Simple joint-stock company - organisational structure

This article is also available in Polish.

An indication of the flexible nature of the organisational structure of a simple joint-stock company in Poland provides for shareholders to choose the system of management and supervision over the company. The new regulations make it possible to adopt the so-called two-tier system /dual board structure, based on a management board and an optional supervisory board, i.e. a system known from the tradition of Polish corporate law, or one-tier model / monistic - which mainly refers to Anglo-Saxon law systems, assuming only one body - the board of directors.

The two-tier model assumes separation of managerial and supervisory competences between two separate bodies of the company. Appointment and functioning of the management board and the supervisory board in P.S.A. is similar to regulations applicable to capital companies, with the reservation that as regards a simple joint-stock company the legislator decided to regulate the so-called general part of certain standards and principles applicable to both organisational models, which is described below.

Special attention should be paid to the one-tier model, because, according to the assumptions of the authors of the draft provisions on P.S.A., it is this model-due to its similarities to Anglo-Saxon solutions known in international trade- that may prove particularly interesting for foreign investors.

In the one-tier model, the rules to appoint and dismiss directors are similar to those applicable to the management board members - as a rule, directors are appointed by shareholders' resolutions. It is also possible to only appoint one director. However, if the board of directors is composed of several members, all directors are obliged and entitled to jointly manage the company's affairs, unless the articles of association or the regulations of the board of directors provide otherwise.

It is worth noting that the regulations provide for the facility to delegate some or all activities to run the company's business to one or some directors: so-called executive directors. In that case, directors who are not executive directors (non-executive directors) exercise permanent supervision over the management of the company's affairs; thus, the management functions are separated from the control functions within one body.

It should be noted that the division of competences within the board of directors will not have the effect of excluding the liability of the directors, in particular non-executive directors - which, in contrast to the lack of analogous liability of the supervisory board members in the two-tier model, is an important aspect to perform the function of the director of a simple joint-stock company.

The right to represent the company is vested in each director, irrespective of the division of competence within the board of directors.

As mentioned above, for both management body models of P.S.A., the legislator has introduced a separation of common provisions, concerning, among others, defining the duty to exercise due diligence which results from the professional nature of the business and to maintain loyalty to the company, the prohibition to disclose company secrets, also after the mandate has expired, and engaged with competitive interests . These regulations are strengthened by appropriate incorporation of the rules on civil law liability of the management board members and directors and further specified by the introduction of the so-called business judgment rule.

Moreover, the legislator decided to regulate the issue of the period of expiry of the mandate of a board member as well as the issue of calculating the term of office. Importantly, the regulation does not refer to either the extension or reduction concept, which have so far been presented as a result of arguments which arose in relation to the provisions applicable to the joint-stock companies and the limited liability companies.

The board members and directors are subject to restrictions set out in the articles of association and in the shareholders’ resolutions, unless the articles of association provide otherwise. Thus, as a rule, the shareholders have an influence on company’s decisions by issuing so-called “binding” instructions to the company's management body.

Moreover, the general provisions regulate the rules of taking minutes and passing resolutions by P.S.A. bodies. A resolution of a body may be adopted if all its members have been duly notified of a meeting of the body or of a vote in writing or by means of direct remote communication. The supervisory board or the board of directors adopts resolutions if at least half of its members have participated in the meeting or in voting in writing or by means of direct remote communication. The articles of association may provide for stricter quorum requirements for the supervisory board or the board of directors. As a rule, the resolutions are adopted by an absolute majority of votes, unless the articles of association provide otherwise. The articles of association may also provide that as for an equal number of votes the chairman, president, or other member of the body has a casting vote.

A characteristic novelty introduced for P.S.A. is the facility to establish within each company’s body (provided that it has a collegiate form) - so-called committees, which are entrusted with the task of preparing or implementing resolutions of the body. Committees are composed of at least two members of the body, as well as other individuals with an advisory capacity, i.e. even those from outside the given body.

