This article is available in Polish.

The Polish employment-related legislation will undergo profound changes in the nearest future. At the beginning of June, the Ministry of Family and Social Policy published a draft act amending the Polish Labour Code (No. UC118), which aims to implement in the Polish legal system the two EU Directives of key importance from the HR law perspective:

• EU Directive 2019/1152 of 20 June 2019 on transparent and predictable working conditions in the European Union, and
• EU Directive 2019/1158 of 20 June 2019 on work-life balance for parents and carers and repealing Directive 2010/18/EU - the so-called "work-life balance" directive

The proposed changes are revolutionary and significantly modify the Polish Labour Code provisions. Taylor Wessing's Employment, pensions & mobility team brings you the most important developments related to this issue.

In the final, fourth part of our legal alert, we cover additional information obligations that must be fulfilled towards the employees, and discuss the expansion of the catalogue of offences against employees' rights being introduced into the Polish Labour Code.

The initial deadline for the new measures coming into force was set at 1 August 2022, but due to the lack of legislative progress, we know now that this date is unrealistic. However, we are pleased to share what we know at this stage about the planned changes and adaptation of internal processes in organisations.

Additional information obligations towards all employees

The amendments to the Polish Labour Code will extend the catalogue of information on terms and conditions of employment which must be provided to each employee already at the time of hiring. In addition to the standard information indicated in Article 29 of the Polish Labour Code, within a maximum of 7 days from taking up employment, each new employee must be made aware of:

• the rules of employment during the probationary period (time, end date, possible extension);
• the rules of fixed-term employment (time and end date);
• the breaks which the employee is entitled to;
• the daily and weekly rest period which the employee is entitled to;
• the rules concerning overtime work and compensation for it;
• in the case of shift work, the rules concerning moving from shift to shift;
• in the case of several workplaces, the rules concerning moving between the workplaces;
• the remuneration components and benefits in cash or in kind other than those indicated in the employment contract;
• the amount of paid leave which the employee is entitled to or the procedures for granting it;
• the applicable procedure for terminating the employment relationship, including the formal requirements, the length of notice periods and the deadline for appealing to the labour court;
• the employee's right to participate in training, if provided by the employer, in particular the general rules of the employer's training policy.

Moreover, within a maximum period of 30 days from the date of the employee takes up employment, the employer will be obliged to tell the employee which social security office branch the employee’s social security contributions are paid into and inform about the social security cover provided by the employer.

In addition, employers will be required to inform employees, in a manner applicable in a given organization, about:

• opportunities for full-time or part-time employment;
• opportunities for promotion; and
• vacancies.

Such information will be provided to the employee in either paper or electronic form. If the employers fail to comply with the information obligations towards the employees, they will be committing an offence against the employees’ rights, which will carry a penalty.

Additional information obligations towards seconded workers

If an employee is seconded to perform work outside the EU for a period exceeding four consecutive weeks, the employer will have to inform the seconded employee, in writing or electronically, of:

• country or countries in which the work or assignment abroad is to be carried out ("secondment");
• expected duration of the secondment;
• currency in which the employee will be paid during the secondment;
• benefits in cash or in kind relating to the secondment, where such benefits are provided under the provisions of employment law, unless this arises from the employment contract;
• assurances or otherwise of the worker's return to the country; and
• conditions for the worker's return to the country where such return is assured.

Expanded catalogue of offences against the employees’ rights

Due to introduction of additional Labour Code measures, the catalogue of offences against the employees’ rights will be expanded and will include the following:

• violation of the provisions on informing employees on detailed terms and conditions of employment;
• failure to provide a timely response to a request for more stable and secure working conditions, including unjustifiably refusing to grant such a request;
• violation of the provisions on flexible working time arrangements;
• violation of the provisions on care leave;
• violation of the provisions on exempting the employees from work due to force majeure;
• failure to comply with the provisions on the training provided to employees;
• violation of the provisions on granting requests for an individual working time schedule or teleworking.

The penalty remains unchanged and is anything from PLN 1,000 to PLN 30,000 (approx. EUR 210 – EUR 6,293).

