HR alert: employees’ entitlements during the heatwaves

This article is also available in Polish.

The approaching holiday season, as well as the increasing incidence of extreme heat waves and accompanying fierce weather phenomena, are definitely not conducive to efficiency and comfort at work, as well as the well-being of employees. However, apart from ensuring staff’s  broadly understood well-being, which, due to the lack of any precise regulations, leave employers room for action limited only by their imagination and finances at a given workplace. From the labour law perspective, the key issue on the employers' side is to ensure the appropriate level of occupational health and safety ("OHS”).

First, adequate hydration

Although, the maximum ambient temperature at which work may be performed is not legally defined, employers are obliged to provide employees, free of charge, with appropriate beverages when they work in particularly onerous conditions.
Extreme heatwaves constitute onerous working conditions, which was confirmed in the Regulation of the Council of Ministers of 28 May 1996 on preventive meals and drinks. Thus, employers must provide adequate cold beverages to employees who are employed:

• in hot microclimate conditions where the thermal load (WBGT) exceeds 25°C;
• when working outside, if the temperature exceeds 25°C; and
• at workplaces where the temperature, due to weather conditions, exceeds 28°C.

However, Polish legal provisions do not specify what kind of beverages are to be provided by the employer, but it is worth bearing in mind that they must be provided in an amount meeting the employees’ needs and must be available throughout the working day. Therefore, it is up to the employer to decide what kind of beverages are provided, given that they will be adapted to the conditions of the work performed and the needs of subordinates. In addition, if the work is performed in conditions where the thermal load (WBGT) exceeds 25°C, beverages provided by the employer should be enriched with mineral salts and vitamins.

Second, the right temperature in the workplace

Currently, increasingly rarely we can find workplaces, in particular offices, without devices which regulate ambient temperature, it should be remembered that their technical condition and efficiency have a significant impact on the place of work.
The Regulation of the Minister of Labour and Social Policy of 26th September 1997 on general health and safety regulations, in particular its 3rd chapter reminds employers that all fans and air conditioners must be subject to technical inspections and cleaning, in accordance with manufacturers' guidelines, so that they can be used efficiently in workplaces. It is worth mentioning that as regards mechanical ventilation with air recirculation, which is commonly used in workplaces, the amount of fresh air should be at a minimum of 10% of the air exchanged. In workplaces, air exchange must be maintained, resulting from the utility needs and functions of these rooms, heat and humidity balance and various pollutants. 
However, air conditioning should not be overused, as it can cause drafts or frostbite. The air flow from supply ventilation devices should not be directed directly at the workstation, and the minimum temperature in the workplace should be appropriate to the type of work performed:

• as for work which requires physical effort, it is 14°C, and 
• for light physical work and office work it must no lower than 18°C.

It is worth remembering not to violate the OHS regulations, which are sanctioned with a fine of PLN 1,000 (approx. EUR 226) up to PLN 30,000 (approx. EUR 6,766).

Third, possible modification of the working time

Polish labour law provisions do not oblige the employers to shorten the working day or to modify the employees’ working hours, due to extreme weather conditions. It is at the employers’ sole discretion to agree with employees on any modifications to working time applicable in a given workplace.
The Labour Code provides for a number of feasible instruments to modify working hours that can be used during the summertime. An example of this is the flexible working time, under which the employees will be able to decide on the start and end time of their work within the time periods specified by the employer (Article 1401 of the Labour Code). Flexible working time can be introduced either individually (at the written request of an employee based on Article 150 § 5 of the Labour Code) or collectively (in a collective bargaining agreement, an agreement concluded with trade unions or employee representatives under Article 150 § 3 of the Labor Code). Alternatively, employers may take into account the written requests of employees for the application of individual working time schedules within the framework of the working time system under which the employees are covered (Article 142 of the Labour Code).

In addition, based on the supervisors’ decisions, the working day may be shortened due to extreme weather conditions, as long as this does not cause harm to the work performed and the scope of the employee's duties, or an additional regeneration break may be introduced during the working day. It should be borne in mind that such shortening of the working day may not result in a reduction of the employee's remuneration, nor in a reduction of other work-related entitlements (e.g., meeting eligibility criteria for supplement to remuneration or bonus). Such a shortening of the working day is solely an expression of the employers’ goodwill. The break during the working day may be unpaid and may not exceed 60 minutes, and employers should regulate it in accordance with Article 141 § 2 of the Labour Code, i.e. either in an internal act (collective agreement, workplace regulations) or in the employment contract. In the latter case, this will require the consent of each employee to introduce relevant provision in the employment contract and thus the break. It is worth bearing in mind that not all employees may be interested in such a break due to its unpaid nature.

