Terminating an employment relationship in the Czech Republic (Part III): Notice

This article is also available in Czech.

Reasons for notice

Under Czech law, an employee can terminate employment for any reason or without giving an explanation. On the other hand, an employer can dismiss an employee through notice of termination of employment only for the reasons – currently there are eight – expressly specified in the Labour Code. Such grounds cannot be changed (narrowed or expanded) in any way, even if the parties agree.

The termination notice must be in writing; otherwise, it will be disregarded. In the notice, the employer must specify the explanation clearly so that it cannot be confused with another reason. Therefore, the grounds for serving the notice must be set out correctly and unambiguously in the notification itself. The Labour Code prohibits later amendments to the reason for termination. Therefore, we strongly recommend discussing possible reasons for dismissal with an expert. Not every reason that the employer believes is a ground for dismissal qualifies as a sufficient basis from the Labour Code perspective.

But several reasons can be given in one notice.

In practice, the accumulation of termination grounds can occur, in particular when an employee breaches obligations arising from the legal regulations governing the work they carried out, and when the employee fails to fulfil the requirements for proper work performance. Here, employers sometimes have problems distinguishing between these grounds. Fortunately, however, how or whether the employer legally categorised the reason for the dismissal is not decisive (i.e. to which legal reason it referred in the dismissal). It is up to the court to assess which grounds for dismissal stated in the Labour Code describe the employee’s conduct as stated in the notice. Legal classifications, therefore, do not play a role in the court’s assessment.

When the termination notice is served is, of course, decisive for its validity. If the reason for the dismissal no longer exists (the employee begins making an effort in their work, fulfils their duties properly, or goes to work sober and arrives on time, etc. after the termination notice was served), it does not affect the validity of the notice.

Is there an obligation to offer other work?

The employer is not required to offer the employee another position before dismissal because the Labour Code has not imposed this obligation for more than 15 years (the requirement to provide work remains only in certain cases for the recall of a leading employee).

When does the employment relationship end if notice is served?

Unlike an employment relationship ending by immediate termination or agreement, an employment relationship with notice given does not end immediately or on the date agreed by the parties, but always only when the notice period expires. By law, it runs for at least two months (except for the transfer of rights and obligations from employment relationships, or if there is a change of employer, e.g. purchase of part of a plant).

The notice period can be extended only through a written agreement between the employer and the employee; in practice, we are seeing extensions in exceptional cases only. In any case, the notice period must always be the same for both parties.

The notice period commences on the first day of the calendar month following delivery of the notice and terminates on the last day of the relevant calendar month (to make matters more complicated, legal exceptions exist). Therefore, there is a significant difference between duly delivering the notice at the end of the month or the beginning of the following months. Late delivery can cause considerable financial costs.

Are there situations where serving notice is not possible?

An employee may give notice of termination at any time, regardless of their or the employer’s circumstances. In contrast, the Labour Code explicitly prohibits dismissal in certain situations where the employer gives notice, even if the reason for dismissal is otherwise given. This arrangement applies to a period when the consequences of dismissal would be particularly difficult given the employee’s situation. The Labour Code refers to the “protection period”, for example:

• when the employee is declared temporarily incapable of work unless they unintentionally caused such incapacity, or it had not arisen as a direct result of the employee being under the influence of alcohol or drugs
• when the employee is on long-term leave of absence for public office;
• pregnancy, maternity or parental leave;
• long-term care or care for a child younger than 10 years of age or another, in accordance with the Act on Sickness Insurance.

It must be emphasised here that the decisive factor is whether a particular situation for which the employee is protected against dismissal exists objectively and not whether the employer is aware of such a fact. The protection period, therefore, safeguards employees automatically. A termination notice received during the protection period (unless the exceptions listed below apply) is always invalid, even if the employee did not inform the employer about the protection period. This is also the case if the employee did not yet know about the protection period. A typical example is an employee’s pregnancy, which could be ascertained several weeks after the notice is received.

If the notice period expires during the protection period (e.g. during a period of incapacity for work), the protection period is excluded from the notice period. The notice period is thus suspended, and the remaining part will run until the end of the protection period, unless the employee declares that they do not insist on the extension of employment.

Exemptions from exemptions: when the protection period does not safeguard employees

However, a complete prohibition on dismissal during the protection period would not be feasible. In some cases, insisting on employee protection for objective reasons is impossible. In other cases, such protection would be illogical and unfair. The Labour Code thus provides for several exceptions enabling termination even during the protection period. To make matters more complicated, most exceptions concern only selected reasons or certain employees or both.

