Assumptions to the draft protection of whistleblowers’ act

This article is also available in Polish

At the beginning of October, the Ministry of Family and Social Policy in Poland published assumptions to a draft act on the protection of whistleblowers. The act will aim at implementing Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council dated 23 October 2019 on the protection of individuals who report breaches of Union law, that is the so-called Directive on Whistleblowers (the "Directive"). We would like to provide you with an overview of the most important points related to this issue.

Importantly, the introduction of rules concerning whistleblowers in the broad sense of the term will not be done by amending existing acts, but in a separate act on the protection of whistleblowers (the "Act").

Below, we present key assumptions of the proposed Act to which attention should be drawn now:

Organisational and legal framework - min. 50 employees

The Act will oblige employers to establish whistleblowing procedures and channels. It will extend protection to whistleblowers who report or disclose information, as well as reasonable suspicion of a law violation, working in the private or public sector, who have obtained information on a violation in a work-related context in organisations with min. 50 employees.

Organisational and legal framework - regardless of number of employed employees

Importantly, entities which operate in the broad financial sector will be required to establish internal whistleblowing channels regardless of the number of employees. Other organisations with up to 49 employees will be able to set up an organisational and legal framework for whistleblowers on an optional basis.

Deadlines

• The planned deadline to adopt the draft Act by the Council of Ministers is the fourth quarter of 2021. At that time, we will know the detailed solutions concerning whistleblowers.
• The Directive should be implemented in the Polish legal order by 17 December 2021.
• As a first step, public and private sector entities which employ a minimum of at least 250 employees will be obliged to establish internal channels to report violations of law.
• Other entities (in the private sector, with 50 to 249 employees) will be required to establish internal whistleblowing channels only by 17 December 2023.

Protection of whistleblowers 

The guarantees and remedies provided for in the assumptions of the Act will be available to a whistleblower, regardless of the basis and form of employment.

• Protection can be granted to individuals who perform tasks on the basis of, inter alia, an employment contract, managerial contract, civil law contract (e.g. mandate contract, contract for specific work), cooperation contract - i.e. natural persons conducting business activity, as well as on the basis of voluntary work, internship and apprenticeship, where remuneration is not relevant.
• A whistleblower can also be a natural person who provides work for entities with which the employer has a business relationship, e.g. contractors, subcontractors or suppliers, and other people who report information on violations in a work-related context, such as shareholders and other members of bodies of a legal person.

Extension of whistleblower protection 

Protection will also be extended to whistleblowers whose employment relationship has ended or is about to begin, where information about the breach was obtained during the pre-contractual recruitment process. The act will also extend protection to individuals who assist the whistleblower in making the report, as the solutions will apply respectively to the person who assists in making the report and the person related to the whistleblower.

Conditions for whistleblower protection 

In any case, conditions will have to be met relating to the integrity of the whistleblower's conduct and the reliability of the information reported or disclosed by the whistleblower. The whistleblower should have reasonable grounds (evidence or prima facie evidence) to believe that information on the breach which is the subject of the report, is true at the time of reporting. In the case of external or internal reporting, the direct right of the whistleblower, which results from the very act of reporting, will be the facility to monitor the course of the case, i.e. to obtain feedback on the follow-up actions, in order to be able to assess whether the report has received an adequate response.

In what way will the protection of the whistleblower be manifested

The act, as a general rule, will exclude the risk that a whistleblower will be subjected to any harm or charge because of making a report or disclosing a recorded violation to the public. 

• There will be a prohibition on any adverse treatment, including adverse employment treatment.
• The legal position of the whistleblower will be substantially strengthened as regards possible legal proceedings concerning the whistleblower.
• In addition, an unilateral legal action which involves termination of the legal relationship with the whistleblower caused by the report will be ineffective. 
• Interestingly, a whistleblower will have the right to claim damages in an amount no lower than the minimum remuneration if protection is not provided or is not fully effective.
• The guaranteed protection will ensure that, in connection with filing a report, the possibility to impose liability on the whistleblower for damage suffered by anyone, initiate or conduct disciplinary proceedings against the whistleblower or proceedings for defamation or infringement of personal interests will be excluded.
• The possibility to refuse granting, limiting or withdrawing an entitlement, such as a permit, concession or relief, because of a report will also be excluded. /p>
• The sanction of invalidity of provisions of employment contracts and other acts under the employment law and civil law transactions will be introduced insofar as they directly or indirectly exclude or limit the right to report.

