This article is also available in Polish.
The year 2025 brings significant changes in labour law that will affect the functioning of employers and employees in Poland. Our guide, prepared by experts from the Warsaw office of Taylor Wessing, discusses key practical aspects of labour law that are worth keeping in mind this year. It is an indispensable source of information for employers, HR departments and anyone else interested in labour law.
Below, we present only the basic information, but we encourage you to read the full version of the guide, which includes recommendations on how best to adapt to the changes in regulations!
1. Minimum wage increase
As of 1 January 2025, the minimum wage increased to PLN 4,666 gross per month and PLN 30.50 gross per hour.
2. Christmas Eve public Holiday
Starting this year, 24 December will be an additional public holiday. Due to the introduction of the extra day off, the rules regarding the prohibition of trading on Sundays and holidays have been changed. A person employed in trading may work a maximum of two out of three trading Sundays in December.
3. Extended leave for parents of premature babies
Starting from 19 March 2025, employees parents of premature or hospitalized babies will be entitled to extended maternity leave (due after basic maternity leave), the length of which will depend on the condition of the baby and the period of hospitalization.
4. Increase in wage subsidies for employees with disabilities
The amounts of monthly subsidies from the PFRON funds for salaries of employees with disabilities have increased. The increased amounts of wage subsidies for employees with disabilities are effective from 1 July 2024, so employers can submit adjusted applications to PFRON for wage subsidies in the period July-December 2024.
5. ESG - non-financial reporting principles from the employment law perspective
Starting this year, the largest entities, such as listed companies with an annual average of 500 employees (FTE), issuers, banks and insurance companies, will be required to file a non-financial report for 2024. In the area of social issues, the new regulations require the entities to provide information on labour law, in particular on equal treatment and equal opportunities, working conditions, including among others, work-life balance, and respect for human rights, fundamental freedoms, democratic principles and norms.
The non-financial reporting requirement has been implemented gradually and will be extended to the rest of the smaller companies in the course of the next few years.
6. The 2025 State Labour Inspectorate Action Plan
In 2025, the main focus of the State Labour Inspectorate ('PIP') will be the verification of the legality of the work performed by Polish citizens and foreign nationals.
The inspections are to cover the construction sector in its broadest sense, but also the activities of employment agencies, temporary work agencies and employers-users, particularly with regard to the employment of temporary workers under civil law contracts.
The PIP will also analyse compliance with laws related to parenting and assess how the work-life balance concept works in practice. Complaints regarding Employee Capital Pension Plans, remote working, temperature in the workplace, mobbing (workplace bullying), whistleblower protection and equal pay will be subject to special scrutiny.
7. Revision of the definition of mobbing (workplace bullying)
Intensive legislative work is underway to amend the regulations concerning mobbing (workplace bullying) and harassment. The draft amendments define mobbing as “persistent harassment of an employee”, which is to be characterized by the fact that the action is repeated, recurrent or permanent. The draft introduces a catalogue of mobbing-related behaviour.
The planned changes include setting a minimum amount of compensation and limiting employer’s liability - the employer will not be liable for mobbing (workplace bullying) if the employer has taken effective preventive measures in this regard. In addition, employers will be required to regulate the rules for the prevention of undesirable behaviour in either workplace regulations or a separate announcement.
The proposed solutions are not yet binding legislation and the concepts underlying them will be subject to changes in the course of further legislative work.
8. Employee pay Transparency
Legislative work is underway to introduce mandatory pay disclosure. The proposed solutions require employers to disclose proposed compensation in published job offers, including minimum and maximum amounts and a reference to the possibility of negotiation.
In addition, employees will be able to request information from their employer regarding their individual salary levels and average salary levels.
The remuneration disclosure rules are not yet universally binding law and may be a subject to change.
9. Determination of maximum workplace temperature
Legislative work is underway to amend the general health and safety regulations to introduce maximum temperatures in the workplace, depending on the type of work performed and the metabolic rate of employees. After its enactment, employers will have to adjust working conditions to the new requirements until 1 June 2025.
The recommended temperature limits are:
28°C – for office work and low/moderate metabolic rate,
25°C – for work requiring a high metabolic rate and work in the open air,
22°C – for work with a very high metabolic rate.
Determining metabolic rate will be based on an occupational risk assessment, which may require the employer to collect data on the height, weight and age of employees.
If the temperature in the workplace exceeds the maximum value, the employer will be required to use certain technical, and organizational solutions, to ensure that the temperature is reduced accordingly. Any work will be prohibited if the temperature at the site exceeds 35°C (and 32°C when working outdoors).
