Changes in occupational health and safety ("OSH") requirements for workstations equipped with screen monitors - what must employers keep in mind?

Zmiany w zakresie wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy („BHP”) na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – o czym muszą pamiętać pracodawcy?

W przyszłym tygodniu, 17 listopada 2023 r. wejdzie w życie Rozporządzenie Minister Pracy i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie ws. bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe ("Rozporządzenie"). Rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Rady 90/270/EWG z 29 maja 1990 r. ws. minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe.

Jakie dodatkowe obowiązki zostaną nałożone na pracodawców?

Realizując dodatkowe wymogi prawne, Pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom korzystającym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy z przenośnego systemu komputerowego (np. laptop czy tablet), dodatkowe obowiązkowe elementy wyposażenia stanowiska pracy:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptop czy tablet, zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz
• dodatkową klawiaturę i mysz.
• Ponadto, obowiązkowym elementem stanowiska pracy w dalszym ciągu pozostaje krzesło i stół, spełniające parametry określone w Rozporządzeniu oraz pozostałe elementy podstawowego wyposażenia stanowiska pracy, takie jak urządzenia wejściowe czy oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika.
• Opcjonalnie, pracodawcy będą zobowiązani zapewnić dodatkowe elementy wyposażenia stanowiska pracy, takie jak stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek.

Ponadto, zostaną zmodyfikowane minimalne wymagania BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Zostały one szczegółowo określone w Załączniku do Rozporządzenia („Minimalne wymagania BHP”). Wobec czego,  już teraz warto wziąć pod uwagę nowe wymagania związane z organizacją stanowiska pracy. Najistotniejsze aspekty Minimalnych wymagań BHP obejmują:

• wyposażenie stanowiska pracy w sposób niepowodujący nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i/lub wzroku, a także w sposób minimalizujący źródła zagrożeń dla pracownika,
• dostosowanie parametrów technicznych i ustawień użytkowanego monitora ekranowego, które zostały określone w Załączniku do Rozporządzenia,
• zapewnienie odrębnej matowej klawiatury o odpowiedniej konstrukcji, posiadającej kontrastowe i czytelne znaki, a także dodatkowej myszy,
• zapewnienie stołu do pracy o  matowej powierzchni i odpowiedniej konstrukcji umożliwiającej ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury,
• zapewnienie stabilnego, obrotowego krzesła do pracy o odpowiedniej konstrukcji, tj. umożliwiającej regulację wysokości i oparcia, a także o odpowiednim wyprofilowaniu. Mechanizmy regulacji krzesła powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz umożliwiać jego regulację przez pracownika znajdującego się w pozycji siedzącej, a także
• zastosowanie odpowiedniego oświetlenia stanowiska pracy, zapewniającego komfort pracy wzrokowej i dostosowanego do rodzaju wykonywanych pracy.
• Dodatkowo, na życzenie pracownika, będzie należało wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek oraz uchwyt na dokumenty o regulowanej wysokości.

Co więcej, pracodawcy będą obowiązani zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza okulisty. Do tej pory obowiązek ten dotyczył jedynie szkieł okularowych. Należy pamiętać, że  nie jest to dodatkowy benefit pracowniczy, a obowiązkowy element BHP, wynikający wprost z § 8 Rozporządzenia.

Nie ma wątpliwości, że pracodawcy będą musieli dostosować stacjonarne / biurowe stanowiska pracy do nowych wymogów, co jednak z pracownikami świadczącymi pracę zdalną?

Otóż zgodnie z art. 67(24) § 1 Kodeksu Pracy („K.P.”) pracodawcy są zobowiązani zapewnić pracownikom zdalnym wyłącznie materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (np. laptop/tablet, monitor, klawiatura, drukarka, stosowne oprogramowanie czy materiały biurowe). Przyjmuje się natomiast, że krzesło biurowe czy stół nie stanowią samodzielnych materiałów i narzędzi pracy, a są jedynie elementami wyposażenia stanowiska pracy zdalnej, które musi zapewnić sobie pracownik zdalny. Takie stanowisko zostało wyrażone przez Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 6 marca 2023 r. (znak: GIP-GBI.0701.45.2023.3).Zgodnie z art. 67(31) § 7 i 8 K.P. to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii, dostosowując zdalne stanowisko pracy do Minimalnych wymagań BHP oraz potwierdza pracodawcy, że na zdalnym stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Jednakże nie ma przeciwwskazań, by na mocy przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia w tym zakresie) pracodawcy zdecydowali się na zapewnienie pracownikom zdalnym elementów wyposażenia ich stanowiska pracy, czy to przez zakup stosownych elementów czy też pokrycie lub pełną lub częściową refundację kosztów poniesionych w tym celu przez pracownika. Wówczas zapewnienie pracownikom zdalnym takich elementów wyposażenia stanowiska pracy będzie obowiązkowe. W tym zakresie pracodawcy mają swobodę decyzyjną.

Jaki jest termin na dostosowanie się do nowych wymogów i jakie mogą być konsekwencje niedostosowania się do nich?

Pracodawcy będą mieli czas do 18 maja 2024 r.  na dostosowanie się do znowelizowanych wymogów w zakresie BHP, niemniej już teraz warto wziąć pod uwagę ewentualne dodatkowe koszty wyposażenia stanowisk pracy ustalając budżety na kolejny rok. Należy przypomnieć, że nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, podlegające karze grzywny od 1.000 PLN do 30.000 PLN (art. 283 § 1 K.P.).