What may constitute an infringement under the Act

The Act will define a broader material scope of "infringement" than the material scope of the Directive being implemented. The provisions which protect whistleblowers will not only apply to breaches of law provided for by the Directive (the acts listed in the Annex to the Directive), including breaches of the European Union's financial interests and breaches concerning the European Union's internal market, but also to all breaches of law in the corresponding areas of national law listed in the Directive, i.e.: (i) public procurement, (ii) financial services, products and markets, prevention of money laundering and terrorist financing, (iii) product safety, (iv) transport safety, (v) protection of the environment, (vi) radiation protection and nuclear safety, (vii) food and feed safety, animal health and welfare, (viii) public health, (ix) consumer protection, (x) protection of privacy and personal data, (xi) security of network and communication systems. 

• Public procurement related to defence and state security will be excluded from the scope of the infringements to be reported

Internal reporting - Establishment of a procedure 

Employers will be required to establish internal whistleblowing channels within organisations to develop and implement internal procedures which govern the possibility and path of whistleblowing after prior consultation with a trade union organisation or employee representatives. 

• The internal whistleblowing and follow-up procedure will be given the nature of an internal legal act of employment law. At the same time, the procedure for the consideration of received reports, i.e. the examination of information on the alleged violation and the scope and type of actions taken in this respect, including the possible initiation of proceedings against the potential violator, will not be specified in the Act, so it will be up to the individual organisations to decide what the procedure for internal action in relation to the report will look like.
• Employers will also be required to designate an impartial person or entity responsible for receiving and managing whistleblowing reports from inside or outside the organisation and to ensure that reports are properly received and verified, including guaranteeing the confidentiality of the identity of the person who makes the report and the person to whom the report relates.

External reporting - Central authority

Interestingly, it was decided to designate a central authority which combines the provision of support to whistleblowers and the receipt of external reports. Choosing such a solution will avoid a loophole (lack of a specialised authority to receive reports about specific violations) and will be more beneficial for the whistleblower, who will not have to identify a specialised authority on their own. The Act will entrust the tasks to the central institution - the Ombudsman. 

• In addition to the central institution, other public authorities will be able to carry out, on their own initiative, the tasks of receiving external reports, primarily with regards to infringements in the areas within their scope of activity. This approach will ensure the necessary flexibility in managing external reports.

The entire assumptions of the draft act is available in Polish (here).

At the same time, we encourage you to read a detailed analysis of the provisions of the Directive in our series of articles which addresses the subject matter both from the subjective point of view (here), as well as the areas which may be covered by a report (here).

Założenia do projektu ustawy o ochronie sygnalistów

Na początku października Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało założenia do projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa będzie miała na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. Dyrektywy o sygnalistach („Dyrektywa”). Wraz z dedykowanym zespołem warszawskiego biura kancelarii Taylor Wessing przybliżamy Państwu najistotniejsze kwestie związane z tym zagadnieniem.

Co ważne, wprowadzenie zasad dotyczących szeroko pojętych sygnalistów nastąpi nie w drodze nowelizacji istniejących ustaw, lecz w odrębnej ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Ustawa”).

Poniżej przedstawiamy dekalog kluczowych założeń projektowanej Ustawy, na które warto zwrócić uwagę już teraz:

Ramy organizacyjno-prawne – min. 50 pracowników

Ustawa będzie obligowała pracodawców do ustanowienia procedury i kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Obejmie ochroną osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia informacji, a także uzasadnionych podejrzeń naruszenia prawa, pracujące w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą w organizacjach zatrudniających min. 50 pracowników. 

