This article is also available in Polish.

It is advisable to verify the financial condition of a contractor before signing the contract.  Searching the relevant databases first can help us avoid entering into a contract with an entity that doesn't actually have a chance of fulfilling it due to its poor financial condition. Our business partner may also get into financial difficulties during the performance of a long-term contract, and our quick response in spotting the fact may save us money or at least minimize our losses. Some online databases are invaluable help in assessing a contractor's financial condition.

National Debt Register

The first database to check before signing an important contract is the National Debt Register (the so-called KRZ). By navigating to the 'Entity Search' tab, it is possible to find an entity by its company number (KRS), tax number (NIP) or natural person ID number (PESEL). The register contains information such as:

• information that the debtor has applied for restructuring or bankruptcy;
• information on the declaration of bankruptcy or the opening of a restructuring procedure and its type;
• information on the course and outcome of bankruptcy or restructuring procedure;
• information on entities against which enforcement proceedings have been discontinued because further enforcement would not yield an amount greater than the costs of enforcement (so-called ineffective enforcement).

The data included in the KRZ is also helpful during the performance of the contract. For example, if the register says that our contractor has applied for restructuring or a bankruptcy declaration, this may be a signal that the contractor will have significant difficulties in fulfilling its obligations in the near future.

Court and Commercial Monitor

Another important database is the Court and Commercial Monitor (so-called MSiG). The MSiG keeps track of changes in the registration data of companies and many issues relating to their day-to-day operations. For example, the MSiG can be consulted to find up-to-date information about the opening of the liquidation of a company. Therefore, knowledge of the data published in the MSiG can protect us from finding out too late that our debtor will soon be struck off the register of entrepreneurs. We can also learn in time that our contractor may be planning to transfer part of its enterprise to another company.

The official MSiG website is difficult to navigate and it is a challenge to find data on our contractor. However, there are commercial sites that allow to search the MSiG for records on entities by their KRS or PESEL number. It is also possible to set up alerts to be notified when a new entry relating to the monitored entity appears in the MSiG. This is particularly important in view of the fact that deadlines for creditors to submit their claims are sometimes calculated from the date of publication in the MSiG (e.g. in the case of liquidation of a company).

Business information offices and the Credit Information Office

The BIG and BIK registers are another important source of information to help us verify our contractor. There are several business information offices (so-called BIGs) which collect information on unpaid business and consumer debts. BIGs’ registers record debts arising from enforcement titles (usually court judgments), but under certain conditions debts not covered by enforcement titles are recorded too. Unfortunately, the records are not coordinated between the registers kept by various business information offices, so it is advisable to verify a contractor even in more than one BIG register before signing a contract.

On the other hand, there is only one Credit Information Office (the so-called BIK), which collects detailed information on the loans granted to businesses and consumers. It is noteworthy that, as of 18 May 2023, it is mandatory for all commercial lenders to report loan data to the Credit Information Office.

Financial statements

Another publicly available source of information on the financial condition of contractors is their financial statements. Company financial statements are available in the National Court Register database. The statements are sometimes in 'xml' format, which is illegible, so in order to be able to read the financial statements it is necessary to convert the report to the 'pdf' format using the tools provided on the Ministry of Finance website.

Even without knowledge of more advanced accounting principles, we can learn a lot about our contractor by examining the four parameters of the balance sheet: profit (loss), fixed assets, current assets and current liabilities. Information on whether the contractor's business is making a profit or loss (and how much) will give us a general idea of the condition of the company. The item fixed assets provides information on the value of assets such as real estate, cars, etc. An important factor is the liquidity ratio, which is the ratio of the amount of current assets to the amount of current liabilities. Our practice shows that it is sometimes accepted in case law that if the ratio is between 1.8 and 2.0, the contractor is considered to have good liquidity. However, in business practice this ratio frequently fluctuates around 1.0.

The financial statements made available in the National Court Register reflect the financial situation of the company at the end of a given financial year. Therefore, even the annual financial statements that have only just been made available reflect the entity's financial condition a few months ago.

It is undoubtedly a strong warning sign when a company is late in publishing its financial statements.

