HR ALERT – PUBLIC HEALTH EMERGENCY DUE TO COVID-19 ENDING

This article is also available in Polish.

Based on the Regulation of the Minister of Health of 14 June 2023 (Journal of Laws from 2023, item 1118), as of 1 July 2023, the epidemic emergency due to COVID-19 will be declared to be over.

The lifting of the epidemic restrictions means the reinstatement of "frozen" labour law obligations and the abolition of special rules introduced to prevent the negative economic impact of the epidemic. 

This means that employers must consider the following changes while managing the process of work:

1) Restoration of the obligation to undertake preventive / periodic medical examinations of employees, which must be carried out within 180 days from the date the epidemic emergency is declared to have ended (i.e., by 28 December 2023).

2) Restoration of periodic occupational health and safety training, which must be organized within 60 days from the end  of the epidemic emergency (i.e., by 30 August 2023).

3) It will no longer be possible to organize initial occupational health and safety training remotely, unless administrative and office employees perform remote work.

4) It will no longer be possible to unilaterally grant outstanding annual holiday leave bypassing the holiday plan, unless such leave is granted during the notice period or by 30 September of the following calendar year.

5) It will no longer be possible to limit the amount of severance payments, compensation or other benefits in the event of termination of employment to ten times the minimum wage. The limit of fifteen times the minimum wage for severance payments will be restored, while compensation and other benefits are to be paid under the general terms.

6) Restoration of the obligations related to the establishment and operation of the Company Social Benefits Fund (the "CSBF"). It will be necessary to comply with the general terms set out in the Act on the CSBF.

7) It will no longer be possible for the employers to unilaterally withdraw the post-termination non-competition obligation, if the post-termination non-competition agreement does not provide for such possibility.

8) Termination of the automatic extension of the period of legal residence and work of foreign nationals whose visas, residence or work permits expired during the epidemic or epidemic emergency. The general obligations under the immigration law must be fulfilled within 30 days from the official end of the epidemic emergency (i.e., by 31 July 2023).

9) Restoration of the fiction of delivery, which means that starting from 15 July 2023 unclaimed correspondence will be considered delivered. An employer’s statement of intent to terminate employment sent to the employee’s home address but unclaimed despite two to-be-called-for notices will be considered duly delivered.

HR ALERT – ODWOŁANIE STANU ZAGROŻENIA EPIDEMICZNEGO Z POWODU COVID-19

Na podstawie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 czerwca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1118) z dniem 1 lipca 2023 r. zostanie odwołany stan zagrożenia epidemicznego z powodu COVID-19.

Zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego oznacza przywrócenie obowiązywania „zamrożonych” obowiązków z zakresu prawa pracy oraz zniesienie szczególnych zasad wprowadzonych w celu zapobieżenia negatywnym skutkom gospodarczym epidemii. Oznacza to, że pracodawcy muszą uwzględnić następujące zmiany podczas zarządzania procesem pracy:

1) Odwieszenie obowiązku wykonania profilaktycznych / okresowych badań pracowników, które należy przeprowadzić w ciągu 180 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (tj. do 28 grudnia 2023 r.).

2) Odwieszenie okresowych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, które należy zorganizować w ciągu 60 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (tj. do 30 sierpnia 2023 r.).

3) Brak możliwości dalszego przeprowadzania szkoleń wstępnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w formie zdalnej, chyba, że pracownicy administracyjno-biurowi będą wykonywać pracę zdalną.

4) Brak możliwości jednostronnego udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego z pominięciem planu urlopowego, chyba, że taki urlop jest udzielany w okresie wypowiedzenia stosunku pracy lub do 30 września następnego roku kalendarzowego.

5) Brak możliwości ograniczania wysokości odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń na wypadek rozwiązania stosunku pracy – do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przywrócony zostaje limit piętnastokrotności minimalnego wynagrodzenia w przypadku odpraw, zaś odszkodowania i pozostałe świadczenia należy wypłacać na zasadach ogólnych.

6) Odwieszenie obowiązków związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”). Należy realizować prawa i obowiązki wynikające z Ustawy o ZFŚS.

7) Brak możliwości odstąpienia przez pracodawcę od zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli umowa o zakazie konkurencji nie przewiduje możliwości jednostronnego odstąpienia.

8) Zakończenie automatycznego przedłużenia okresu legalnego pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, których wizy, zezwolenia na pobyt lub pracę wygasły w trakcie obowiązywania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. W ciągu 30 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (tj. do 31 lipca 2023 r.) należy dopełnić obowiązków przewidzianych prawem imigracyjnym.

9) Przywrócenie fikcji doręczenia pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy w przypadku podwójnej awizacji przesyłki poleconej - pismo będzie można uznać za doręczone od 15 lipca 2023 r.