The proposed solutions are not yet binding legislation and may be subject to further changes in the course of further legislative work.
10. Platform Directive
In December 2024, Directive 2024/2831 on the improvement of working conditions through digital platforms entered into force. The aim of the EU act is to regulate the conditions of work performed in this model and to strengthen the protection of those providing such work, including those in civil law employment.
The obligations introduced by the directive will undoubtedly affect providers such as taxi, delivery and translation services. The impact of the introduced regulation will also be felt in other business sectors, such as consulting, IT and the creative industries.
The directive defines a ‘digital labour platform’ and assumes that people whose work is controlled by the platform should be treated as employees by default if at least two of the five specified criteria are met. In addition, it defines the rules for algorithmic labour management.
Member States have until 2 December 2026 to adapt their national legislation to the resulting requirements. We are waiting for draft Polish regulations implementing the Directive.
Przewodnik po zmianach w prawie pracy w 2025 roku
Rok 2025 przynosi istotne zmiany w prawie pracy, które wpłyną na funkcjonowanie pracodawców i pracowników w Polsce. Nasz przewodnik, przygotowany przez ekspertów z warszawskiego biura Taylor Wessing, omawia kluczowe praktyczne aspekty prawa pracy, o których warto pamiętać w tym roku. To niezbędne źródło informacji dla pracodawców, działów HR oraz pozostałych osób zainteresowanych prawem pracy.
Poniżej przedstawiamy jedynie podstawowe informacje, jednak zachęcamy do zapoznania się z pełną wersją przewodnika, zawierającą rekomendacje w jaki sposób najlepiej dostosować się do zmian przepisów!
1. Wzrost płacy minimalnej
Od 1 stycznia 2025 r. wzrosła wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, miesięczna stawka brutto wynosi 4.666 PLN, natomiast godzinowa stawka brutto 30,50 PLN.
2. Wigilia dniem wolnym od pracy
Od tego roku 24 grudnia będzie dodatkowym dniem wolnym od pracy. W związku z wprowadzeniem dodatkowego dnia wolnego od pracy, zmieniono zasady dotyczące zakazu handlu w niedziele i święta. Osoba zatrudniona w handlu będzie mogła pracować maksymalnie przez dwie z trzech grudniowych niedziel handlowych.
3. Uzupełniający urlop dla rodziców wcześniaków
Pracownicy rodzice wcześniaków lub hospitalizowanych noworodków, od 19 marca 2025 r. uzyskają prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (należnego po podstawowym urlopie macierzyńskim), którego wymiar będzie zależny od kondycji noworodka oraz okresu hospitalizacji.
4. Wzrost dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością
Wzrosły kwoty miesięcznego dofinansowania ze środków PFRON do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Zwiększone kwoty dofinansowania obowiązują od 1 lipca 2024 r., dlatego pracodawcy mogą złożyć w PFRON korekty wniosków o dofinansowanie do wynagrodzeń w okresie lipiec-grudzień 2024 r.
5. ESG – zasady raportowania niefinansowego z perspektywy prawa pracy
Od tego roku największe podmioty, takie jak spółki giełdowe zatrudniające średniorocznie 500 pracowników (FTE), a także emitenci, banki i zakłady ubezpieczeń, będą zobowiązane do złożenia raportu niefinansowego za 2024 r. W obszarze zagadnień społecznych nowe przepisy nakładają na zobowiązanych przekazywanie informacji z zakresu prawa pracy, w szczególności na temat: równego traktowania i równych szans, warunków pracy, w tym m.in. równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz poszanowania praw człowieka, podstawowych wolności, zasad i norm demokratycznych. Obowiązek raportowania niefinansowego został wdrożony stopniowo i obejmie pozostałe, mniejsze podmioty w nadchodzących latach.
6. Program działania Państwowej Inspekcji Pracy w 2025 r.
Państwowa Inspekcja Pracy („PIP”) w 2025 r. skupi się w szczególności na weryfikacji legalności pracy obywateli polskich i cudzoziemców.
Kontrole mają objąć szerokopojęty sektor budowlany, ale i działalność agencji zatrudnienia, agencji pracy tymczasowej i pracodawców użytkowników, zwłaszcza pod kątem zatrudniania pracowników tymczasowych na podstawie umów cywilnoprawnych.
