Still complying with your information obligations since the Labour Code amendment?

This article is also available in Czech.

What has changed?

• The employer's obligations to inform employees have been significantly expanded (e.g., information must be provided about probation period conditions, the social security body to which the employer makes insurance premium contributions, or the procedure for terminating the employment relationship).
• Obligations to inform employees posted to work abroad have been expanded.

Who needs to be informed?

• All staff (i.e., including those who work based on Agreements for work activities or Agreements on work performance; these were previously not subject to information obligations).

When must this information be provided?

• For new employees, within 7 days of the start of the employment relationship (i.e., of the start date at work).
• Existing employees need to be informed only at their written request, within 7 days of the date of receipt of the request.
• The employer must inform employees of any changes to this information without unnecessary delay, but no later than the date the changes takes effect. This obligation does not apply to changes in legislation, collective agreements and internal regulations.

How can information be given?

• Directly in the employment contract, work activities agreement or work performance agreement.
• In internal regulations (employee handbook, working rules, or similar).
• In a separate document
• Electronically – but only in such a way as to allow the employee to save and print the information.
• Most information can also be provided by reference to a specific section of the Labour Code, an internal regulation, or a collective agreement. However, for some sections it may be practical to outline their content so that the nature of the employment relationship and/or rights and obligations are clear in advance.

Already prior to the amendment, this obligation of employers was not always being consistently observed in practice (if the information was not included in the employment contract, the information reached the employee in various ways, not only in the prescribed written manner, and not always in a timely manner). In view of the swift adoption of the amendment, inspections by the Labour Inspectorate should not be so strict in this respect up to the end of 2023. However, this cannot be ruled out in the future.

Thus, the employer should have information ready to go for each new employee in accordance with the Labour Code. There is also the need to update existing procedures when an employee starts work.

Please don’t hesitate to contact us; we’ll be happy to help you set up internal procedures or update the ones you already have.

Author: Pavel Juřička, LL.M.

Contributors: Janka Brezániová & Markéta Cibulková, Ph.D.

Dodržujete informační povinnost i po novele zákoníku práce?

Co se změnilo?

• Podstatné rozšíření povinnosti zaměstnavatele informovat zaměstnance (nově se tak např. informuje o podmínkách zkušební doby, o orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné nebo o postupu při skončení pracovního poměru).
• Rozšířena povinnost informovat zaměstnance vysílané k výkonu práce na území jiného státu. 

Kdo musí být informován?

• Všichni zaměstnanci (tedy i zaměstnanci pracující na základě DPP a DPČ, na které se dříve informační povinnost nevztahovala).

Kdy je potřeba informovat?

• U nových zaměstnanců do 7 dnů od vzniku pracovního poměru (tedy ode dne nástupu do práce).
• Stávající zaměstnance je potřeba informovat pouze na jejich písemnou žádost, a to ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení žádosti.
• O změnách údajů musí zaměstnavatel informovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však v den, kdy změna nabývá účinnosti. Tato povinnost se nevztahuje na změny právních předpisů, kolektivních smluv a vnitřních předpisů.

Jak lze informovat?

• Přímo v pracovní smlouvě, DPP nebo DPČ.
• V rámci vnitřního předpisu (pracovní řád apod.).
• V samostatném dokumentu.
• Lze i elektronicky – ale jen takovým způsobem, aby si informaci zaměstnanec mohl uložit a vytisknout.
• Většinu informací lze poskytnout i odkazem na určitý paragraf zákoníku práce, vnitřní předpis či kolektivní smlouvu. U některých okruhů však může být praktické tyto informace rozepsat, aby bylo ohledně náplně pracovního vztahu a/nebo práv a povinností předem jasno.

Již před novelou byla tato povinnost zaměstnavatelů v praxi ne vždy důsledně dodržována (pokud nebyly informace obsaženy v pracovní smlouvě, tak se informace dostávaly k zaměstnanci všelijak, nejen předepsaným písemných způsobem, a ne vždy včas). Následkem nedodržení zákonné povinnosti může být pokuta až do výše 200.000,- Kč. S ohledem na rychlou účinnost novely by kontroly ze strany inspekce práce do konce roku 2023 neměly být v tomto ohledu tolik přísné. Což ale nelze vyloučit do budoucna.

Zaměstnavatel by tak měl mít pro každého nového zaměstnance připraveny informace v souladu se zákoníkem práce. Je také potřeba aktualizovat stávající postupy při nástupu zaměstnance.

Neváhejte se na nás obrátit, rádi Vám s nastavením interních postupů anebo jejich aktualizací pomůžeme.

Autor: Pavel Juřička, LL.M.

Přispěvatelé: Janka Brezániová & Markéta Cibulková, Ph.D.