Other sources of information about the contractor's business

When entering into contracts and during their performance, it is also worth checking other data about contractors, such as:

1. Certificate of no arrears in payment of social security contributions and tax clearance certificate – before signing important contracts, we may ask our future business partners to obtain and provide us with relevant certificates confirming that they have paid their public-law liabilities;
2. Land and Mortgage Registers – the nature of the contract we intend to enter into may require our contractor to have secure title to the relevant property (ownership/perpetual usufruct). You would be well advised to check the Land and Mortgage Register for information about the contractor's property if you are considering getting mortgage security for your claims;
3. Register of Pledges – this register shows which of the contractor's assets are encumbered by registered pledges. The encumbrance of the contractor's asset with a registered pledge gives the creditor in rem (the pledgee) priority of enforcement against the relevant movable property. Checking for registered pledges is also good practice when entering into a sales agreement. A sales agreement may potentially be void if a registered pledge has been created on the asset being sold. Therefore, it is always advisable to check the Register of Pledges before purchasing valuable assets. Applications for certificates and copies from the Register of Pledges can be submitted on paper (paper certificates and copies of statements from the Register of Pledges are issued immediately) or electronically via the Register of Pledges website;
4. Register of entrepreneurs kept by the National Court Register (the so-called KRS) – even the company's data in the KRS can provide useful information about its financial condition. For example, if our contractor has merged with another company, it may have taken over its debts. When signing a contract, it is also crucial to analyze the rules of representation which our contractor operates by. Apart from the financial condition of the contractor, there is a risk that the contract will not be performed if an unauthorized person signs it on behalf of the contractor;
5. Central Register and Information on Business Activity (so-called CEIDG) – before signing a contract with a contractor who is a natural person, it is advisable to analyze the data in his/her entry in the CEIDG. In particular, the CEIDG provides information on the marital joint property status of a contractor and whether a contractor is subject to any restrictions on business activity.

Business intelligence support

Sometimes it is useful to obtain information that is not available in public registers and which can only be obtained by a specialized business intelligence office. Such a measure may be considered before we sign a contract that will have a particularly significant impact on the future of our business, or when our contractor’s behavior raises concerns about whether they would be able to fulfil their part of the contract. A business intelligence office can also help to prepare for future litigation, e.g. by identifying properties owned by our contractors.

In conclusion, it is possible to obtain a considerable amount of information about a contractor's financial condition from the information available in public databases. The information obtained in this way may protect you from entering into a contract with an untrustworthy counterparty or give you an idea whether, because of the contractor’s financial problems, the contract may not be performed in its entirety. If you have doubts about the financial condition of your potential contractor, you may wish to make the signing of the contract conditional on the provision of adequate security to ensure its performance.

Jak sprawdzić, czy kontrahent będzie w stanie wykonać umowę?

Zawierając umowę, zawsze warto zweryfikować kondycję finansową kontrahenta. Sprawdzenie odpowiednich baz danych może uchronić nas przed zawarciem pozornie korzystnej umowy z podmiotem, który tak naprawdę nie ma szans jej wykonać z powodu swojej złej sytuacji finansowej. Nasz partner biznesowy może popaść w kłopoty również w trakcie wykonywania rozciągniętej w czasie umowy, a odpowiednio szybkie dostrzeżenie tego faktu, może pomóc uniknąć lub przynajmniej zminimalizować straty. W internecie znajdują się bazy danych będące nieocenioną pomocą w ocenie sytuacji kontrahenta.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Najważniejszą bazą danych, którą należy sprawdzić przed zawarciem istotnego kontraktu, jest Krajowy Rejestr Zadłużonych (tzw. KRZ). Przechodząc do zakładki „Wyszukiwanie podmiotów” można odszukać podmiot po numerze KRS, NIP, czy PESEL. W rejestrze tym znajdują się między innymi informacje takie jak:

• informacja o złożeniu przez dłużnika wniosku restrukturyzacyjnego albo wniosku o ogłoszenie upadłości;
• informacja o ogłoszeniu upadłości bądź o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego i jego rodzaju;
• informacja o przebiegu i wyniku postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego; 
• informacja o podmiotach, wobec których umorzono postępowanie egzekucyjne z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych (tzw. bezskuteczność egzekucji);
  
  

Dane zawarte w KRZ są kluczowe również w trakcie wykonywania umowy. Jeżeli np. w rejestrze pojawi się informacja o złożeniu wniosku o restrukturyzację lub ogłoszenie upadłości naszego kontrahenta, może być to sygnał, że kontrahent będzie miał w nieodległej przyszłości istotne trudności z wykonaniem swoich zobowiązań.

