Q&A Coronavirus COVID-19 – Employer obligations

Q&A COVID-19 – Werkgerversverplichtingen

Deze Q&A geeft antwoord op de meeste gestelde arbeidsrechtelijke vragen van werkgevers in verband met de uitbraak van het coronavirus (officieel: COVID-19) in Nederland.

Deze Q&A is opgesteld op 10 maart 2020 en zal van tijd tot tijd worden aangevuld en/of gewijzigd op basis van de meest recente ontwikkelingen. Deze Q&A is niet uitputtend en de antwoorden kunnen niet worden gebruikt in de plaats van een specifiek advies van een van onze arbeidsrechtadvocaten.

Vanzelfsprekend zijn wij beschikbaar voor bedrijfsspecifieke adviezen, het opstellen van een beleid en/of het opstellen van een informatiebrief voor werknemers.

Welke voorzorgsmaatregelen dienen door de werkgever te worden genomen?

Veilige en gezonde werkplek

Op elke werkgever rust de verplichting om zorg te dragen voor een veilige werkplek. In dat kader dienen:

risico’s op de werkplek in kaart te worden gebracht en beoordeeld; en
op basis daarvan passende maatregelen te worden genomen en goede voorlichting te worden gegeven om de kans op besmetting zo klein mogelijk te maken.

In dit kader zullen in ieder geval de volgende maatregelen getroffen moeten worden:

communicatie van de hygiënemaatregelen naar werknemers;
zorgdragen voor een schone werkplek met extra aandacht voor objecten die regelmatig worden aangeraakt;
verzorgen en communiceren van een duidelijk beleid over het bezoeken van klanten en het schudden van handen;
het aanwezig hebben van voldoende zeep, desinfectiemiddel en tissues op de werkplek en toiletten.

Thuiswerken

In beginsel kunnen werknemers niet worden verplicht om thuis te werken en kunnen werknemers ook niet weigeren om te komen werken. Uitsluitend bij gegronde reden voor vrees voor besmetting ligt dat anders.

Indien er werknemers thuis gaan werken, is het advies om goede afspraken vast te leggen over bereikbaarheid, privacy en Arbowetgeving en het gebruik van bedrijfseigendommen.

Wat zijn de verplichtingen van een werkgever jegens werknemers die besmet zijn of voor wie een vermoeden van besmetting bestaat?

Bij een (gegronde reden voor) besmetting, is het advies om de werknemer onmiddellijk naar huis te sturen en het advies te geven om telefonisch contact op te nemen met de huisarts. Het advies is om ook de bedrijfsarts te informeren, die kan eventueel een adviserende rol innemen.

Wat mag privacy-rechtelijk wel en niet in het kader van de informatievergaring en – verstrekking?

Het uitgangspunt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) is dat het verboden is om gezondheidsgegevens van werknemers te verzamelen of te verstrekken. Dat betekent bijvoorbeeld dat werkgevers werknemers niet mogen vragen om de werkgever mee te delen of zij griepverschijnselen vertonen of – nog specifieker – of zij besmet zijn met het coronavirus.

Het is wel toegestaan om werknemers te vragen om te melden wanneer zij naar een hoog-risico-gebied zijn geweest (op dit moment: China, Italië, Iran en Zuid-Korea) of verwachten te gaan. Dergelijke gegevens gelden op zich nog niet als gezondheidsgegevens.

Het is onder omstandigheden ook toegestaan om werknemers te informeren indien vast is komen te staan dat een werknemer besmet is zodat passende maatregelen getroffen kunnen worden en verdere besmetting voorkomen kan worden. Werkgevers doen er dan goed aan om dergelijke informatie alleen te delen voor zover strikt noodzakelijk en in algemene bewoordingen. Het delen van de namen van besmette werknemers met overige werknemers is verboden.

In de twee voorgaande situaties, is het verdedigbaar dat werkgevers een gerechtvaardigd belang hebben; namelijk om de veiligheid en gezondheid van hun werknemers te beschermen. Werkgevers zullen in dergelijke gevallen wel moeten zorgen dat zij in overeenstemming met privacywetgeving handelen bij de verwerking van persoonsgegevens. In dat kader mag onder meer alleen het strikt noodzakelijke vastgelegd worden, moeten werknemers geïnformeerd worden over de verwerking en doeleinden daarvan, moeten werknemers op de hoogte gesteld worden van de identiteit van derde partijen waarmee de informatie gedeeld (kan) worden (e.g. GGD), etc.