Ramy organizacyjno-prawne – niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników 

Co ważne, podmioty działające w szerokopojętym sektorze finansowym będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Pozostałe organizacje, zatrudniające do 49 pracowników, będą mogły fakultatywnie ustanowić ramy organizacyjno-prawne funkcjonowania sygnalistów na analogicznych zasadach.

Terminy 

• Planowanym terminem przyjęcia projektu Ustawy przez Radę Ministrów jest IV kwartał 2021 r. Wówczas poznamy szczegółowe rozwiązania dotyczące sygnalistów.
• Dyrektywa powinna zostać implementowana do polskiego porządku prawnego do dnia 17 grudnia 2021 r.
• W pierwszej kolejności podmioty z sektora publicznego, a także prywatnego, zatrudniające min. 250 pracowników będą zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa.
• Pozostałe podmioty (z sektora prywatnego, zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa dopiero do dnia 17 grudnia 2023 r.

Ochrona sygnalistów 

Przewidziane w założeniach do Ustawy gwarancje i środki prawne będą przysługiwały osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia, niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy.

• Ochroną mogą zostać objęte osoby wykonujące zadania na podstawie: m.in. umowy o pracę, kontraktu menadżerskiego, umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia, umowy o dzieło), umowy o współpracę – czyli osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a także na podstawie wolontariatu, stażu i praktyk, przy czym odpłatność jest tu bez znaczenia.
• Sygnalistą może być także osoba fizyczna świadcząca pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze,  np. wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy oraz inne osoby zgłaszające informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą, takie jak akcjonariusze i wspólnicy oraz pozostali członkowie organów osoby prawnej.

Rozszerzenie ochrony sygnalisty 

Ochroną będą objęte również osoby dokonujące zgłoszenia, których stosunek pracy zakończył się lub dopiero ma zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszenia uzyskano w trakcie procesu rekrutacji poprzedzającego zawarcie umowy. Ustawa obejmie ochroną także osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, bowiem rozwiązania te będą stosowane odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym.

Przesłanki do objęcia sygnalisty ochroną 

W każdym przypadku wymagane będzie dopełnienie przesłanek związanych z rzetelnością postępowania zgłaszającego oraz wiarygodnością zgłaszanych lub ujawnianych przez niego informacji. Zgłaszający powinien mieć uzasadnione podstawy (dowody lub uprawdopodobnienie), by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego lub wewnętrznego bezpośrednim uprawnieniem zgłaszającego, wynikającym z samego dokonania zgłoszenia, będzie możliwość monitorowania toku sprawy, tj. uzyskania informacji zwrotnych co do działań następczych, umożliwiających ocenę, czy zgłoszenie spotkało się z właściwą reakcją.

W czym przejawiać się będzie ochrona sygnalisty 

Ustawa, w charakterze zasady ogólnej, wyłączy ryzyko narażenia na jakikolwiek uszczerbek lub postawienie zarzutu z powodu dokonania zgłoszenia lub publicznego ujawnienia odnotowanego naruszenia. 

• Wprowadzony zostanie zakaz jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania, w tym niekorzystnego traktowania w zatrudnieniu.
• Sytuacja prawna zgłaszającego zostanie w istotny sposób wzmocniona na gruncie ewentualnych postępowań sądowych dotyczących zgłaszającego.
• Ponadto, jednostronna czynność prawna obejmująca rozwiązanie stosunku prawnego z sygnalistą spowodowana zgłoszeniem będzie bezskuteczna. 
• Co ciekawe, sygnalista będzie miał prawo dochodzenia odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, jeżeli ochrona nie będzie zapewniona bądź nie będzie ona w pełni skuteczna.
• Gwarantowana ochrona zapewni, że w związku z dokonaniem zgłoszenia wyłączone zostaną: możliwość nałożenia na zgłaszającego odpowiedzialności za szkodę poniesioną przez kogokolwiek, wszczęcia lub prowadzenia wobec zgłaszającego postępowania dyscyplinarnego, czy też postępowania w przedmiocie zniesławienia lub naruszenia dóbr osobistych.
• Wyłączona będzie także możliwość odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia, jak zezwolenia, koncesji lub ulgi, z powodu zgłoszenia.
• A także, zostanie wprowadzona sankcja nieważności postanowień umów o pracę i  innych aktów objętych prawem pracy oraz czynności cywilnoprawnych w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia.

