ESG in employment law practice: offering green and social terms of employment

Today, sustainable and social entrepreneurship is becoming increasingly important, especially in the context of ESG goals. How can you ensure this as an employer? One way is by introducing green and (more) social terms of employment. This can be done by supplementing, changing or offering new terms of employment.

By introducing green and social terms of employment, employers may attract new talent who feel it is important that their own preferences and ideals align with the core values of the organisation they work for. Other benefits include that employees will be more satisfied if they feel their employer is contributing to a better world, that absenteeism can be lower and it will benefit the organisation's reputation.

Green terms of employment

Green terms of employment come in different forms, and share the common feature of contributing to a better climate and environment. Green terms of employment can include, for example:

• Offering (electric) bicycles or electric lease cars, (greening mobility);
• Limiting parking options for fossil-fuelled cars;
• Encouraging remote working (on certain days) by offering a (periodic) allowance to employees for setting up their home office, thus reducing commuting;
• The opportunity to volunteer during working hours with organisations focusing on climate and environmental issues (e.g. waste reduction initiatives, combating food waste);
• Offering additional holiday day(s) if employees travel by train during their annual leave;
• Offering an eco-friendly lunch (organic and fair trade products) and preventing food waste;
• Offering budgets for climate and environmental initiatives from employees;
  

Social terms of employment

Besides green terms of employment, social terms of employment are also becoming increasingly important. This is also reflected in case law. For instance, a court ruled very recently that although there is no statutory right to unpaid leave to study abroad, the employer had to grant the employee's request to do so on the grounds of 'good employment practices'. Here, the employee's interest (studying and keeping the job (for study funding)) outweighed the employer's interest in having sufficient staffing.

In addition to granting requests for unpaid leave to study (under certain conditions), employers can consider, for example, the following social benefits:

• Offering additional partner leave. Since 2020, partners can take up to 5 weeks of additional birth leave. During the leave, the partner receives benefits from the UWV up to 70% of the maximum daily wage. Employers can supplement the benefit up to 100% of the wage;
• Encourage and facilitate working from home (on certain days) for a better work-life balance;
• Offer a gym subscription;
• Make an (additional) contribution to childcare;
• Offer flexible working hours;
• Offer more holidays;
• Offer collective insurance;
• Offer training options (by attending training courses);
• The introduction of a pension scheme;
• Offer personal development options (through coaching).

Implementation

The introduction of green and social terms of employment may evoke different reactions among employees, especially if the planned changes of their current terms of employment are detrimental to employees. To manage this properly, employers can assess their employees’ preferences and requirements before actually deciding to implement certain green and/or social benefits. Employers can thus weigh up the employees' needs against the organisation's goals, vision and core values. It is important to mention here that employers cannot simply unilaterally change the terms of employment of the employees in a detrimental way.

Further, it is advisable for employers to inquire whether the green and social terms of employment do not conflict with provisions of any applicable collective labour agreement, to determine possible tax consequences (whether, for example, it can be covered by the work-related expenses scheme) and to check if the employee representative body or the works council needs to be consulted if the employer wishes to introduce such terms of employment.

ESG in de arbeidsrechtpraktijk: het aanbieden van groene en sociale arbeidsvoorwaarden

Vandaag de dag wordt duurzaam en sociaal ondernemerschap steeds belangrijker, zeker in het kader van de ESG-doelstellingen. Hoe kun je daar als werkgever voor zorgen? Een van de manieren is door groene en (meer) sociale arbeidsvoorwaarden te introduceren. Dit kan door de huidige arbeidsvoorwaarden van werknemers aan te vullen, te wijzigen of nieuwe aan te bieden.

Met de introductie van groene en sociale arbeidsvoorwaarden trekt u als werkgever nieuw talent aan doordat zij het van belang achten dat hun eigen voorkeuren en idealen aansluiten bij de kernwaarden van de organisatie waarvoor zij werken. Andere voordelen zijn dat werknemers meer tevreden zullen zijn als ze voelen dat hun werkgever bijdraagt aan een betere wereld, dat het ziekteverzuim lager kan worden en dat het de reputatie van de organisatie ten goede komt.