Fourth, the remote work

Provided that it is technically and organizationally feasible, it seems that the most desirable solution for the heatwaves, allowing to maintain the continuity of work, as well as to meet the expectations of employees, may be to agree on remote working during the greatest heat.
The Labour Code provides for three main bases for performing remote work, depending on how the institution of remote work is regulated in a given workplace:

• if the employer has defined the rules for remote work in either the regulations or an agreement, employees can perform it under internally defined terms and conditions (pursuant to Articles 6719 - 6720 of the Labour Code),
• if the employer has not made any arrangements for permanent or hybrid remote work, the employees are entitled to submit a non-binding request to perform occasional remote work, not exceeding 24 days per calendar year (pursuant to Article 6733 of the Labour Code),
• ultimately, remote work may be performed based on the employer’s unilateral order. Such an entitlement is available either due to the epidemic situation in Poland - during the state of epidemic threat and three months after its cancellation (until 30th September 2023) or if it is impossible to ensure an adequate level of OHS at the workplace (pursuant to Article 6719 § 3 of the Labour Code).

Increased risk of accidents at work …

Adverse weather conditions undoubtedly affect the mental and physical condition of the employees (e.g. decreased attentiveness, increased sluggishness), which may expose to an increased risk of accidents at work. While employers should take appropriate steps to avoid the occurrence of such events, it is impossible to completely eliminate this risk. In the event of an accident at work, employers will be required to take the necessary measures to eliminate or reduce the risk, provide first aid to the injured, carry out and document the post-accident procedure, i.e. determine the circumstances and causes of the accident at work, and apply appropriate measures to prevent the occurrence of similar events in the future.

... or on the way to or from work

It is important to keep in mind that possible accidents can also occur on the way to or from work. In the worst-case scenario, any accident caused by the weather conditions suffered by an employee may be classified as an accident on the way to or from work, which by virtue of law imposes additional obligations on the employers. Based on Article 57b (3) of the Act of 17 December 1998 on Pensions from the Social Insurance Fund, the employers are obliged to establish the circumstances and causes of an accident on the way to or from work by completing an accident card after conducting the so-called post-accident procedure.
So, it is worth considering taking the appropriate steps to safeguard both the interests of employees and the workplace during the upcoming hot weeks, ensuring the most favourable conditions for the performance of work during the summertime.

Taylor Wessing’s Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to both individual and collective labour law. We also help introducing individualized measures in response to the changing instruments and requirements of labour law that each employer faces. If you have any questions or concerns, please do contact us.

HR Alert: Uprawnienia pracownicze w trakcie upałów 

Zbliżający się sezon wakacyjny, a także zdarzające się coraz częściej fale ekstremalnych upałów i towarzyszące im gwałtowne zjawiska pogodowe, zdecydowanie nie sprzyjają efektywności i komfortowi pracy, a także nie wpływają na dobre samopoczucie pracowników. Niewątpliwie poza dbaniem o szeroko pojęty dobrostan załogi (tzw. well-being), który z uwagi na brak jakichkolwiek konkretnych regulacji prawnych, pozostawia pracodawcom pole do działania ograniczone jedynie ich wyobraźnią i finansami danego zakładu pracy, to z prawnopracowniczego punktu widzenia najistotniejszym obowiązkiem leżącym po stronie pracodawców jest zapewnienie w tym czasie odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy („BHP”). 

Po pierwsze, odpowiednie nawodnienie

Wprawdzie nie ma zdefiniowanej maksymalnej temperatury otoczenia, w jakiej praca może być wykonywana, to niewątpliwie pracodawcy są obowiązani zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie napoje. 
Ekstremalne upały stanowią uciążliwe warunki pracy, co potwierdzone zostało w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. ws. profilaktycznych posiłków i napojów. Zatem pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie zimne napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, w którym obciążenie termiczne (WBGT) przekracza 25°C;
• przy pracach na otwartej przestrzeni, jeśli temperatura przekracza 25°C oraz 
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C. 