Monitor Sądowy i Gospodarczy

Kolejną istotną bazą wiedzy jest Monitor Sądowy i Gospodarczy (tzw. MSiG). W MSiG ogłasza się zmiany danych rejestrowych spółek oraz liczne kwestie dotyczące ich bieżącego funkcjonowania. Na przykład, w MSiG ogłasza się o otwarciu likwidacji spółki. Znajomość danych publikowanych w MSiG może więc uchronić przed sytuacją, w której zbyt późno zorientujemy się, że nasz dłużnik może zostać wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Podobne ryzyko wiąże się z możliwością wydzielenia części przedsiębiorstwa do innej spółki przez naszego kontrahenta.

Oficjalna strona MSiG jest nieprzystępna i odnalezienie danych o naszym kontrahencie byłoby niezwykle trudne. Istnieją jednak komercyjne strony, które umożliwiają wyszukiwanie w MSiG wpisów o podmiotach po ich numerze KRS, czy PESEL. Istnieje również możliwość ustawienia alertów, które powiadomią nas, gdy w MSiG pojawi się nowy wpis dotyczący monitorowanego podmiotu. Jest to szczególnie ważne z uwagi na fakt, że niekiedy terminy na zgłoszenie swoich wierzytelności przez wierzyciela są liczone od daty zamieszczenia ogłoszenia w MSiG (np. w przypadku likwidacji spółki).

Biura informacji gospodarczej i Biuro Informacji Kredytowej

Istotną pomocą w weryfikacji naszego kontrahenta może być również zasięgnięcie informacji z rejestrów BIG oraz BIK. Istnieje kilka biur informacji gospodarczej (tzw. BIG). Biura informacji gospodarczej gromadzą w swoich rejestrach informacje o niespłaconych zobowiązaniach przedsiębiorców i konsumentów. W rejestrze takim znajdują się zobowiązania wynikające z tytułów wykonawczych (najczęściej wyroków sądowych), lecz pod pewnymi warunkami wpisywane są również długi nieobjęte tytułami wykonawczymi. Niestety wpisy między bazami danych poszczególnych biur informacji gospodarczej nie są między nimi koordynowane, więc przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kontrahenta nawet w więcej niż jednym BIG.

Z kolei, istnieje tylko jedno Biuro Informacji Kredytowej (tzw. BIK), które gromadzi szczegółowe informacje o pożyczkach i kredytach przedsiębiorców i konsumentów. Co szczególnie interesujące, od 18 maja 2023 roku już wszystkie podmioty udzielające komercyjnych pożyczek są zobowiązane, aby przekazywać dane udzielonych pożyczek do Biura Informacji Kredytowej.

Sprawozdanie finansowe

Kolejnym, ogólnodostępnym źródłem wiedzy o stanie finansów kontrahenta jest sprawozdanie finansowe. Sprawozdania finansowe spółek są dostępne w bazie Krajowego Rejestru Sądowego. Mają one niekiedy format pliku „xml”, który jest bardzo nieprzejrzysty i przed lekturą sprawozdania finansowego warto przekonwertować raport do formatu „pdf”, korzystając z funkcji udostępnionej na stronie Ministerstwa Finansów.

Nawet bez znajomości bardziej szczegółowych zagadnień z zakresu rachunkowości,  dowiemy się wiele o naszym kontrahencie, sprawdzając cztery parametry bilansu: „zysk (strata)”, „aktywa trwałe”, „aktywa obrotowe” i „zobowiązania krótkoterminowe”. Informacja, czy działalność kontrahenta przynosi zyski, czy też straty (oraz w jakich rozmiarach), da nam ogólne pojęcie o kondycji spółki. Pozycja „aktywa trwałe” informuje o wartości aktywów takich jak nieruchomości, samochody itd.  Ważnym czynnikiem jest wskaźnik płynności finansowej, który stanowi stosunek kwoty „aktywów obrotowych” do kwoty „zobowiązań krótkoterminowych”. Z naszej praktyki wiemy, że w orzecznictwie przyjmuje się niekiedy, że  jeżeli współczynnik wynosi między 1,8 a 2,0, można ocenić, że kontrahent ma dobrą płynność finansową. Jednakże częstym zjawiskiem w obrocie gospodarczym jest, że wskaźnik ten oscyluje raczej wokół wartości 1,0.

