This article is also available in Polish.

Continuing with the topic of whistleblowing, our experts this time examine all details connected to whistleblower protection and anonymous.

Will the person assisting the whistleblower be granted statutory protection? 

Under the draft Act, the person who assisted the whistleblower in making the report, as well as the person associated with the whistleblower, will be adequately protected under the whistleblower provisions. The same protection will be given to the legal entity that assisted the whistleblower in making the report

What will whistleblowers be protected against and what constitutes retaliation under the proposed Act on Whistleblowers?

The draft Act indicates that a whistleblower will be protected against retaliation. The draft Act provides an open catalogue of possible retaliatory actions, which include, in particular: 

• refusal to enter into an employment relationship; 
• termination or dismissal without notice of the employment relationship;
• refusal to establish a fixed-term employment contract or an indefinite-term employment contract after termination of a probationary contract, refusal to enter into another fixed-term employment contract or to enter into an indefinite-term employment contract after termination of a fixed-term employment contract - where the employee had a legitimate expectation that such a contract would be entered into with him;
• reduction in the amount of remuneration for work;
• withholding of promotion or omission from promotion;
• omission from or reduction in the amount of work-related benefits other than remuneration;
• transfer of the employee to a lower position;
• suspension from the employee's employment or duties;
• transfer to another employee of the employee's existing duties;
• unfavourable change in the place of work or work schedule;
• adverse performance appraisal or negative job opinion;
• imposition or application of a disciplinary measure, including a financial penalty, or a measure of a similar nature;
• coercion, intimidation or exclusion
• bullying
• discrimination;
• unfavourable or unjust treatment;
• withholding of participation or omission from the selection process for participation in professional qualifications training;
• unjustified referral for medical examination, including psychiatric examination, insofar as separate regulations provide for employee referral for such examination;
• actions aimed at making it more difficult for the employee to find a future job in a given sector or industry on the basis of an informal or formal sectoral or industry agreement;
• causing financial loss, including economic loss, or loss of income;
• infliction of other immaterial damage, including damage to personal rights, in particular the reputation of the applicant. 

Prohibition of retaliation applies also to non-employees. In addition, the following actions will also be considered retaliation: (i) the termination, cancellation or termination without notice of a contract to which the whistleblower is a party, in particular for the sale or supply of goods or the provision of services, and (ii) the imposition of an obligation or the refusal to grant, limit or withdraw an entitlement, in particular a concession, permit or licence. The threat or attempted use of any of the above measures will also be considered retaliation.

Can reports be made only anonymously?

As a rule, no, at least there is no obligation in the draft Act for entities with appropriate procedures in place to verify anonyous reports. The draft Act does not require that whistleblowers make reports or public disclosures only anonymously. At the same time, the draft Act does not preclude separate provisions sanctioning a special procedure for reporting violations of law, including the handling of information on violations of law reported anonymously, e.g. in the case of obligated institutions, banks or listed companies.
This means that it will be up to the whistleblower to decide whether to disclose their identity at the stage of making a report or public disclosure. At the same time, in practice, whistleblowers may be afraid of negative consequences of their reporting or public disclosure, so they will undoubtedly be more willing to report violations anonymously.
The draft Act provides whistleblowers with anonymity/protection of their identity from unauthorised disclosure. A whistleblower's personal information will not be disclosed to unauthorised persons without the whistleblower's express consent.
If information about a violation of law is reported anonymously to a legal entity or public authority or disclosed publicly and the whistleblower's identity is subsequently revealed and the whistleblower suffers retaliation, the whistleblower will be protected, provided that the report or disclosure concerns truthful information and is made in good faith. 
The legal entity is obliged to ensure that the reporting rules protect the confidentiality of the identity not only of the whistleblower but also of the reported person and any third party identified in the report. Confidentiality protection applies to any information from which a person's identity can be directly or indirectly identified.

Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.

Ochrona sygnalisty i zgłoszenia anonimowe.

Kontynuując temat whistleblowingu, nasi eksperci tym razem analizują wszystkie szczegóły związane z ochroną sygnalistów i anonimowością.

Czy osoba pomagająca sygnaliście będzie objęta ochroną?

Tak, zgodnie z projektem ustawy osoba pomagająca sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, a także osoba powiązana ze zgłaszającym, będzie podlegała odpowiedniej ochronie na zasadach przysługujących sygnaliście. Taka sama ochrona zostanie przyznana osobie prawnej, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.

W jaki sposób sygnaliści będą chronieni i co będzie stanowić odwet zgodnie z proponowaną Ustawą o Sygnalistach?

Projektowana ustawa wskazuje, że sygnalista będzie chroniony przed działaniami odwetowymi, przy czym przewiduje ona otwarty katalog możliwych działań odwetowych, które polegają w szczególności na: 

• odmowie nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po zakończeniu zatrudnienia na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po zakończeniu zatrudnienia na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników lub opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również osób niebędących pracownikami. Ponadto, za działania odwetowe będą uważane także następujące działania: (i) wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest zgłaszający, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług oraz (ii) nałożenie obowiązku bądź odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Za działanie odwetowe uważana będzie także groźba zastosowania lub próba zastosowania jakiegokolwiek z wyżej wymienionych środków. 

Czy zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie anonimowo?

Co do zasady nie, a przynajmniej brak jest na ten moment w projekcie ustawy obowiązku podmiotów posiadających stosowne procedury do weryfikowania anonimowych zgłoszeń. Projektowana Ustawa nie zobowiązuje sygnalistów do dokonywania zgłoszeń lub ujawnień publicznych wyłącznie anonimowo. Wydaje się też, że w pewien sposób uprzywilejowuje zgłoszenie nieanonimowe. Projektowana Ustawa nie wyłącza też odrębnych przepisów przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, w tym rozpatrywania informacji o naruszeniu prawa zgłoszonych anonimowo, np. w przypadku instytucji obowiązanych, banków czy spółek giełdowych.

Oznacza to, że to od sygnalisty będzie zależało czy chce ujawniać swoją tożsamość już na etapie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. W praktyce sygnaliści mogą obawiać się poniesienia negatywnych konsekwencji dokonanego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, stąd niewątpliwie chętniej będą informować o odnotowanych nieprawidłowościach w sposób anonimowy.

Projektowana Ustawa zapewnia sygnalistom anonimowość / ochronę ich tożsamości przed nieuprawnionym ujawnianiem. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.

Jeżeli informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona podmiotowi prawnemu lub organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty i doświadczył on działań odwetowych, sygnalista podlegać będzie ochronie, pod warunkiem, że zgłoszenie lub ujawnienie nieprawidłowości dotyczy prawdziwych informacji i zostaje dokonane w dobrej wierze. 

Podmiot prawny będzie zobowiązany do zapewnienia by zasady dokonywania zgłoszeń zapewniały ochronę poufności tożsamości nie tylko sygnalisty, ale i osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz jakiejkolwiek osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy wszelkich informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość danej osoby. 

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie projektu ustawy o ochronie sygnalistów nasi eksperci służą pomocą.