Projekt ustawy nowelizującej Kodeks pracy Część IV – Dodatkowe obowiązki informacyjne względem pracowników oraz rozszerzony katalog wykroczeń przeciwko prawom pracowników

W najbliższym czasie przepisy prawno-pracownicze ulegną głębokim zmianom. Wraz z początkiem czerwca Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało projekt ustawy nowelizującej Kodeks pracy (nr UC118), który wdroży do polskiego porządku prawnego postanowienia dwóch dyrektyw o kluczowym znaczeniu prawno-pracowniczym:

• dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz
• dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE - tzw. dyrektywa „work-life balance”

Projektowane zmiany są rewolucyjne i w sposób istotny modyfikują przepisy prawno-pracownicze. Zespół Employment, pensions & mobility kancelarii Taylor Wessing przybliża najistotniejsze kwestie związane z tym zagadnieniem.

W ostatniej, czwartej części naszego alertu prawnego opisujemy dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą być wypełniane względem pracowników, a także zwracamy uwagę na rozszerzenie katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracowników, które zostaną wprowadzone do Kodeksu pracy.

Początkowym terminem na wejście w życie nowych rozwiązań miał być 1 sierpnia 2022 r. lecz z uwagi na brak progresu legislacyjnego wiemy, że termin ten jest nierealny do osiągnięcia. Jednakże już teraz zwracamy Państwa uwagę na planowane zmiany i dostosowanie wewnętrznych procesów w organizacjach.

Dodatkowe obowiązki informacyjne względem wszystkich pracowników

Nowelizacja K.P. wprowadzi rozszerzony katalog informacji o warunkach zatrudnienia, które muszą być przekazane każdemu pracownikowi, już w momencie zatrudnienia. Oprócz standardowych informacji wskazanych w art. 29 K.P., każdy nowozatrudniony pracownik, maksymalnie w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy będzie musiał być dodatkowo poinformowany o:

• zasadach zatrudnienia w okresie próbnym (czas, termin zakończenia, ewentualne przedłużenie);
• zasadach zatrudnienia na czas określony (czas i termin zakończenia);
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu lub o procedurach jego przyznawania i ustalania;
• obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy;
• prawie pracownika do uczestniczenia w szkoleniach, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej obowiązującej u pracodawcy;

Ponadto, maksymalnie w terminie 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca będzie zobligowany poinformować go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.

Oprócz tego, pracodawcy będą obowiązani informować pracowników, w sposób przyjęty w danej organizacji, o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• możliwości awansu oraz
• wolnych stanowiskach pracy.

Informacje takie będą mogły być przekazane pracownikowi zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W braku wypełnienia obowiązków informacyjnych względem pracowników, pracodawcy popełnią wykroczenie przeciwko prawom pracowników, które sankcjonowane będzie grzywną.

Dodatkowe obowiązki informacyjne względem pracowników delegowanych

W przypadku delegowania pracownika do wykonywania pracy poza obszarem UE przez okres przekraczający cztery kolejne tygodnie, pracodawca będzie musiał poinformować delegowanego pracownika na piśmie bądź elektronicznie, o:

• państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe za granicą mają być wykonywane („delegacja”);
• przewidywanym czasie delegowania;
• walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie delegacji;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z delegacją, gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy chyba, że wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju oraz
• warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Rozszerzony katalog wykroczeń przeciwko prawom pracowników

W związku z wprowadzeniem dodatkowych kodeksowych instytucji, katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika zostanie rozszerzony o następujące zachowania:

• naruszenie przepisów o poinformowaniu pracowników o szczegółowych warunkach zatrudnienia;
• nieudzielanie terminowej odpowiedzi na wniosek o stabilniejsze i bezpieczniejsze warunki zatrudnienia, w tym bezpodstawnie odmawia uwzględnienia takiego wniosku;
• naruszanie przepisów o elastycznej organizacji pracy;
• naruszanie przepisów o urlopie opiekuńczym;
• naruszanie przepisów o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej;
• naruszanie przepisów o szkoleniach zapewnianych pracownikom;
• naruszanie przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy bądź świadczenie pracy w formie telepracy.

Sankcją w dalszym ciągu pozostaje grzywna w wysokości od 1.000 PLN do 30.000 PLN.