Przepisy jednak nie wskazują jakiego rodzaju napoje mają być dostarczane przez pracodawcę, ale warto mieć na uwadze, że muszą być one zapewnione w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników oraz dostępne w ciągu całego dnia pracy. Zatem, to do pracodawcy należy decyzja w tym zakresie, pamiętając, że powinny być one dostosowane do warunków wykonywanej pracy i potrzeb podwładnych. Ponadto, jeśli praca jest wykonywana w warunkach, w którym obciążenie termiczne (WBGT) przekracza 25°C, napoje zapewniane przez pracodawcę powinny być wzbogacone o sole mineralne i witaminy.

Po drugie, odpowiednia temperatura w zakładzie pracy

Obecnie coraz rzadziej spotyka się zakłady pracy, w szczególności biura, bez urządzeń regulujących temperaturę otoczenia, to należy pamiętać, że ich stan techniczny i sprawność mają niebagatelny wpływ na środowisko pracy.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. ws. ogólnych przepisów BHP, a w szczególności jego trzeci rozdział, przypomina pracodawcom, że wszelkie wentylatory i klimatyzatory muszą podlegać regularnym przeglądom technicznym i czyszczeniu, zgodnie z wytycznymi producentów, tak aby sprawnie służyły w zakładach pracy. Warto zaznaczyć, że w przypadku wentylacji mechanicznej z recyrkulacją powietrza często stosowanej w zakładach pracy, ilość świeżego powietrza powinna wynosić min. 10% wymienianego powietrza. W pomieszczeniach pracy powinna być zapewniona wymiana powietrza wynikająca z potrzeb użytkowych i funkcji tych pomieszczeń, bilansu ciepła i wilgotności oraz rozmaitych zanieczyszczeń.
Nie należy jednak nadmiernie używać klimatyzacji, może ona bowiem powodować przeciągi czy wyziębienia. Strumień powietrza pochodzący z urządzeń wentylacji nawiewnej nie powinien być skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy, a minimalna temperatura w pomieszczeniu pracy powinna być odpowiednia do rodzaju świadczonej pracy:

• w przypadku pracy wymagającej znacznego wysiłku fizycznego pracowników to min. 14°C, zaś
• w przypadku lekkiej pracy fizycznej i pracy biurowej nie może być ona niższa niż 18°C.
  Warto o tym pamiętać, aby nie narazić się na naruszenia przepisów BHP, które sankcjonowane są grzywną w wysokości od 1.000 PLN do nawet 30.000 PLN.

Po trzecie, możliwa modyfikacja czasu pracy 

Przepisy prawa pracy nie obligują pracodawców do skrócenia dnia pracy bądź modyfikacji czasu pracy pracowników, z uwagi na szczególne warunki atmosferyczne. Leży więc w wyłącznej gestii pracodawców, aby porozumieć się z pracownikami co do odstępstw od czasu pracy obowiązującego w danym zakładzie pracy.

Kodeks pracy przewiduje szereg możliwych do zastosowania instrumentu celem modyfikacji czasu pracy, z którego można skorzystać w okresie letnim. Przykładem może być ruchomy czas pracy, w którym pracownicy będą mogli zdecydować o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w określonych przez pracodawcę przedziałach czasowych (art. 1401 kodeksu pracy). Ruchomy czas pracy można wprowadzić indywidualnie (na pisemny wniosek pracownika w trybie art. 150 § 5 kodeksu pracy) lub zbiorowo (w układzie zbiorowym pracy, porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami pracowników w trybie art. 150 § 3 kodeksu pracy). Alternatywnie, pracodawcy mogą uwzględnić pisemne wnioski pracowników o zastosowanie indywidualnego rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym są objęci pracownicy (art. 142 kodeksu pracy).
Dodatkowo, decyzją przełożonych można skrócić dzień pracy z uwagi na trudne warunki atmosferyczne, o ile nie spowoduje to uszczerbku dla wykonywanej pracy i zakresu obowiązków pracownika albo wprowadzić dodatkową przerwę regeneracyjną w trakcie dnia pracy. Należy pamiętać, że takie skrócenie dnia pracy nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika, ani obniżyć pozostałych uprawnień prawno-pracowniczych (np. spełnienia przez pracownika warunków do dodatku do wynagrodzenia czy premii). Takie skrócenie dnia pracy jest wyłącznie wyrazem dobrej woli ze strony pracodawcy. Przerwa w trakcie dnia pracy może być bezpłatna i nie może przekraczać 60 min, a pracodawcy winni uregulować ją w trybie art. 141 § 2 kodeksu pracy, tj. w akcie wewnątrzzakładowym (układ zbiorowy, regulamin pracy) lub w umowie o pracę. W tym ostatnim przypadku będzie to wymagało zgody każdego z pracowników na stosowny zapis w umowie o pracę i tym samym przerwę. Warto mieć na uwadze, że nie wszyscy pracownicy mogą być zainteresowani taką przerwą ze względu na jej nieodpłatny charakter. 

