This article is also available in Polish.

The conclusion of a contract is a common act and basically consists of an exchange of "messages" describing the obligations of the parties. These “messages” are called declarations of intent and can be expressed in various ways. Recently, it has become very popular to use modern technology such as electronic signatures or messaging apps to create a contract. However, as legal advisers specialising in dispute resolution, we are often faced with the question of whether the contracts created with the use of modern technology can be effectively invoked as evidence in the case of litigation. The answer to this question often depends on the type of contract concluded and the technology used, as explained below.

Let us start with the qualified electronic signature, which has become a very popular tool for concluding contracts. Documents signed in this way are equivalent to documents signed with wet ink (the so-called written form is observed). However, it is important to ensure that the signature used meets the requirements of the so-called eIDAS regulation. In our daily practice in the Disputes & Investigations team, we are submitting more and more contracts signed in this way as evidence. The same applies to powers of attorney, which can be granted and sent immediately even from the furthest corners of the world.

It is also worth noting that there is another interesting solution in Polish law, which is actually not widely used - the so-called personal signature. This is a signature that may be obtained free of charge and is part of the electronic layer of the Polish ID card. In relations with a public entity, a personal signature is equivalent to a wet ink signature, whereas in relations with other entities it is equivalent to a wet ink signature if both parties agree to it. If a contract contains a relevant clause, signing such a contract with a personal signature implies that the contract is concluded in written form.

In general, the law does not prohibit contracts concluded in the so-called documentary form from being used in court as evidence. This form is suitable not only for documents with scanned signatures but also for correspondence exchanged by e-mail or even in applications such as WhatsApp or Messenger. However, by concluding a contract in documentary form, you must ensure that it is possible to identify the person submitting the declaration of intent (e.g. by providing the name, surname and further description of the signatory). It should also be noted that the documentary form is not the same as a written form, which is sometimes required e.g. for the validity of a contract. The requirement of the written form concerns, among others the transfer of an author's economic rights, an exclusive licence contract or a leasing contract.

Finally, the law imposes strict requirements for some contracts and may indeed require that the contract be concluded in a specified form. Failure to comply with the required form of the contract may result in the contract being null and void (from a legal point of view – the contract is considered non-existent and without legal effect).

Examples of contracts that require a specific form in order to be valid are: a contract for the transfer of real estate ownership (notarial deed form), a contract for the transfer of shares in a limited liability company (written form with the signatures authenticated by a notary), the transfer of an enterprise (written form with the signatures authenticated by a notary).

Another possible consequence of failing to observe the form prescribed by law may be that the contract is in principle valid and effective, but the affected party is not entitled to exercise all the rights theoretically connected with this contract (the contract will not have certain legal effects). For example, if a tenancy agreement is not concluded in a written form with an authenticated date, the tenant will not get full protection - if the owner of the rented property sells it, the purchaser of the property will be able to terminate the tenancy agreement (even if it is concluded for a fixed term) by giving statutory notice (this issue may be particularly important for tenants of commercial premises in shopping malls).

Jak skutecznie udokumentować zawarcie umowy na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego?

Zawarcie umowy jest czynnością powszechną i zasadniczo polega na wymianie komunikatów opisujących powinności stron. Komunikaty te zwane są oświadczeniami woli i mogą być składane w przeróżnej formie. W ostatnim czasie, niezwykle popularne stało składanie tworzących umowę oświadczeń woli z użyciem nowoczesnej techniki, jak podpisy elektroniczne czy komunikatory internetowe. Jako doradcy prawni, specjalizujący się w rozwiązywaniu sporów, często spotykamy się jednak z pytaniami, czy umowy zawarte z zastosowaniem nowoczesnych technologii będą mogły być skutecznie użyte w przypadku sporu przed sądem. Odpowiedź na to pytanie często zależy jednak od rodzaju zawieranej umowy oraz zastosowanej technologii.

Zacznijmy od kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który stał się szczególnie popularnym narzędziem służącym zawieraniu umów. Podpisane w ten sposób dokumenty są równoważne dokumentom podpisanym własnoręcznie (uznaje się, że zachowana jest tzw. forma pisemna). Należy jednak upewnić się, czy stosowany przez daną osobę podpis spełnia wymogi z tzw. rozporządzenia eIDAS. W naszej codziennej praktyce coraz częściej zdarza nam się nie tylko składać jako dowody podpisane w ten sposób umowy, lecz także pełnomocnictwa, które mogą być udzielane i przesyłane natychmiastowo nawet z odległych zakątków świata.

Co ciekawe, w polskim prawie istnieje również inne interesujące i dotychczas niewykorzystywane powszechnie rozwiązanie w postaci tzw. podpisu osobistego. Jest to podpis, który możemy otrzymać nieodpłatnie w warstwie elektronicznej polskiego dowodu osobistego. Podpis osobisty w stosunku do podmiotu publicznego wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, zaś w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, uzyskuje taki skutek jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Tym samym, podpisując podpisem osobistym umowę zawierającą stosowne postanowienie w tym zakresie, można również zachować formę pisemną.

Co do zasady, również nic nie stoi na przeszkodzie, aby jako dowód w sądzie przedstawić umowę zawartą w tzw. formie dokumentowej. Mogą ją tworzyć nie tylko dokumenty z zeskanowanymi podpisami, lecz także wymieniona mailowo, czy też nawet w aplikacjach typu WhatsApp czy Messenger korespondencja. Należy jednak pamiętać, aby zawierając w ten sposób umowy zadbać o to, żeby możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. poprzez wskazanie jej imienia, nazwiska oraz charakteru, w jakim dana osoba działa). Należy również pamiętać, że forma dokumentowa nie jest równorzędna z formą pisemną, która niekiedy jest wymagana np. dla ważności umowy. Konieczność zachowania formy pisemnej dotyczy m.in. przeniesienia autorskich praw majątkowych, umowy licencyjnej wyłącznej, czy też umowy leasingu.

Nie można jednak zapominać, że w przypadku niektórych umów przepisy prawa stawiają surowe wymagania i nakazują zawarcie umowy w określony sposób. Niezachowanie wymaganej formy może wiązać się najczęściej z konsekwencją w postaci nieważności umowy (z perspektywy prawa będzie ona uważana za nieistniejącą i niewywołującą skutków prawnych).

Przykładami umów, które wymagają zachowania określonej formy dla swojej ważności są: umowa przeniesienia prawa własności nieruchomości (forma aktu notarialnego), umowa przeniesienia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), zbycie przedsiębiorstwa (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Inną możliwą konsekwencją niedochowania formy przewidzianej w przepisach prawa może być to, że choć umowa będzie zasadniczo ważna i skuteczna, nie będzie dopuszczalne wykorzystanie wszystkich teoretycznie możliwych uprawnień (umowa nie wywoła określonych skutków prawnych). Przykładowo, jeżeli umowa najmu nie zostanie zawarta w formie pisemnej z datą pewną, najemca nie będzie objęty dodatkową ochroną - gdy właściciel rzeczy wynajętej ją sprzeda, nabywca rzeczy będzie mógł wypowiedzieć umowę najmu (nawet zawartą na czas oznaczony) z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia (zagadnienie to może być szczególnie ważne dla najemców lokali w galeriach handlowych).