Draft Act on certain contracts concluded electronically

This article is available in Polish.

This year has been packed with a number of proposed changes to a wide sweep of polish HR law. In July, the Polish legislator resumed works on the draft Act on Certain Contracts Concluded Electronically and Amendments to the Social Assistance Act (the "Act"). The Act will make it possible to and comprehensively manage employment contracts, contracts of mandate and service agreements under the terms of mandate, as well as activation contracts for nannies, as referred to in Article 50(1) of the Act of 4 February 2011 on Childcare for Children up to the Age of Three, through an IT system created for this purpose. 

The solutions under the Act will be available to:

• micro-entrepreneurs (entrepreneurs who, in at least one of the last two financial years, employed on average less than 10 employees per year and had an annual net turnover not exceeding the equivalent of EUR 2 million);
• natural persons who are not entrepreneurs;
• farmers and
• parents or single parents - with regard to the activation contract for nannies. 

The system is to be launched by the Minister of Family and Social Policy (the "Minister") within three years of the entry into force of the Act (the specific launch date is to be published in the Public Information Bulletin).

The main provisions of the Act include:

1. Introduction of an IT system for the conclusion and comprehensive management of certain contracts (the "System"). In terms of contract management, it is to be integrated with the Business Information Point system and provide the following functionalities: (i) conclusion of the contracts; (ii) amendments to the contracts; (iii) calculation of accrued annual leave entitlement; (iv) termination of the contracts; (v) maintenance and storage of the employees’ or civil law contractors’ documentation; (vi) issuance of an employment certificate; (vii) enabling the parties to a contract to have free access to the documentation.
2. The Minister will develop and make available in the System the relevant templates of the documents.
3. The System is intended to assist employers and principals in calculating the tax dues of employees, contractors or persons providing services, and to provide information to the tax office on the advance income tax payments collected.
4. The issue of settling social security contributions will be conditional, so the System will transmit information on social security contributions to the Polish Social Insurance Institution’s (“ZUS”) IT system.
5. Through the System, the contracting parties will be duly notified of the terms of use, including the operation of the contract through the System. It will be necessary to enter the appropriate data and to fill in the developed template document. The parties will be responsible for the correctness of the data entered in the System.
6. The conclusion of a contract through the System will be by the mutual consent of both parties by affixing one form of signature; (i) a qualified electronic signature; (ii) a personal signature; or (iii) a trusted signature - which will be equivalent to a wet / handwritten signature.
7. If the contract is managed through the System, the employee/contract file will be maintained and stored in the System in electronic form only.
8. The management of the contract in the System will end when the retention period of either the employee file or the contract file expires.
9. The Minister will be the controller of the personal data processed in the System.
10. ZUS will be required to adapt its IT system to receive and process social security data in connection with the conclusion of a contract through the System.

The planned solutions are quite revolutionary and aim to make it easier for smaller business entities to conclude and process basic employment contracts. In fact, the final shape of the Act will emerge only in the course of the legislative process, while the practice of business entities in applying the statutory solutions will show how the planned tool will function on the labour market. The intention of the legislator is for the changes to enter into force within 30 days of the enactment of the Act. 

Taylor Wessing’s Warsaw Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to Polish HR law in its broadest sense. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us.

Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie 

Bieżący rok obfituje w liczne projektowane zmiany w szeroko pojętym prawie HR. W lipcu ustawodawca powrócił do prac na projektem Ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz zmianie ustawy o pomocy społecznej („Ustawa”). Ustawa ta wprowadzi możliwość zawierania i kompleksowej obsługi umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług na warunkach zlecenia, a także umów uaktywniających dla niań, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, poprzez stworzony w tym celu system teleinformatyczny.

Z rozwiązań przewidzianych w Ustawie będą mogli skorzystać:

• mikro przedsiębiorcy (przedsiębiorcy, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali średniorocznie poniżej 10 pracowników oraz osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości 2 mln EUR);
• osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami;
• rolnicy oraz
• rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko - w odniesieniu do umowy uaktywniającej dla niań. 

System ma zostać uruchomiony przez Ministra Rodziny i Polityki Społecznej  („Minister”) w okresie trzech lat od wejścia w życie Ustawy (konkretna data uruchomienia ma zostać opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej).

Główne założenia Ustawy obejmują:

1. Wprowadzenie systemu teleinformatycznego do zawierania i kompleksowej obsługi niektórych umów („System”). W zakresie obsługi umów ma być on zintegrowany z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy i zapewniać następujące funkcjonalności: (i) zawieranie umów; (ii) zmiany umów; (iii) obliczanie wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego; (iv) rozwiązywanie umów; (v) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej lub dokumentacji cywilnoprawnej; (vi) wydanie świadectwa pracy; (vii) umożliwienie stronom umowy swobodnego dostępu do dokumentacji. 
2. Minister wypracuje i udostępni w Systemie odpowiednie wzory dokumentów.
3. System ma wspomóc pracodawców i zleceniodawców w obliczaniu należności podatkowych pracowników, zleceniobiorców lub osób świadczących usługi, a także przekazywać informacje do urzędu skarbowego o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
4. Kwestia rozliczeń składek na ubezpieczenie społeczne będzie warunkowa, a więc System będzie mógł umożliwić przekazywanie informacji o składkach do systemu teleinformatycznego ZUS.
5. Za pośrednictwem Systemu, strony umowy zostaną odpowiednio powiadomione o warunkach korzystania, w tym obsługi umowy poprzez System. Konieczne będzie wprowadzenie niezbędnych danych oraz wypełnienie opracowanego wzoru umowy. Strony będą odpowiadać za poprawność wprowadzonych danych.
6. Zawarcie umowy poprzez System nastąpi za zgodną wolą obu stron poprzez opatrzenie jej jedną z form podpisu; (i) kwalifikowanym podpisem elektronicznym; (ii) podpisem osobistym; lub (iii) podpisem zaufanym – co będzie równoważne podpisowi własnoręcznemu. 
7. W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem Systemu dokumentacja pracownicza / dokumentacja umowy będzie prowadzona i przechowywana w Systemie wyłącznie w postaci elektronicznej.
8. Obsługa umowy w Systemie zakończy się po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy.
9. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Systemie będzie Minister.
10. ZUS zobowiązany będzie do dostosowania swojego systemu teleinformatycznego do przyjmowania i przetwarzania danych ubezpieczeniowych w związku z zawarciem umowy poprzez System.

Planowane rozwiązania są dość rewolucyjne i zmierzają do ułatwienia mniejszym podmiotom gospodarczym zawierania i procesowania podstawowych umów dot. zatrudnienia. W istocie, dopiero przebieg procesu legislacyjnego pokaże nam ostateczny kształt Ustawy, natomiast praktyka podmiotów gospodarczych w stosowaniu rozwiązań systemowych pokaże jak projektowane narzędzie będzie funkcjonowało na rynku pracy. Intencją ustawodawcy jest, by zmiany weszły w życie w ciągu 30 dni od uchwalenia Ustawy.

Warszawski zespół Employment, pensions & mobility Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane z szerokopojętym prawem pracy. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.