Update: April Q&A – employer obligations

Update April Q&A Werkgeversverplichtingen

Deze Q&A geeft antwoord op de meeste gestelde arbeidsrechtelijke vragen van werkgevers in verband met de uitbraak van het coronavirus (officieel: COVID-19) in Nederland.

Deze Q&A is geüpdatet op 2 april 2020 en zal van tijd tot tijd worden aangevuld en/of gewijzigd op basis van de meest recente ontwikkelingen. Deze Q&A is niet uitputtend en de antwoorden kunnen niet worden gebruikt in de plaats van een specifiek advies van een van onze arbeidsrechtadvocaten.

Vanzelfsprekend zijn wij beschikbaar voor bedrijfsspecifieke adviezen, het opstellen van een beleid en/of het opstellen van een informatiebrief voor werknemers.

Thuiswerken

In beginsel kunnen werknemers niet worden verplicht om thuis te werken en kunnen werknemers ook niet weigeren om te komen werken. Uitsluitend bij gegronde reden voor vrees voor besmetting ligt dat anders. Indien er werknemers thuis gaan werken, is het advies om goede afspraken vast te leggen over bereikbaarheid, privacy en Arbowetgeving en het gebruik van bedrijfseigendommen

Wat zijn de verplichtingen van een werkgever jegens werknemers die  besmet zijn of voor wie een vermoeden van besmetting bestaat?

Bij een (gegronde reden voor) besmetting, is het advies om de werknemer onmiddellijk naar huis te sturen en het advies te geven om telefonisch contact op te nemen met de huisarts. Het advies is om ook de bedrijfsarts te informeren, die kan eventueel een adviserende rol innemen.

Wat mag privacy-rechtelijk wel en niet in het kader van de  informatievergaring en – verstrekking?

Het uitgangspunt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat het verboden is om gezondheidsgegevens van werknemers te verzamelen of te verstrekken. Dat betekent bijvoorbeeld dat werkgevers werknemers niet mogen vragen om de werkgever mee te delen of zij griepverschijnselen vertonen of – nog specifieker – of zij besmet zijn met het coronavirus. Het is wel toegestaan om werknemers te vragen om te melden wanneer zij naar een hoog-risico-gebied zijn geweest (op dit moment: China, Italië, Iran en Zuid-Korea) of verwachten te gaan. Dergelijke gegevens gelden op zich nog niet als gezondheidsgegevens.

Het is onder omstandigheden ook toegestaan om werknemers te informeren indien vast is komen te staan dat een werknemer besmet is zodat passende maatregelen getroffen kunnen worden en verdere besmetting voorkomen kan worden. Werkgevers doen er dan goed aan om dergelijke informatie alleen te delen voor zover strikt noodzakelijk en in algemene bewoordingen. Het delen van de namen van besmette werknemers met overige werknemers is verboden.

In de twee voorgaande situaties, is het verdedigbaar dat werkgevers een gerechtvaardigd belang hebben; namelijk om de veiligheid en gezondheid van hun werknemers te beschermen. Werkgevers zullen in dergelijke gevallen wel moeten zorgen dat zij in overeenstemming met privacywetgeving handelen bij de verwerking van persoonsgegevens. In dat kader mag onder meer alleen het strikt noodzakelijke vastgelegd worden, moeten werknemers geïnformeerd worden over de verwerking en doeleinden daarvan, moeten werknemers op de hoogte gesteld worden van de identiteit van derde partijen waarmee de informatie gedeeld (kan) worden (eg GGD) etc.
Al met al is terughoudendheid van de werkgever op zijn plaats en zal iedere voorgenomen informatievergaring- en verstrekking zorgvuldig getoetst moeten worden in overleg met privacydeskundigen.

Hebben werknemers recht op loon tijdens quarantaine?

Zieke werknemer

Een zieke werknemer heeft recht op doorbetaling van salaris. Ook wanneer de werknemer op vakantie is; de dagen tellen dan als ziektedagen en niet als vakantiedagen, tenzij daarover (bijvoorbeeld in de cao) expliciet andere geldige afspraken zijn gemaakt.

Werknemer is (nog) niet ziek

Ook een werknemer die nog niet ziek is, heeft recht op doorbetaling van salaris wanneer deze in quarantaine wordt geplaatst. Wel kan van de werknemer worden verwacht dat deze thuiswerkt of (vanuit huis) vervangende werkzaamheden verricht. Werknemers die in quarantaine worden geplaatst, kunnen niet worden verplicht om vakantiedagen op te nemen.

Wat zijn de rechten van werknemers die op reis zijn, gaan of zijn geweest?

Werknemers die vanwege een uitreisverbod of quarantaine langer dan de gepland afwezig zijn

Wanneer het een zakelijke reis betreft komt het risico van een langere afwezigheid voor rekening van de werkgever en kan een werknemer niet worden verplicht om vakantiedagen op te nemen. Ook de kosten (voor bijvoorbeeld verblijf) van de werknemer zullen dan door de werkgever gedragen moeten worden.

Bij een vakantie/privéreis, geldt dat geen extra vakantiedagen hoeven te worden opgenomen. De werknemer volgt immers een overheidsmaatregel op. De bijkomende kosten zijn uiteraard wel voor de werknemer zelf.