The convening and course of general meetings of P.S.A. are similar to the rules applicable in capital companies, whereas from the start they were supplemented by the facility to adopt shareholders’ resolutions using electronic means of communication, provided that they are indicated in the articles of association of the company or that all shareholders consent to such voting procedure in a documentary form (e.g. by e-mail or text message). Paradoxically, this means that after the amendment of the provisions of the Commercial Companies Code regarding the possibility of holding meetings by means of remote communication introduced in 2020 (due to pandemic), in a simple joint-stock company the regulation of holding meetings by means of electronic communication is not implicit as in the case of other capital companies and the shareholders must either explicitly provide for it or introduce it ad hoc.

However, a facility for the shareholders and an indication of informal rules of holding meetings provides for the ability to organise them outside the territory of the Republic of Poland, if the articles of association so provide (except for the resolutions which require the participation of a notary public).

Competencies of the general meeting are also similar to those known from other capital companies. The provisions of the Commercial Companies Code also similarly regulate certain categories of matters which require a qualified majority, such as amendments to the articles of association, dissolution of the company or resolution increasing shareholders' benefits or reducing their individual rights.

As regards the rules which determine challenging resolutions the provisions refer to the appropriate application of the provisions of Articles 422-424 and 425-427 of the Commercial Companies Code, i.e. to the provisions which are applicable in a joint-stock company to repealing resolutions and declaring resolutions invalid.

Struktura organizacyjna prostej spółki akcyjnej

Przejawem elastycznego charakteru struktury organizacyjnej prostej spółki akcyjnej jest możliwość wyboru przez akcjonariuszy systemu zarządzania i nadzoru nad spółką. Nowe przepisy umożliwiają przyjęcie tzw. systemu dualistycznego, opartego na zarządzie i fakultatywnej radzie nadzorczej, czyli systemu znanego tradycji polskiego prawa spółek albo modelu monistycznego – właściwego głównie dla systemów prawa anglosaskiego, zakładającego tylko jeden organ – radę dyrektorów (board of directors).

Model dualistyczny zakłada rozdzielenie kompetencji zarządczych i nadzorczych pomiędzy dwa odrębne organy spółki. Powołanie i funkcjonowanie zarządu oraz rady nadzorczej w P.S.A. wygląda podobnie do regulacji właściwych dla spółek kapitałowych, z tym zastrzeżeniem, że w przypadku prostej spółki akcyjnej ustawodawca zdecydował się na uregulowanie w tzw. części ogólnej pewnych standardów i zasad właściwych dla obu modeli organizacyjnych, o czym niżej.

Warto zwrócić szczególną uwagę na model monistyczny, ponieważ, zgodnie z założeniami autorów projektu przepisów o P.S.A., to właśnie ten model, z uwagi na podobieństwa do znanych w obrocie międzynarodowym rozwiązań anglosaskich, może okazać się szczególnie interesujący dla inwestorów zagranicznych.

W modelu monistycznym zasady powoływania i odwoływania dyrektorów są podobne do zasad obowiązujących dla członków zarządu – dyrektorzy co do zasady są powoływani uchwałą akcjonariuszy. Istnieje również możliwość powołania tylko jednego dyrektora. Natomiast, jeżeli rada dyrektorów jest wieloosobowa, wszyscy dyrektorzy są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki lub regulamin rady dyrektorów stanowią inaczej.

Warto podkreślić, że przepisy przewidują możliwość delegowania niektórych lub wszystkich czynności prowadzenia przedsiębiorstwa spółki na jednego lub niektórych dyrektorów – tzw. dyrektorów wykonawczych. Wówczas dyrektorzy niebędący dyrektorami wykonawczymi (dyrektorzy niewykonawczy) sprawują stały nadzór nad prowadzeniem spraw spółki - dochodzi zatem do wyodrębnienia w ramach jednego organu funkcji zarządczych i osobno funkcji kontrolnych.

Należy zaznaczyć, że podział kompetencji w ramach rady dyrektorów nie będzie skutkował uchyleniem odpowiedzialności dyrektorów, w szczególności dyrektorów niewykonawczych – co w przeciwieństwie do braku analogicznej odpowiedzialności członków rady nadzorczej w modelu dualistycznym, stanowi istotny aspekt sprawowania funkcji dyrektora prostej spółki akcyjnej.

Prawo reprezentowania spółki przysługuje każdemu dyrektorowi, niezależnie od podziału kompetencji w ramach rady dyrektorów.

