Document delivery in line with new Labour Code amendment – a step in the right direction

Briefing

This article is also available in Czech.

As mentioned in our previous newsletter, document delivery procedures have been simplified.
Special document delivery procedures specified in the Labour Code now apply only to delivery of certain key types of documents, summarized as follows:

termination by notice,
immediate termination,
termination during the employee’s probationary period, and
other documents relating to unilateral termination of employment, termination of work tasks agreements or working activity agreements (DOPP, DPČ),
notices of recall from or resignation from the post of manager,
payslips or salary slips.

The conclusion and delivery of all other kinds of contracts and agreements are governed by provisions of the Civil Code. In practice, this means that employment contracts and agreements concluded electronically do not need to be signed with a recognized electronic signature. However, experience and the need for evidence in court will tell over time whether a higher form of electronic signature would be more appropriate. To be safe, we recommend using some form of electronic signature verification, allowing for better identification of the signatory.

The delivery process has also undergone significant changes.

No more requirement to deliver to the employee at the workplace as first priority.

Options now include personal delivery (whether to the employer’s workplace or anywhere else the employee can be found) and electronic delivery (via data box, electronic communication network or service).
Delivery by post only when delivery at the employer's place of work in not possible.
Delivery by data box does not require the other party’s express consent. This is now permitted on condition that document delivery is not disabled in the recipient’s data box settings (delivery is enabled by default, so the user would have to actively disable this function). If a person does not log in to his or her data box within a 10-day period following date of delivery of a document, that document is deemed to have been delivered on the tenth day. Otherwise, it is considered delivered on the day on which the person logs in to the data box.

What requirements are to be met in delivering to an employee via electronic communications network or service?

Prior consent of the employee is required in a separate written statement (which may also be in electronic form) in which he or she also provides an electronic address for delivery.
This electronic address must not be at the disposal of the employer, meaning delivery must not be to a company email address, or through a company account in applications (e.g., in Teams) or similar.
The employee may withdraw his or her consent in writing at any time.
Before the employee gives consent, the employer must have informed the employee in writing of terms and conditions of document delivery.
A new feature is the presumption of delivery. A document is considered delivered on the date the employee confirms receipt to the employer by means of a data message (e.g., reply to an email, in-app message, etc.). However, if the employee does not acknowledge receipt of the document within 15 days of delivery, it will be presumed to have been delivered on the last day of that period. In practice this means there may be a problem with proof of delivery, especially in case of an email. For these reasons, applications that can confirm both the delivery of and reading of a message may seem to be a better solution (e.g., WhatsApp, Teams). Only time will show whether use of applications is the right solution.
Documents delivered by the employer must still be signed with a recognized electronic signature.

What if the employee wants to deliver a letter of resignation to the employer via electronic communications network or service?

This must be delivered to the electronic address that the employer has previously identified for such purposes to the employee. In practice, this means not only the use of a company email address (e.g., the HR manager’s email) but also internal systems and applications that allow such communications with the employer.
The same presumption of delivery will apply here as well. Internal systems or applications should be able to automatically confirm the submission or receipt of the document, otherwise the employee will have problems proving that he/she has actually submitted the document electronically.
A simple electronic signature is now sufficient.

If you have any questions, please do not hesitate to contact us at any time.

Author: Pavel Juřička, LL.M.

Contributors: Janka Brezániová & Markéta Cibulková, Ph.D.

Doručování po novele zákoníku práce – Krok správným směrem

Jak již bylo naznačeno v předchozím newsletteru, došlo ke zjednodušení doručování.
Speciální režim doručování obsažený v zákoníku práce a shrnutý níže se nově vztahuje pouze na doručování klíčových dokumentů (tzv. „Písemností“), tj:

výpovědi,
okamžitého zrušení,
zrušení ve zkušební době a
dalších písemností týkajících se jednostranného skončení pracovního poměru nebo DPP či DPČ,
odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa,
mzdového nebo platového výměru.

Uzavírání a doručování ostatních smluv a dohod se řídí ustanoveními občanského zákoníku. Prakticky to znamená, že pracovní smlouvy a dohody mohou být uzavřeny elektronicky a nemusí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem. Nicméně až praxe a nutnost dokazování v případných soudních sporech ukáže, zde nebude vhodnější nějaká vyšší forma elektronického podpisu. Pokud chcete mít větší jistotu, tak doporučujeme již nyní používat nějakou formu ověření elektronického podpisu, která umožňuje lepší identifikaci podepisující osoby.

Proces doručování Písemností doznal podstatných změn:

Konec přednostního doručování zaměstnancům na pracovišti.
Možnost výběru mezi doručením osobním (ať už na pracovišti zaměstnavatele či kdekoliv jinde, kde bude zaměstnanec zastižen) a elektronickým (prostřednictvím datové schránky či sítě nebo služby elektronických komunikací).
Doručení poštou pouze v případě, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

K doručení do datové schránky nebude potřeba výslovného souhlasu druhé strany. Nově postačí, pokud datová schránka nebude neznepřístupněna pro dodávání dokumentů (výchozí nastavení datové schránky doručení umožňuje, uživatel tak bude muset aktivně tuto funkci vypnout). Jestliže se osoba nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Jinak je doručeno v den, kdy se osoba přihlásí do datové schránky.

Co je třeba splnit, aby mohlo být zaměstnanci doručováno prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací?

Vyžaduje se předchozí souhlas zaměstnance v samostatném písemném prohlášení (které může být i v elektronické podobě), v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování.
Elektronická adresa nesmí být v dispozici zaměstnavatele, tedy nelze doručovat na firemní email, firemní účet v aplikacích (např. Teams) atd.
Souhlas může zaměstnanec kdykoli písemně odvolat.
Před udělením souhlasu musí zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování.
Zavádí se fikce doručení. Písemnost je doručena v den, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou (např. odpovědí na email, zprávu v aplikaci atd.). Pokud však zaměstnanec převzetí Písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty. Zde však v praxi může nastat problém s prokázáním doručení, zejména u emailu. V tomto ohledu se jeví jako lepší řešení různé aplikace, které dokážou potvrdit jak doručení, tak i přečtení zprávy (např. WhatsApp, Teams). Zda-li aplikace budou tím správným řešením, ukáže čas.
I nadále musí být Písemnost doručovaná zaměstnavatelem podepsána uznávaným elektronickým podpisem.

Co když chce zaměstnanec doručit výpověď prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací?

Musí Písemnost zaslat na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil. Zde se v praxi bude využívat nejen firemní email (např. HR managera), ale i interní systémy a aplikace, které takovou komunikaci směrem k zaměstnavateli umožňují.
I zde se uplatní stejná fikce doručení. Je potřeba, aby takový interní systém či aplikace dokázaly dodání či převzetí Písemnosti automaticky potvrdit, jinak bude mít zaměstnanec problém s prokazováním, že Písemnost opravdu elektronicky dodal.