Employers obliged to declare work accidents electronically as of 2026

This article is also available in Czech.

The Ministry of Labour and Social Affairs has prepared new government regulation on employers’ responsibilities when an accident at work occurs.

A major change is that first notification of accidents at work and submitting full reports on such will only be done electronically – via the digital portal of the State Labour Inspection Office (SÚIP).

The aim is to simplify and speed up the accident reporting process, reduce administrative burden (ensuring faster processing), modernize the entire accident reporting system, achieve simpler overviews of reports (employers will be able to see all their reports on the SÚIP digital portal), and reduce error rates (electronic forms can come with preventative controls).

Major changes from current practice

1. Accident Books are still required: They can be kept electronically or on paper. All reporting to authorities, however, must be submitted electronically via digital portal.
2. Categorization of accidents: Work accidents are now to be divided into four categories:
   • fatal,
   • serious (hospitalization for more than 5 days, life-threatening or multi-person accidents),
   • other (accidents with incapacity to work for more than 3 days),
   • minor (accidents with incapacity to work for less than 3 days or without incapacity to work; such incidents still need to be recorded in the Accident Book).
3. SÚIP digital portal: Employers identify themselves when logging into the SÚIP portal, then fill in electronic forms for both accident-at-work notification and to enter a full report of the accident. After filling in all the details, the employer can save and print these forms and then send them to the appropriate regional labor inspectorate or mining authority (later corrections, modifications, or additions will also be possible).
4. Deadlines: Full reports of an accident at work must be submitted via digital portal up to 15 days after the employer learned of the accident or was able to / supposed to learn of it. Initial notification of an accident at work must take place without undue delay, because to properly assess accidents at work the authorities need to be informed in time. With fatal accidents or serious accidents, notification must take place via digital portal.
5. Flexibility with online forms: The government regulations do not themselves specify fixed forms, only mandatory requirements for initial accident at work notification and then full reports of the accident. These requirements have been made to reflect actual needs in practice. The SÚIP will publish their specific structure and format. The idea is that there can then be the flexibility to respond to technical changes without further need to amend legislation.

So, what do you think? Are you feeling ready for this?

Zaměstnavatelé budou muset od roku 2026 hlásit pracovní úrazy výhradně elektronicky

Ministerstvo práce a sociálních věcí připravilo nové nařízení vlády o povinnostech zaměstnavatele při pracovních úrazech.

Zásadní novinkou je, že ohlášení a zasílání záznamu o pracovních úrazech bude probíhat výhradně elektronicky – prostřednictvím digitálního portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP).

Cílem je zjednodušit a zrychlit proces hlášení úrazů, snížit administrativní zátěž (zajistit tak rychlejší vyřizování), modernizovat celý systém evidence úrazů, dosáhnout větší přehlednosti o provedených hlášeních (zaměstnavatelé najdou všechna svá hlášení v digitálním portálu SÚIP) a menší chybovosti (elektronické formuláře slibují kontrolní mechanismy).

Klíčové změny oproti současné praxi

1. Kniha úrazů zůstává: Lze ji vést elektronicky i papírově. Veškerá hlášení vůči příslušným úřadům však musí probíhat elektronicky pomocí digitálního portálu.
2. Členění úrazů: Nově se pracovní úrazy dělí do čtyř kategorií:
   • smrtelné,
   • závažné (hospitalizace nad 5 dní, životu nebezpečný nebo hromadný úraz),
   • ostatní (úrazy s pracovní neschopností delší než 3 dny),
   • drobné (úrazy s pracovní neschopností kratší než 3 dny nebo bez pracovní neschopnosti; tyto se dále zapisují jen do knihy úrazů).
3. Digitální portál SÚIP:  zaměstnavatel po identifikaci vstoupí do portálu SÚIP, kde vyplní elektronický formulář ohlášení pracovního úrazu a záznamu o pracovním úrazu. Po vyplnění všech údajů si tyto formuláře může zaměstnavatel uložit, vytisknout a následně je odešle na místně příslušný oblastní inspektorát práce nebo báňský úřad (bude možná i následná oprava, úprava nebo doplnění).
4. Lhůty: záznam o pracovním úrazu musí být odeslán pomocí digitálního portálu do 15 pracovních dnů ode dne, kdy se zaměstnavatel o úrazu dozvěděl nebo mohl / měl dozvědět. Ohlášení pracovního úrazu provádí zaměstnavatel vždy bez zbytečného odkladu, jelikož pro další šetření pracovních úrazů je nutné, aby o nich byly příslušné orgány informovány co nejdříve. V případě smrtelného nebo závažného pracovního úrazu je nutné úraz ohlásit pomocí digitálního portálu.
5. Flexibilita formulářů: v nařízení vlády samotném nejsou pevně stanovené formuláře, ale pouze povinné náležitosti pro ohlášení pracovního úrazu a záznam o pracovním úrazu. Tyto náležitosti byly upraveny tak, aby lépe odpovídaly potřebám praxe. Konkrétní formát a strukturu formulářů bude zveřejňovat SÚIP. To umožní pružně reagovat na technické změny bez nutnosti novelizace nařízení.

Co na to říkáte? Jste připraveni?