PIP będzie też analizować przestrzeganie przepisów związanych z rodzicielstwem, a także oceniać funkcjonowanie koncepcji „work-life” balance w praktyce. Szczególnej analizie podlegać będą skargi dotyczące pracowniczych planów kapitałowych, pracy zdalnej, temperatury w miejscu pracy, mobbingu, ochrony sygnalistów oraz równości wynagrodzeń.
7. Zmiana definicji mobbingu
Trwają prace nad nowelizacją przepisów dotyczących mobbingu i molestowania. Projekt zmian definiuje mobbing, jako „uporczywe nękanie pracownika”, które ma polegać na tym, że działanie jest powtarzalne, nawracające lub stałe, a także wprowadza przykładowy katalog zachowań o charakterze mobbingowym.
Planowane zmiany zakładają ustalenie minimalnej kwoty zadośćuczynienia oraz ograniczenie odpowiedzialności pracodawcy, jeśli skutecznie przeciwdziałał mobbingowi. Ponadto firmy będą zobowiązane do uregulowania zasad prewencji zachowań niepożądanych w miejscu pracy w regulaminie pracy bądź obwieszczeniu.
Projektowane rozwiązania nie stanowią jeszcze obowiązujących przepisów prawa, a ich koncepcja ulegnie zmianom w toku dalszych prac legislacyjnych.
8. Jawność wynagrodzeń pracowników
Trwają prace legislacyjne nad wprowadzeniem obowiązku jawności wynagrodzeń. Projektowane rozwiązania zobowiązywałyby pracodawców do przedstawiania proponowanego wynagrodzenia w publikowanych ofertach pracy poprzez wskazanie jego minimalnej i maksymalnej wysokości oraz informacji o możliwych negocjacjach.
Ponadto, pracownicy będą mieli możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczącej ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia.
Zasady dotyczące jawności wynagrodzeń nie stanowią jeszcze powszechnie obowiązującego prawa i mogą ulec zmianom.
9. Określenie maksymalnej temperatury w miejscu pracy
Trwają prace nad nowelizacją przepisów BHP, które mają wprowadzić maksymalne dopuszczalne temperatury w miejscu pracy, zależne od rodzaju wykonywanej pracy i tempa metabolizmu pracowników. Po jej uchwaleniu do 1 czerwca 2025 r. pracodawcy będą musieli dostosować warunki pracy do nowych wymogów.
Proponowane limity temperatur to:
28°C – dla pracy biurowej i przy niskim/umiarkowanym tempie metabolizmu,
25°C – dla pracy wymagającej wysokiego tempa metabolizmu oraz pracy na otwartej przestrzeni,
22°C – dla pracy o bardzo wysokim tempie metabolizmu.
Określenie tempa metabolizmu będzie oparte na ocenie ryzyka zawodowego, co może wiązać się z koniecznością zbierania przez pracodawcę danych dotyczących wzrostu, wagi i wieku pracowników.
Jeśli temperatura w miejscu pracy przekroczy maksymalną wartość, pracodawca będzie zobowiązany do zastosowania technicznych lub organizacyjnych w celu jej obniżenia. Praca będzie całkowicie zabroniona w temperaturze powyżej 35°C (lub 32°C na otwartej przestrzeni).
Projektowane rozwiązania nie stanowią jeszcze obowiązujących przepisów prawa i mogą ulec zmianom w toku dalszych prac legislacyjnych.
10. Dyrektywa Platformowa
W grudniu 2024 r. weszła w życie Dyrektywa 2024/2831 w sprawie poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform cyfrowych, której celem jest uregulowanie warunków pracy wykonywanej tym modelu oraz wzmocnienie ochrony osób świadczących taką pracę, w tym osób pozostających w zatrudnieniu cywilnoprawnym.
Obowiązki wprowadzone dyrektywą wpłyną na sytuację podmiotów świadczących m.in. usługi taksówkarskie, dostawcze i tłumaczeniowe. Skutki wprowadzonej regulacji będą odczuwalne także w innych obszarach biznesu, takich jak consulting, IT czy branża kreatywna.
Dyrektywa definiuje „cyfrową platformę pracy” i zakłada, że osoby, których wykonywanie pracy jest kontrolowane przez platformę powinny domyślnie być traktowane jako pracownicy, jeśli spełnione są co najmniej dwa z pięciu określonych kryteriów. Ponadto, określa zasady algorytmicznego zarządzania pracą.
Państwa członkowskie mają czas na dostosowanie przepisów krajowych do wynikających z niej wymagań do 2 grudnia 2026 r. – czekamy na projekt polskich przepisów wdrażających Dyrektywę.