The only “universal” reason applying to all employees without distinction (the employer can serve notice on an employee in any protection period) is the winding up of the employer (or part of it). However, if the employer relocates, only a pregnant employee, an employee on maternity leave, or an employee on parental leave until the time when an employee is entitled to take maternity leave is 100% protected. For other employees, it depends on their agreed place of work. Other reasons exist, which relate to exemptions. In general, it can be said that an employee on maternity leave enjoys the highest level of security. Regarding other employees during the protection period, it always depends on the type of protection period and the reason for termination.

The termination process is complex, for even a formal error can result in its invalidity. An employee will challenge in court not only the invalidity itself but will also claim compensation for the loss of earnings, which, given the speed of court proceedings (an appeal can take up to two years), ultimately means considerable financial costs. Furthermore, it should be borne in mind that after losing a dispute, the employer must re-employ the employee or terminate their employment relationship, this time perhaps in accordance with the law.

Do not hesitate to contact us should you have any questions. We are here to help.

Skončení pracovního poměru v České republice (část III.): Výpověď

Důvody pro výpověď

Podle českého pracovního práva může dát zaměstnanec zaměstnavateli výpověď z jakéhokoli důvodu nebo dokonce i bez uvedení důvodu. Naproti tomu zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď jen z důvodů, které jsou výslovně uvedeny v zákoníku práce. V současné době existuje osm důvodů. Takto stanovený okruh výpovědních důvodů nelze nijak měnit (zužovat či rozšiřovat), a to ani kdyby se na tom strany samy dohodly.

Výpověď z pracovního poměru musí být písemná, jinak se k ní nepřihlíží. Zaměstnavatel pak musí důvod ve výpovědi skutkově vymezit tak, aby jej nebylo možno zaměnit s jiným důvodem. Je tedy potřeba důvod pro podání výpovědi řádně a jednoznačně popsat, a to už v samotné výpovědi. Pozdější změnu výpovědního důvodu totiž zákoník práce nepřipouští. Proto rozhodně doporučujeme prodiskutovat případné důvody výpovědi s odborníkem. Ne každý důvod, který dle názoru zaměstnavatele ospravedlňuje výpověď, je dostatečný z hlediska zákoníku práce.

V jedné výpovědi je však možno uplatnit i více výpovědních důvodů.

Ke kumulaci výpovědních důvodů dochází v praxi zejména u porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci a nesplnění požadavků pro řádný výkon práce. Zde mívají zaměstnavatelé někdy problém tyto důvody od sebe odlišit. Naštěstí však není rozhodující, jak či zda zaměstnavatel důvod výpovědi z pracovního poměru právně kvalifikoval (tedy na jaký zákonný důvod ve výpovědi odkázal). Je totiž věcí soudu, aby posoudil, který v zákoníku práce uvedený výpovědní důvod je ve výpovědi popsaným jednáním zaměstnance naplněn. Právní kvalifikace tedy nehraje při posuzování soudu roli.

Pro platnost výpovědi je samozřejmě rozhodná existence výpovědního důvodu v době, kdy je výpověď dána. Pokud důvod výpovědi posléze odpadl (např. zaměstnanec se začne snažit, plní si řádně své povinnosti, chodí do práce střízlivý a včas), nemá to na její platnost vliv.

Existuje povinnost nabídnout jinou práci?

Zaměstnavatel nemá povinnost nabídnout zaměstnanci před dáním výpovědi jinou práci, neboť zákoník práce takovou povinnost již více než 15 let neukládá (nabídková povinnost zůstala zachována pouze u odvolání vedoucího zaměstnance).

Kdy skončí pracovní poměr, byla-li dána výpověď?

Na rozdíl od okamžitého zrušení či dohody neskončí pracovní poměr u výpovědi okamžitě a/nebo ke dni, na kterém se strany dohodly, ale vždy teprve až uplynutím výpovědní doby. Výpovědní doba činí ze zákona nejméně 2 měsíce (výjimkou je přechod práv a povinností z pracovněprávních vztahů, kdy dochází ke změně zaměstnavatele, např. při koupi části závodu).

Výpovědní doba může být prodloužena jen písemnou smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, v praxi se s takovým prodloužením setkáváme spíše výjimečně. Každopádně musí být vždy pro obě strany stejná.

Výpovědní doba začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi a končí uplynutím posledního dne příslušného kalendářního měsíce (aby to nebylo tak jednoduché, existují i zde zákonné výjimky). Je tedy velký rozdíl, zda je výpověď řádně doručena na konci měsíce, nebo až začátkem následujícího měsíce. Pozdní doručení tak může způsobit nemalé finanční náklady.