Al met al is terughoudendheid van de werkgever op zijn plaats en zal iedere voorgenomen informatievergaring- en verstrekking zorgvuldig getoetst moeten worden in overleg met privacydeskundigen.

Hebben werknemers recht op loon tijdens quarantaine?

Zieke werknemer

Een zieke werknemer heeft recht op doorbetaling van salaris. Ook wanneer de werknemer op vakantie is; de dagen tellen dan als ziektedagen en niet als vakantiedagen, tenzij daarover (bijvoorbeeld in de cao) expliciet andere geldige afspraken zijn gemaakt.

Werknemer is (nog) niet ziek

Ook een werknemer die nog niet ziek is, heeft recht op doorbetaling van salaris wanneer deze in quarantaine wordt geplaatst. Wel kan van de werknemer worden verwacht dat deze thuiswerkt of (vanuit huis) vervangende werkzaamheden verricht. Werknemers die in quarantaine worden geplaatst, kunnen niet worden verplicht om vakantiedagen op te nemen.

Wat zijn de rechten van werknemers die op reis zijn, gaan of zijn geweest?

Werknemers die vanwege een uitreisverbod of quarantaine langer dan de gepland afwezig zijn

Wanneer het een zakelijke reis betreft komt het risico van een langere afwezigheid voor rekening van de werkgever en kan een werknemer niet worden verplicht om vakantiedagen op te nemen. Ook de kosten (voor bijvoorbeeld verblijf) van de werknemer zullen dan door de werkgever gedragen moeten worden.

Bij een vakantie/privéreis, geldt dat geen extra vakantiedagen hoeven te worden opgenomen. De werknemer volgt immers een overheidsmaatregel op. De bijkomende kosten zijn uiteraard wel voor de werknemer zelf.

Werknemers die privé op reis gaan naar een risicogebied waarvoor een negatief reisadvies geldt

Wanneer werknemers voor een privéreis afreizen naar een risicogebied waarvoor een negatief reisadvies geldt en vervolgens niet op tijd terugkomen op de werkvloer (bijvoorbeeld vanwege een uitreisverbod of quarantaine) dienen zij de gevolgen hiervan in beginsel zelf te dragen. Van deze werknemers kan worden gevergd dat zij extra vakantiedagen inleveren of kan een inhouding op het salaris plaatsvinden.

Kunnen werknemers worden verplicht om te reizen naar risicogebied?

Bij een negatief reisadvies kan de werknemer weigeren om af te reizen naar het risicogebied.

Wat te doen bij werkvermindering?

U kunt uw werknemers niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, in het geval uw onderneming door het coronavirus bijvoorbeeld minder werk uit te voeren heeft. Wel bestaat er een mogelijkheid om werktijdverkorting en deeltijd WW aan te vragen, indien de bedrijvigheid in de onderneming tot een abnormaal laag niveau is gedaald. Deze regeling geldt niet voor oproepkrachten, uitzendkrachten, ZZP’ers.

Er dient aangetoond te worden dat er in een periode van minimaal 2 tot maximaal 24 weken tenminste 20% minder werk voorhanden zal zijn als het directe gevolg van het coronavirus.

De werktijdverkorting wordt in beginsel voor 6 weken verleend en kan tot maximaal 24 maanden worden verlengd. Wanneer de werkvermindering meer structureel is, dan kan gedacht worden aan een (collectieve) ontslagprocedure wegens bedrijfseconomische redenen.

Wat als een werknemer niet kan komen werken vanwege een gesloten school of crèche van kinderen?

De werknemer kan een beroep doen op calamiteitenverlof en heeft op grond daarvan recht op een korte periode van betaald verlof. Wanneer die korte periode van betaald verlof (in beginsel de eerste dag of dagen om andersoortige opvang te regelen) onvoldoende is, dan bestaat er nog een mogelijkheid voor een wat langere periode van onbetaald zorgverlof.