Werknemers die privé op reis gaan naar een risicogebied waarvoor een negatief reisadvies geldt

Wanneer werknemers voor een privéreis afreizen naar een risicogebied waarvoor een negatief reisadvies geldt en vervolgens niet op tijd terugkomen op de werkvloer (bijvoorbeeld vanwege een uitreisverbod of quarantaine) dienen zij de gevolgen hiervan in beginsel zelf te dragen. Van deze werknemers kan worden gevergd dat zij extra vakantiedagen inleveren of kan een inhouding op het salaris plaatsvinden.

Kunnen werknemers worden verplicht om te reizen naar risicogebied?

Bij een negatief reisadvies kan de werknemer weigeren om af te reizen naar het risicogebied.

Wat te doen als de werkzaamheden afnemen of wegvallen?

U kunt uw werknemers niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, in het geval de werkzaamheden afnemen of wegvallen. Wel bestaat er een mogelijkheid om een bijdrage in de loonkosten te krijgen als de omzetdaling minimaal 20% is. Op dinsdag 31 maart 2020 is de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging ten behoeve van behoud van Werkgelegenheid (NOW) bekend gemaakt.

Vanaf 14 april 2020, maar wellicht zelfs al vanaf 6 april 2020, bestaat de mogelijkheid om een subsidieaanvraag te doen, op basis waarvan (een voorschot op) compensatie voor loonkosten zal worden verstrekt aan de hand van te verwachten omzetdaling. Wij komen spoedig met een separate Q&A over dit onderwerp en tevens geven wij hierover op 7 april 2020 een webinar waarvoor u zich door middel van deze link aan kunt melden.

Wanneer de werkvermindering meer structureel is, dan kan gedacht worden aan een (collectieve) ontslagprocedure wegens bedrijfseconomische redenen, maar dat zal negatieve consequenties hebben voor de subsidie die kan worden aangevraagd op basis van de NOW. 

Wat als een werknemer niet kan komen werken vanwege een gesloten school of crèche van kinderen?

De werknemer kan een beroep doen op calamiteitenverlof en heeft op grond daarvan recht op een korte periode van betaald verlof voor het treffen van ‘noodzakelijke maatregelen’.

Wanneer die korte periode van betaald verlof (in beginsel de eerste dag of dagen om andersoortige opvang te regelen) onvoldoende is, dan zouden met de werknemer afspraken gemaakt kunnen worden over het opnemen van vakantiedagen, compensatie van overuren, het opnemen van ouderschaps- of andersoortig onbetaald verlof of over flexibel werken, waarbij als uitgangspunt wel geldt dat het niet werken wettelijk gezien niet (volledig) voor rekening van de werknemer komt.

Wat als een werknemer niet kan komen werken vanwege de zorg voor een ziek familielid?

Een werknemer heeft recht op kortdurend verlof om voor een ziek persoon te zorgen, indien het gaat om het kind van de werknemer of diens partner, de partner van werknemer, de huisgenoot of een bloedverwant in de eerste of tweede graad, of een anderszins sociale relatie waarbij de zorg redelijkerwijs door werknemer dient te worden verleend.

Gedurende het kortdurend zorgverlof heeft de werknemer recht op tenminste 70% van het loon, gemaximeerd op het maximum dagloon en minimaal het minimumloon.

Dit kortdurend zorgverlof bedraagt (op jaarbasis bezien) ten hoogste twee maal de arbeidsduur per week. De werknemer mag in beginsel zelf kiezen hoe dit verlof wordt ingedeeld (over meerdere weken minder uren of juist meer uren per week) en het verzoek mag enkel worden afgewezen indien sprake is van strijd met zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Kan ik nog een verblijfs- en tewerkstellingsvergunning aanvragen voor een buitenlandse werknemer?

De grenzen van de EU zijn met ingang van 17 maart 2020 gedurende 30 dagen voor alle niet-essentiële reizen gesloten. Daarnaast heeft de IND al eerder gecommuniceerd geen vergunningen meer te verstrekken en dat vanwege de grote werkdruk en onderbezetting lopende procedures ernstig kunnen worden vertraagd. Het is op het moment van het verschijnen van deze Q&A nog niet exact duidelijk wat hiervan de exacte consequenties zullen zijn.

Mag een reeds geplande vakantie worden ingetrokken/verzet?

Vakantie wordt vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen aan de zijde van de werkgever zich daartegen verzetten. Slechts indien gewichtige redenen aan de zijde van de werkgever zich verzetten tegen het intrekken en/of verzetten van het verlof, hoeft daaraan niet te worden meegewerkt. Met het aanwezig zijn van zo’n gewichtige reden mag niet te lichtvaardig worden omgegaan.

Hoewel de gevolgen van het coronavirus, en dan meer in het bijzonder bijvoorbeeld ernstige rooster technische problemen in een specifieke situatie zo’n gewichtige reden op zouden kunnen leveren, is dat zeker niet het uitgangspunt. Dit zal in ieder geval per bedrijf en per situatie verschillen. Daarnaast is in dit kader van belang dat in alle redelijkheid naar een oplossing wordt gezocht en wat de (collectieve) arbeidsovereenkomst hierover bepaalt.

Mag een reiskostenvergoeding worden stopgezet bij thuiswerken?

Wanneer het puur een onkostenvergoeding betreft, is het onder voorwaarden mogelijk om deze stop te zetten in geval van thuiswerk. Uiteraard afhankelijk van hetgeen in de (collectieve) arbeidsovereenkomst daarover is afgesproken.

Sterker nog, de fiscale regels staan het niet toe om deze vergoeding in alle gevallen onbeperkt door te laten lopen. Wij adviseren u om op dit vlak ook fiscaal advies in te winnen.