Existují situace, kdy nelze dát výpověď?

Zaměstnanec může dát výpověď kdykoli, bez ohledu na situaci, ve které se on sám nebo zaměstnavatel nachází. Naproti tomu zákoník práce pro určité situace výslovně stanovuje zákaz výpovědi dané zaměstnavatelem, i když je jinak důvod pro výpověď dán. Jedná se o dobu, kdy by se důsledky výpovědi projevily zvlášť tíživě vzhledem k situaci, v níž se zaměstnanec nachází. Zákoník práce hovoří o tzv. ochranné době, tedy například v době

• kdy je zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným, pokud si tuto neschopnost úmyslně nepřivodil nebo nevznikla-li tato neschopnost jako bezprostřední následek opilosti zaměstnance nebo zneužití návykových látek,
• kdy je zaměstnanec dlouhodobě plně uvolněn pro výkon veřejné funkce,
• těhotenství, čerpání mateřské či rodičovské dovolené,
• poskytování dlouhodobé péče nebo ošetřování dítěte mladšího než 10 let nebo jiné fyzické osoby podle zákona o nemocenském pojištění.

Zde je nutno zdůraznit, že je rozhodné, zda určitá situace, kvůli které je zaměstnanec chráněn před výpovědí skutečně objektivně existuje a nikoliv skutečnost, zda zaměstnavatel o existenci takové skutečnosti ví. Ochranná doba tedy zaměstnance chrání automaticky. Výpověď doručená v ochranné době (pokud se neuplatní výjimky uvedené níže) je vždy neplatná, i když zaměstnanec zaměstnavatele o ochranné době neinformoval. To platí i v případě, že o ochranné době zatím neví ani samotný zaměstnanec. Typickým příkladem je těhotenství zaměstnankyně, který může být zjištěno i několik týdnů po doručení výpovědi.

Pokud by měla výpovědní doba uplynout v ochranné době (např. v době pracovní neschopnosti), ochranná doba se do výpovědní doby nezapočítává. Běh výpovědní doby se tak přerušuje a zbývající část doběhne až po skončení ochranné doby, pokud zaměstnanec sám neprohlásí, že na takovém prodloužení pracovního poměru netrvá.

Výjimka z výjimky aneb někdy ani ochranná doba zaměstnance neochrání

Úplný zákaz výpovědi v ochranné době by však byl mimo realitu. V některých případech totiž na ochraně zaměstnance není možné trvat z objektivních důvodů, v jiných by taková ochrana byla nelogická a nespravedlivá. Zákoník práce tak stanovuje řadu výjimek, které umožňují výpověď i v ochranné době. Aby to nebylo tak jednoduché, vztahuje se většina výjimek jen na vybrané důvody a/nebo na některé zaměstnance.

Jediným „univerzálním“ důvodem, který platí pro všechny zaměstnance bez rozdílu (výpověď lze dát zaměstnanci v jakékoliv ochranné době), představuje zrušení zaměstnavatele (nebo jeho části). Pokud se však zaměstnavatel přemisťuje, jsou stoprocentně chránění jen těhotná zaměstnankyně, zaměstnankyně, která čerpá mateřskou dovolenou, nebo zaměstnanec, který čerpá rodičovskou dovolenou do doby, po kterou je žena oprávněna čerpat mateřskou dovolenou. U ostatních zaměstnanců záleží na tom, jaké místo výkonu práce je s dotčeným zaměstnancem sjednáno. I další důvody jsou spojeny s výjimkami. Obecně lze říci, že nejvíce chráněnou je zaměstnankyně na mateřské, u dalších zaměstnanců v ochranné době vždy záleží na typu ochranné doby a výpovědního důvodu.

Proces výpovědi je složitý a jakákoli, byť jen formální chyba může vést k její neplatnosti. Zaměstnanec se pak bude před soudem dovolávat nejen neplatnosti samotné, ale i náhrady ušlé mzdy, což s ohledem na rychlost soudního řízení (které může s odvoláním trvat i dva roky) v konečném důsledku znamená nemalé finanční náklady. Dále nesmíte zapomenout ani na to, že po prohraném sporu musí zaměstnavatel zaměstnance znovu zaměstnat anebo s ním skončit pracovní poměr, tentokrát snad již v souladu se zákonem.

Pokud máte jakékoliv dotazy, neváhejte se na nás obrátit. Jsme tu pro Vás.