Groene arbeidsvoorwaarden

Groene arbeidsvoorwaarden zijn er in verschillende vormen, en hebben als gemeenschappelijk kenmerk dat zij bijdragen aan een beter klimaat en milieu. Bij groene arbeidsvoorwaarden kunt u bijvoorbeeld denken aan:

• Het aanbieden van een (elektrische) fietsen of elektrische leaseauto’s, ter vergroening van mobiliteit;
• Het beperken van parkeermogelijkheid voor auto’s met fossiele brandstof;
• Het stimuleren van thuiswerken (op bepaalde dagen) door een (periodieke) vergoeding aan werknemers aan te bieden voor de inrichting van de thuiswerkomgeving, zodat woon-werkverkeer wordt verminderd;
• De mogelijkheid om onder werktijd vrijwilligerswerk te doen bij organisaties die zich inzetten voor het klimaat en milieu (denk bijvoorbeeld aan initiatieven voor afvalreductie, tegengaan van voedselverspilling);
• Het aanbieden van extra vakantiedag(en) indien werknemers met de trein reizen tijdens vakantie;
• Het aanbieden van een milieuvriendelijke lunch (biologische en fairtrade producten) en voedselverspilling voorkomen;
• Het aanbieden van budgetten voor klimaat en milieuinitiatieven vanuit werknemers;

Sociale arbeidsvoorwaarden

Naast groene arbeidsvoorwaarden worden sociale arbeidsvoorwaarden ook steeds belangrijker. Dat zien we ook terugkomen in de rechtspraak. Zo oordeelde een rechter heel recent dat er weliswaar geen wettelijk recht bestaat op onbetaald verlof voor het volgen van een studie in het buitenland, maar dat werkgever het verzoek daartoe van werknemer op grond van ‘goed werkgeverschap’ moest toekennen. Het belang van werknemer (studie en behoud van de baan (voor studiefinanciering)) woog hier zwaarder dan het belang van werkgever met betrekking tot het hebben van voldoende bezetting.

Naast het inwilligen van verzoeken tot onbetaald verlof voor het volgen van een studie (onder bepaalde voorwaarden), kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende sociale arbeidsvoorwaarden:

• Het aanbieden van aanvullend partnerverlof. Sinds 2020 kunnen partners maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het verlof krijgt de partner een uitkering van het UWV tot 70% van het maximum dagloon. Werkgevers kunnen de uitkering aanvullen tot 100% van het loon;
• Het stimuleren en faciliteren van thuiswerken (op bepaalde dagen) voor een betere work-life balance;
• Het aanbieden van een sportschool abonnement;
• Het doen van een (aanvullende) bijdrage aan kinderopvang;
• Het aanbieden van flexibele werktijden;
• Het aanbieden van meer vakantiedagen;
• Het aanbieden van een collectieve verzekering;
• Het aanbieden van scholingsopties (door het volgen van een opleiding);
• De introductie van een pensioenregeling;
• Het aanbieden van ontwikkelingsopties (door coaching).

Implementatie

De introductie van groene en sociale arbeidsvoorwaarden zal verschillende reacties kunnen oproepen onder werknemers, zeker als het plan er is om huidige arbeidsvoorwaarden in negatieve zin voor werknemers te wijzigen. Om dit aan de voorkant goed te managen zouden werkgevers inzichtelijk kunnen maken waar de voorkeuren en behoeften liggen onder hun werknemers, alvorens daadwerkelijk te besluiten om bepaalde groene en/of sociale arbeidsvoorwaarden door te voeren. Zo kunnen werkgevers de behoeften van werknemers afzetten tegen de doelstellingen, visie en kernwaarden van de organisatie. Daarbij is nog van belang om te vermelden dat werkgevers niet zomaar kunnen overgaan tot het eenzijdig wijzigen (in negatieve zin) van arbeidsvoorwaarden.

Werkgevers doen er verder goed aan om te onderzoeken of de groene en sociale arbeidsvoorwaarden niet in strijd zijn met bepalingen uit een eventueel van toepassing zijnde cao, wat de fiscale consequenties zijn (of het bijvoorbeeld binnen de Werkkostenregeling kan vallen) en of de personeelsvertegenwoordiging of ondernemingsraad nog moet worden geraadpleegd als werkgever tot introductie daarvan wenst over te gaan.