This article is also available in Polish.
What will external reports look like and who will be responsible for them?
External reports are a means of reporting violations of law that whistleblowers will be able to use in communicating directly with the Ombudsman or the competent public authorities, without having to make internal reports within the legal entity where the violation occurred, or to report violation of law in entities that will not be required to implement an internal whistleblowing procedure. It will be the whistleblower’s choice whether to report violation of law internally or externally.
The authorities responsible for receiving external reports will be the Ombudsman and other competent public authorities (e.g. the Polish Financial Supervision Authority, the Office of Competition and Consumer Protection and the General Inspector of Financial Information). However, the draft provisions do not specify the competences of the respective authorities, and the authority responsible for receiving external reports, conducting a preliminary examination of such reports and forwarding them to the competent public authority for appropriate follow-up action will be the Ombudsman, based on the external whistleblowing procedure which the Ombudsman will be obliged to establish.
Public authorities will be required to establish their own external whistleblowing procedures for receiving the external reports and undertaking follow-up actions. At the whistleblower's request, the public authority responsible for following up an external report will be obliged to issue a whistleblower status certificate. The deadline for issuing a certificate will be a maximum of one month from the date of receipt of the whistleblower's request for such a document.
If it is not possible to determine the competent authority, the Ombudsman will be obliged to accept and process the external whistleblower report on its own, based on the established external whistleblowing procedure.
How should the external reports be made?
External reports will be made on the basis of and in accordance with the external whistleblowing procedure established by the Ombudsman and the public authorities. The Ombudsman will receive external whistleblower reports, conduct a preliminary review and forward them to the appropriate public authority for follow-up action within 14 days of the whistleblower's external report. As with internal whistleblower reports, external whistleblower reports can be made orally or in writing. An oral report may be made by telephone or electronic means of communication. An oral report may be made via a recorded or unrecorded telephone line or other voice communication system (e.g., voice messages or forms with a recording option), as well as during an in-person meeting with the entity responsible for receiving the external whistleblower reports.
An oral report made with the consent of the whistleblower over a recorded telephone line or other recorded voice communication system must be documented in the form of: (a) a retrievable recording of the call, or (b) a complete and accurate transcription of the call made by the entity receiving the external whistleblowing report. Conversely, an oral report made over a unrecorded telephone line or other unrecorded voice communication system will be documented in the form of a an account of the conversation made by the entity receiving the external whistleblowing report, which reconstructs the exact course of the conversation. The whistleblower will have the opportunity to review, correct and approve the transcript or record of the conversation by signing it.
At the whistleblower’s request, an oral report may be made during an in-person meeting to be arranged within 14 days of receipt of the request. In this case, with the consent of the whistleblower, the report will be documented in the form of: (a) a searchable recording of the conversation, or (b) a record of the meeting made by the entity receiving the external whistleblower report, which accurately reflects the course of the meeting. In this case, the whistleblower may review, correct and approve the an account of the meeting by signing it.
Written external whistleblower reports may be made on paper or electronically. External whistleblower reports on paper may be made to the postal address provided by the Ombudsman or the public authority receiving the external whistleblower report. An electronic external whistleblower report may be made to the e-mail address / electronic mailbox / electronic delivery address specified by the Ombudsman or the public authority receiving the external whistleblower report. In addition, it will be possible to make an external whistleblower report using a dedicated web page form or an application designated by the public authority as the application for making the external whistleblower reports.
In connection with the acceleration of legislative work on the draft act, it is worth taking the first steps now to implement the relevant procedures and prepare logistically to meet the new legal obligations. If you have any questions or doubts about the proposed legislation and your legal obligations, our experts are here to help. Feel free to contact us!
Procedura zgłoszeń zewnętrznych
Czym będą zgłoszenia zewnętrzne i jaki organ będzie za nie odpowiedzialny?
Zgłoszenia zewnętrzne to forma zgłaszania naruszeń prawa, które będą mogły być dokonywane przez sygnalistów bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub właściwych organów publicznych, bez konieczności dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie prawnym, w którym doszło do naruszenia. Możliwe to będzie także celem dokonania zgłoszenia naruszeń prawa w podmiotach, które nie będą zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych . Co istotne, to sygnalista będzie miał wybór, czy dokona zgłoszenia wewnętrznego czy zewnętrznego.
Organami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych będą RPO oraz inne właściwe kompetencyjnie organy publiczne (np. KNF, UOKIK, czy GIIF). Przy czym projektowane przepisy nie określą kompetencji właściwych organów, a organem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszeń zewnętrznych, dokonanie ich wstępnej weryfikacji i przekazanie właściwemu organowi publicznemu w celu podjęcia stosownych działań następczych będzie RPO, na podstawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, którą będzie obowiązany ustalić.
Organy publiczne będą zobowiązane do ustalenia własnych procedur przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wskutek zgłoszenia zewnętrznego, będzie zobowiązany do wydania zaświadczenia o statusie sygnalisty. Termin na wydanie takiego zaświadczenia będzie wynosił maksymalnie miesiąc od dnia otrzymania od sygnalisty żądania wydania takiego dokumentu.
Jeśli nie będzie możliwe określenie właściwego organu publicznego, RPO będzie zobowiązany do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego we własnym zakresie, na podstawie ustanowionej procedury zgłoszeń zewnętrznych.
W jaki sposób będzie należało dokonać zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa?
Zgłoszenia zewnętrzne będą dokonywane na podstawie i w trybie procedury zgłoszeń zewnętrznych określonej przez RPO oraz inne organy publiczne. RPO będzie przyjmował zgłoszenia o naruszeniach prawa, dokonywał ich wstępnej weryfikacji i przekazywał organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia przez sygnalistę. Zgłoszenie zewnętrzne będzie mogło być dokonane, tak jak w przypadku zgłoszeń wewnętrznych - ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne będzie mogło być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenia ustne będą mogły być dokonywane za pośrednictwem nagrywanej bądź nie linii telefonicznej lub innego systemu komunikacji głosowej (np. wiadomości głosowe czy formularze z opcją nagrywania), a także w trakcie osobistego spotkania z podmiotem odpowiedzialnym za przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą sygnalisty, będą dokumentowane w formie: (a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub (b) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne. Z kolei, zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy sporządzonego przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne, który odtworzy dokładny przebieg tej rozmowy. Sygnalista będzie mógł dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne będzie mogło być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie będzie dokumentowane w formie: (a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub (b) protokołu spotkania przygotowanego przez podmiot odbierający zgłoszenie zewnętrzne, który odtworzy dokładny przebieg tego spotkania. W tym przypadku zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Zgłoszenia pisemne będą mogły być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenia w postaci papierowej, będą mogły być dokonane na adres do korespondencji wskazany przez RPO lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie. Natomiast zgłoszenia w postaci elektronicznej, będą mogły być dokonane na adres poczty elektronicznej / elektronicznej skrzynki podawczej /doręczeń elektronicznych, wskazany przez RPO lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne. Ponadto, będzie możliwe dokonanie zgłoszenia zewnętrznego za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
W związku z przyspieszeniem prac legislacyjnych nad projektowaną ustawą warto już teraz podjąć pierwsze kroki w celu wdrożenia stosownych procedur i logistycznie przygotować się do spełnienia nowych obowiązków. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących projektowanych przepisów oraz Państwa obowiązków prawnych, nasi eksperci służą pomocą. Zapraszamy do kontaktu!
