samego tytułu ustawy, który wprowadza do języka ustawowego pojęcie „sygnalista” zamiast dotychczas używanego sformułowania „osoba zgłaszająca naruszenia prawa”. Ta z pozoru drobna zmiana ma jednak doniosłe znaczenie prawne, jako że prawnie sankcjonuje przyjęte już w obrocie pojęcie „sygnalisty”.

Zakres przedmiotowy projektu ustawy

Drugą istotną zmianą jest rozszerzenie zakresu przedmiotowego ustawy. Oprócz dotychczas przewidzianych obszarów ustawodawca zdecydował, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące także:

• wolności i praw człowieka i obywatela;
• korupcji;
• handlu ludźmi;
• prawa pracy.

Z pewnością rozszerzenie tego katalogu powinno być odebrane pozytywnie, zwłaszcza dodanie obszaru prawa pracy. Czas pokaże czy jednak będzie to rodziło wątpliwości w odniesieniu do dotychczas obowiązujących na gruncie prawa pracy rozwiązań, takich jak na przykład procedury antymobbingowej i iwzajemnych relacji tych procedur z procedurą dotyczącą zgłaszania naruszeń prawa..

Zgłoszenia anonimowe

Kolejną istotną zmianą jest wskazanie wprost w projekcie ustawie, że podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo dając tym podmiotom prawo wyboru, czy chcą one czy nie chcą rozpatrywać zgłoszeń anonimowo. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona a podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny nie przyjmują takich zgłoszeń, nie stosuje się przepisów ustawy. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona a podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przyjmują takie zgłoszenia, stosuje się przepisy ustawy, z wyjątkiem na przykład obowiązku poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich do właściwego organu czy przekazania mu informacji zwrotnej przez organ publiczny. Z jednej strony danie prawa wyboru podmiotom prawnym, Rzecznikowi Praw Obywatelskich oraz organowi publicznemu pozostawia pewną elastyczność, z drugiej strony może być furtką do nieprzyjmowania zgłoszeń anonimowych przez te podmioty. Pamiętać jednak należy, że przepisy ustawy nie wyłączają przepisów odrębnych przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywanie informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo np. w przypadku spółek giełdowych, banków czy instytucji obowiązanych na gruncie AML.

Odszkodowanie i zadośćuczynienie dla sygnalisty

Ważną zmianą wprowadzoną projektem ustawy jest także wprowadzenie odszkodowania oraz zadośćuczynienia dla sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych. Odszkodowanie to przewidziane jest w projekcie ustawy w wysokości nie niższej niż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, stosowanego od drugiego kwartału każdego roku przez okres jednego roku, i prawo do zadośćuczynienia.

Doprecyzowanie progu 50 osób

Istotne zdaje się być także doprecyzowanie jak liczony jest próg 50 osób, których zatrudnienie powoduje konieczność przyjęcia procedury zgłaszania naruszeń prawa i podlegania pod przepisy projektu ustawy. Przepisy te stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Wydłużone vacatio legis

W projekcie wydłużono także okres, w którym konieczne będzie dostosowanie się do przepisów ustawy. Projektowana ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów rozdziału 4 (dotyczącego zgłoszeń zewnętrznych), które zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Zmiany wydają się iść w dobrym kierunku, dostosowują projekt ustawy do brzmienia Dyrektywy oraz doprecyzowują także niektóre postanowienia projektu. Dają też przedsiębiorcom trochę więcej czasu na wdrożenie niezbędnych procedur po jej wejściu w życie. 

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie do projektu ustawy o ochronie sygnalistów nasi eksperci służą pomocą.