Jak wspomniano, dla obu modeli organów menedżerskich P.S.A. ustawodawca wprowadził wyodrębnienie przepisów wspólnych, dotyczących m.in. zdefiniowania obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki, zakazu ujawniania tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu oraz zajmowania się interesami konkurencyjnymi. Regulacje te wzmocnione są poprzez odpowiednie wkomponowanie zasad ponoszenia odpowiedzialności cywilnoprawnej przez członków zarządu oraz dyrektorów, a dodatkowo uszczegółowione poprzez wprowadzenie tzw. zasady biznesowej oceny sytuacji (business judgment rule).

Ponadto, ustawodawca zdecydował się na swoiste uregulowanie kwestii momentu wygaśnięcia mandatu członka organu spółki i obliczania długości kadencji. Co ważne, regulacja ta nie nawiązuje ani do koncepcji prolongacyjnej, ani redukcyjnej, dotychczas prezentowanych na tle sporów powstałych na kanwie przepisów obowiązujących w spółkach akcyjnych i spółach z ograniczoną odpowiedzialnością.

Członkowie zarządu oraz dyrektorzy podlegają ograniczeniom ustanowionym w umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach akcjonariuszy. Oznacza to, że domyślnie akcjonariusze będą mogli mieć wpływ na decyzje podejmowane w spółce poprzez wydawanie tzw. ,,wiążących” poleceń dla organu zarządczego spółki.

Ponadto, przepisy ogólne regulują zasady protokołowania i podejmowania uchwał przez organy P.S.A. – uchwała organu może być podjęta, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu organu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rada nadzorcza albo rada dyrektorów podejmuje uchwały, jeżeli w posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uczestniczyła co najmniej połowa jej członków. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej albo rady dyrektorów. Co do zasady uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Umowa spółki może również przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa, przewodniczącego lub innego członka organu.

Charakterystycznym novum wprowadzonym dla P.S.A. jest możliwość tworzenia w ramach każdego organu spółki (o ile ma on formę kolegialną) mniejszych gremiów – tzw. komitetów, którym powierza się zadania przygotowania lub wykonania uchwał organu. W skład komitetów wchodzi co najmniej dwóch członków organu, a także inne osoby z głosem doradczym, czyli nawet osoby spoza danego organu.

Natomiast, zwoływanie i przebieg walnych zgromadzeń P.S.A. zostały zbliżone do zasad obowiązujących dotychczas w spółkach kapitałowych, przy czym od samego początku zostały one uzupełnione o możliwość podejmowania uchwał akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile zostały one wskazane w umowie spółki albo wszyscy akcjonariusze wyrazili w formie dokumentowej (czyli np. mailem, sms) zgodę na taki tryb głosowania. Paradoksalnie oznacza to, że po nowelizacji przepisów kodeksu spółek handlowych w zakresie możliwości odbywania zgromadzeń przy użyciu środków komunikacji na odległość, wprowadzonej w 2020 r. (z powodu pandemii), w prostej spółce akcyjnej regulacja dotycząca odbywania zgromadzeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej nie jest domyślna, jak w przypadku pozostałych spółek kapitałowych i akcjonariusze muszą wyraźnie ją przewidzieć albo wprowadzić ad hoc.

Jednakże ukłonem w kierunku akcjonariuszy i przejawem odformalizowania reguł odbywania zgromadzeń jest umożliwienie ich organizacji poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, o ile tak przewidziano w umowie spółki (za wyjątkiem uchwał wymagających udziału notariusza).

Kompetencje walnego zgromadzenia są również zbliżone do kompetencji znanych z pozostałych spółek kapitałowych. Przepisy kodeksu spółek handlowych podobnie też regulują określone kategorie spraw wymagające kwalifikowanej większości, jak np. zmiana umowy spółki, rozwiązanie spółki lub uchwała zwiększająca świadczenia akcjonariuszy lub uszczuplająca ich prawa indywidualne.

W zakresie reguł określających zaskarżanie uchwał, przepisy odsyłają do odpowiedniego stosowania przepisów art. 422-424 ksh oraz 425-427 ksh, czyli przepisów właściwych dla uchylenia uchwał i stwierdzania nieważności uchwał spółki akcyjnej.