Należy również pamiętać, że udostępniane w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdania finansowe ukazują stan finansów spółki na koniec danego roku. Nawet dopiero co udostępnione roczne sprawozdania finansowe przedstawiają więc stan finansów podmiotu sprzed kilku miesięcy. Bez wątpienia zdecydowanym sygnałem ostrzegawczym powinna być sytuacja, gdy kontrahent ma zaległości w publikowaniu sprawozdań finansowych.

Inne źródła wiedzy o przedsiębiorstwie kontrahenta

Przy zawieraniu umów oraz w trakcie ich wykonywania warto sprawdzać również inne dane na temat kontrahentów, jak np.:

1. Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – przed podpisaniem ważnego kontraktu, możemy poprosić naszego przyszłego partnera biznesowego o pozyskanie i przekazanie nam stosownych zaświadczeń, potwierdzających że uregulował swoje publicznoprawne zobowiązania;
2. Księgi wieczyste – natura kontraktu, który planujemy zawrzeć może wymagać, aby nasz kontrahent dysponował stabilnym tytułem do danej nieruchomości (własność/użytkowanie wieczyste). Analiza księgi wieczystej nieruchomości kontrahenta, będzie również konieczna, jeżeli rozważamy zabezpieczenie swoich wierzytelności hipoteką;
3. Rejestr zastawów – rejestr ten da nam wiedzę, jaki majątek kontrahenta jest objęty zastawami rejestrowymi. Objęcie majątku kontrahenta zastawem rejestrowym sprawia, że wierzyciel rzeczowy (zastawnik) będzie miał pierwszeństwo w egzekucji z danej ruchomości. Kwestia zastawu rejestrowego będzie również kluczowa przy umowie sprzedaży. Umowa sprzedaży może być potencjalnie nieważna z powodu objęcia sprzedawanego przedmiotu zastawem rejestrowym. Dlatego najlepiej, aby zawsze przed zakupem bardziej wartościowego przedmiotu sprawdzać sprzedawcę w rejestrze zastawów. Wnioski o zaświadczenia i odpisy z rejestru zastawów można składać w wersji papierowej, przy sądach prowadzących rejestry zastawów (papierowe zaświadczenia i odpisy wydawane są od ręki) lub elektronicznie poprzez portal rejestru zastawów;
4. rejestr przedsiębiorców KRS – nawet dane spółki zamieszczone w KRS mogą stanowić podpowiedź na temat stanu jej finansów. Na przykład jeżeli nasz kontrahent połączył się z inną spółką, to mógł przejąć jej dług. Podpisując kontrakt, jest również kluczowe, aby przeanalizować zasady reprezentacji naszego kontrahenta. Abstrahując od stanu finansów kontrahenta, istniałoby ryzyko, że umowa nie zostałaby wykonana, gdyby w imieniu kontrahenta podpisała ją nieuprawniona do tego osoba;
5. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (tzw. CEIDG) – przed podpisaniem umowy z przedsiębiorcą, będącym osobą fizyczną warto przeanalizować dane z wpisu w CEIDG. W szczególności z CEIDG dowiemy się czy kontrahent ma ustanowioną wspólność majątkową małżeńską oraz czy nie nałożono na niego żadnych zakazów działalności.

Wsparcie biur informacji gospodarczej

Czasem warto sięgnąć po informacje niedostępne w publicznych rejestrach, które pozyskać może dla nas wyspecjalizowane biuro informacji gospodarczej. Krok taki rozważyć można przed podpisaniem kontraktu, który szczególnie mocno zaważy o losach naszego przedsiębiorstwa, czy też w sytuacji, gdy postępowanie naszego kontrahenta zaczyna budzić obawy o to, czy wywiąże się ze swojej części kontraktu. Biuro informacji gospodarczej może również pomóc przygotować się do przyszłego sporu sądowego, np. identyfikując nieruchomości których właścicielem jest nasz kontrahent.

Podsumowując, już na podstawie informacji dostępnych publicznych bazach danych można dowiedzieć się wiele na temat sytuacji finansowej kontrahenta. Uzyskane w ten sposób informacje mogą uchronić przedsiębiorcę przed zawarciem umowy z nierzetelnym podmiotem lub też pomóc mu zorientować się, że z powodów trudności finansowych kontrahent może nie dokończyć wykonywania umowy.
Jeżeli sytuacja finansowa przyszłego kontrahenta wzbudzi nasze wątpliwości, może być to również argument za tym, aby uzależnić podpisanie kontraktu od zagwarantowania jego wykonania poprzez ustanowienie stosownych zabezpieczeń.