This article is also available in Polish.

Continuing the topic of whistleblowing, our experts analyse the areas that are likely to be affected by breach of law reporting. We also examine the question of who qualifies as a whistleblower under the draft law. Additionally, we consider whether stock exchange-listed companies that already operate whistleblowing procedures are exempt from the obligations imposed by the Act on Whistleblowers.

Are stock exchange-listed companies, banks or obligated institutions (AML), which already operate whistleblowing procedures exempt from the obligations imposed by the Act on Whistleblowers?

No. Although listed companies are required to have whistleblowing procedures based on the provisions of the Public Offering Act, and obligated institutions should have such procedures based on the provisions of the Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism Act, this does not mean that these entities are exempt from the obligation to adapt their procedures to the provisions of the Whistleblower Act. They should apply "their" industry regulations in the first place, and the provisions of the Whistleblower Act as an additional safeguard. That is, if the provisions of the Public Offering Act clearly indicate the recipient of the information, it cannot be changed on the basis of the Whistleblower Act. On the other hand, since the regulations for listed companies do not say anything about keeping a register of the reports, the provisions of the Whistleblower Act will apply.

What areas are likely to be affected by the reported breaches of law? 

The whistleblower will be entitled to report violations in the following areas: 

• public procurement (excluding defence and security),
• services, products and financial markets, 
• anti money laundering and the financing of terrorism, 
• product safety and compliance, 
• transport safety, 
• environmental protection, 
• radiological and nuclear safety, 
• food and feed safety, 
• animal health and welfare, 
• public health, 
• consumer protection, 
• protection of privacy and personal data, 
• security of information and communication networks and systems, 
• financial interests of the Treasury of the Republic of Poland, local government and EU units, 
• the EU internal market, including public competition and state aid rules and corporate taxation.

In addition, legal entities will be able to voluntarily enable internal reporting of violations of applicable internal regulations (e.g. internal policies and procedures, labour law rules and regulations) or established ethical standards (e.g. codes of conduct).

However, whistleblowing will not be possible in the following areas: classified information, information covered by the secrecy of the medical and legal professions, information covered by the secrecy of judicial deliberations, parts of information covered by criminal proceedings (i.e. pre-trial and in camera proceedings) and information related to defence and security procurement.

Who can be a whistleblower? 

A whistleblower is almost any natural person who reports internally or externally or publicly discloses information about a violation of the law obtained in a work-related context, i.e.: an employee, including a temporary worker, a person providing work on a basis other than an employment relationship, including on the basis of a civil law contract (e.g. contractor or  artist), an employee, including a temporary employee, a person providing work on a basis other than an employment relationship, including on the basis of a civil law contract (e.g. mandate contract or specific-task contract), an entrepreneur, shareholder or partner, as well as a member of a body of a legal person or organisational unit without legal personality, a person who performs work under the supervision and direction of a contractor, subcontractor or supplier, including on the basis of a civil law contract, a trainee, volunteer and apprentice, as well as officers of broadly defined uniformed services (e.g. police, internal security agency ("ABW"), Central Anti-Corruption Bureau ("CBA"), border guards) and soldiers.
A whistleblower will be able to report violations both before and after the legal relationship linking them to the legal entity has ended, so job applicants and former employees can be whistleblowers too.

Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.

Kto jest sygnalistą i jakie zagadnienia mogą być przedmiotem zgłoszenia

Kontynuując temat whistleblowingu, nasi eksperci analizują obszary, na które może mieć wpływ zgłaszanie naruszeń prawa. Badamy również kwestię tego, kto kwalifikuje się jako sygnalista zgodnie z projektem ustawy. Dodatkowo rozważamy, czy spółki giełdowe, które już prowadzą procedury zgłaszania nieprawidłowości, są zwolnione z obowiązków nałożonych przez ustawę o sygnalistach.

Czy spółki giełdowe, banki lub instytucje obowiązane (AML), które mają wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości, będą zwolnione z obowiązków nałożonych ustawą o sygnalistach?

Nie. Choć spółki giełdowe mają obowiązek posiadania procedur whistleblowingowych w oparciu o treść przepisów ustawy o ofercie publicznej zaś instytucje obowiązane winny posiadać takie procedury w oparciu o przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, nie oznacza to jednak, że podmioty te są wolne od obowiązku dostosowania swoich procedur do przepisów Ustawy o sygnalistach. Powinny one stosować "swoje" przepisy branżowe w pierwszej kolejności, a przepisy Ustawy o sygnalistach uzupełniająco. Czyli jeśli przepis o ofercie jasno wskazuje odbiorcę informacji, to nie można tego zmienić na podstawie Ustawy o sygnalistach. Z kolei ponieważ przepisy dla spółek giełdowych nie mówią nic o prowadzeniu rejestru, to właśnie uzupełniająco stosować się będzie tutaj przepisy Ustawy o sygnalistach.

Jakich dziedzin będą mogły dotyczyć zgłaszane nieprawidłowości?

Sygnalista będzie uprawniony do zgłoszenia odnotowanej nieprawidłowości w następujących obszarach:

• zamówienia publiczne (z wyłączeniem dziedziny obronności i bezpieczeństwa),
• usługi, produkty i rynki finansowe,
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska,
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
• bezpieczeństwo żywności i pasz,
• zdrowie i dobrostan zwierząt,
• zdrowie publiczne,
• ochrona konsumentów,
• ochrona prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesy finansowe skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE,
• rynek wewnętrzny UE, w tym publiczno-prawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowanie osób prawnych.

Dodatkowo, podmioty prawne będą mogły dobrowolnie umożliwić wewnętrzne zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych (np. polityki i procedury wewnętrzne, regulaminy w rozumieniu prawa pracy) lub ustanowionych standardów etycznych (np. kodeksy postępowania).

Z kolei, zgłoszenie nieprawidłowości nie będzie możliwe w następujących obszarach: informacje niejawne, informacje objęte tajemnicą zawodów medycznych oraz prawniczych, informacje objęte tajemnicą narady sędziowskiej, części informacji objętych postępowaniem karnym (tj. postępowanie przygotowawcze oraz rozprawy prowadzone z wyłączeniem jawności), a także informacji związanych z zamówieniami publicznymi w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa.

Kto będzie mógł zostać sygnalistą?

Sygnalistą będzie mogła zostać niemalże każda osoba fizyczna zgłaszająca wewnętrznie lub zewnętrznie lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, tj.: pracownik, w tym pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zleceniobiorca czy wykonawca dzieła), przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, a także członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz oraz praktykant, a także funkcjonariusze szeroko pojętych służb mundurowych (np. policji, ABW, CBA, straży granicznej) i żołnierze.
Sygnalista będzie uprawniony do zgłaszania naruszeń zarówno przed nawiązaniem, jak i po ustaniu stosunku prawnego łączącego go z podmiotem prawnym, zatem kandydaci do pracy czy byli pracownicy również będą mogli zostać sygnalistami.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie projektu ustawy nasi eksperci służą pomocą.