Po czwarte, praca zdalna

Pod warunkiem, że jest to technicznie i organizacyjnie możliwe, wydaje się, że najbardziej pożądanym rozwiązaniem na czas upałów, pozwalającym zachować ciągłość pracy, jak i wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników może być uzgodnienie pracy zdalnej w okresie największych upałów. 
Kodeks pracy przewiduje trzy główne podstawy wykonywania pracy zdalnej, w zależności od sposobu uregulowania instytucji pracy zdalnej w danym zakładzie pracy:

• jeżeli pracodawca określił zasady pracy zdalnej w regulaminie bądź porozumieniu, pracownicy mogą ją wykonywać na wewnętrznie określonych zasadach (w trybie art. 6719 – 6720 kodeksu pracy),
• jeżeli pracodawca nie wprowadził żadnych rozwiązań w zakresie stałej lub hybrydowej pracy zdalnej, pracownicy są uprawnieni do złożenia niewiążącego wniosku o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej – w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (w trybie art. 6733 kodeksu pracy),
• w ostateczności, praca zdalna może być wykonywana na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy. Takie uprawnienie przysługuje zarówno z uwagi na sytuację epidemiczną w Polsce – w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego oraz trzech miesięcy po jego odwołaniu (do 30 września br.) bądź jeżeli zapewnienie odpowiedniego poziomu BHP w zakładzie pracy nie będzie możliwe (w trybie art. 6719 § 3 kodeksu pracy).

Zwiększone ryzyko wystąpienia wypadków w zakładzie pracy ...

Niesprzyjające warunki atmosferyczne niewątpliwie wpływają na kondycję psychofizyczną pracowników (np. obniżenie uważności, większa ospałość), co może przełożyć się na zwiększone ryzyko wystąpienia wypadków przy pracy. Wprawdzie pracodawcy winni podjąć odpowiednie kroki, by unikać wystąpienia takich zdarzeń, jednakże całkowita eliminacja tego ryzyka jest niemożliwa. W razie wystąpienia wypadku przy pracy, pracodawcy będą obowiązani podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym, przeprowadzić oraz udokumentować procedurę powypadkową, tj. ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające wystąpieniu podobnych zdarzeń w przyszłości.

... bądź w drodze do lub z pracy

Należy mieć na uwadze, że ewentualne wypadki mogą mieć miejsce także w drodze do lub z pracy. W najgorszym scenariuszu, jakikolwiek wypadek spowodowany sytuacją atmosferyczną, któremu ulegnie pracownik, może zostać zakwalifikowany jako wypadek w drodze do lub z pracy, co z mocy prawa nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki. Jak wskazuje art. 57b ust. 3 Ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, to pracodawcy są zobowiązani do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku w drodze do lub z pracy, wypełniając kartę wypadku po przeprowadzeniu tzw. procedury powypadkowej.
Zatem warto zastanowić się nad podjęciem odpowiednich kroków, by podczas nadchodzących upalnych tygodni zabezpieczyć zarówno interesy pracowników, jak i zakładu pracy, zapewniając możliwe najdogodniejsze warunki świadczenia pracy w sezonie letnim.

Zespół Prawa pracy kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem HR. Pomagamy także wprowadzać zindywidualizowane działania będące odpowiedzią na zmieniające się instrumenty i wymagania prawa pracy, jakie stawiane są przed każdym pracodawcą. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.