Co może stanowić naruszenie prawa w rozumieniu Ustawy 

Ustawa określi szerszy zakres przedmiotowy „naruszenia” niż zakres przedmiotowy wdrażanej Dyrektywy. Przepisy chroniące osoby zgłaszające naruszenia będą miały zastosowanie nie tylko do naruszeń prawa przewidzianych przez Dyrektywę (akty prawne wymienione w załączniku do Dyrektywy), w tym do naruszeń interesów finansowych Unii Europejskiej oraz naruszeń dotyczących rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, ale także do wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego, tzn.: (i) zamówień publicznych, (ii) usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, (iii) bezpieczeństwa produktów, (iv) bezpieczeństwa transportu, (v) ochrony środowiska, (vi) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, (vii) bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,  (viii) zdrowia publicznego, (ix) ochrony konsumentów, (x) ochrony prywatności i danych osobowych, (xi) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. 

• Z zakresu naruszeń podlegających zgłoszeniu zostaną wyłączone zamówienia publiczne dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa.

Zgłoszenia wewnętrzne – ustanowienie procedury 

Pracodawcy zostaną zobowiązani do utworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach oraz opracowania i wdrożenia wewnętrznych procedur regulujących możliwość i ścieżkę dokonania zgłoszenia nieprawidłowości, po uprzednim skonsultowaniu postanowień z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. 

• Wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych nadany zostanie charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego prawa pracy. Przy czym, tryb rozpatrywania otrzymanych zgłoszeń, tj. badania informacji o zarzucanym naruszeniu oraz zakres i rodzaj czynności podejmowanych w tym zakresie, włącznie z ewentualnym wszczęciem postępowania wobec potencjalnego naruszyciela nie będzie określony w ustawie, zatem to poszczególne organizacje będą musiały podjąć decyzję jak będzie wyglądał tryb wewnętrznego działania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
• Pracodawcy będą także zobowiązani do wyznaczenia bezstronnej osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie i zarządzanie zgłoszeniami nieprawidłowości z wewnątrz lub zewnątrz organizacji oraz do zapewnienia właściwego  sposobu przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym zagwarantowania zachowania poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zgłoszenia zewnętrzne – organ centralny

Co ciekawe zdecydowano się na wyznaczenie organu centralnego łączącego udzielanie wsparcia osobom zgłaszającym naruszenia prawa oraz przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych. Wybranie takiego rozwiązania pozwoli uniknąć luki (braku wyspecjalizowanego organu dla przyjmowania zgłoszeń o określonych naruszeniach) i będzie korzystniejsze dla sygnalisty, który nie będzie musiał we własnym zakresie identyfikować wyspecjalizowanego organu. Ustawa powierzy zadania instytucji centralnej - Rzecznikowi Praw Obywatelskich. 

• Obok instytucji centralnej zadania przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych będą mogły realizować z własnej inicjatywy także inne organy publiczne, przede wszystkim odnośnie do naruszeń w dziedzinach pozostających w zakresie ich działania. Tego rodzaju podejście zapewni niezbędną elastyczność przy zarządzaniu zewnętrznymi zgłoszeniami.

Całość założeń projektu ustawy dostępna jest tutaj: 

Jednocześnie zachęcamy do zapoznania się ze szczegółową analizą postanowień Dyrektywy w naszym cyklu artykułów ujmującym temat zarówno od strony podmiotowej (tutaj), jak i obszarów, których może dotyczyć zgłoszenie (tutaj).