This article is also available in Polish.
On 1 June 2025, the new Act of 20 March 2025 on the Conditions of Admissibility of Employment of Foreign Nationals in the Territory of the Republic of Poland (the "Act on the Conditions of Admissibility") along with an amendment to the Act of 2013 on Foreigners, came into force. These are the most significant changes to Polish immigration law in recent years. The new regulations aim to simplify procedures, fully digitalise them and strengthen oversight of foreign nationals’ employment in order to improve worker protection, prevent exploitation and ensure compliance with proper employment standards. The legislation also introduces greater flexibility, both for foreign nationals and for their families. Below we present the most important proposed legal solutions in this area.
I. Act on the Conditions of Admissibility
The Act on the Conditions of Admissibility changes the rules for employing foreign nationals in Poland. The aim of the Act is to reduce abuses, streamline procedures for assigning work to foreign nationals, reduce the backlog of cases handled by the authorities and fully digitalise immigration processes. The key assumptions of the new regulations are as follows:
(a) Unification and simplification of procedures, including abolition of the labour market test
The Act abandons the labour market test, i.e. the requirement to obtain information from the starost confirming the lack of available candidates from Poland or from the EU. The labour market test was a significant administrative barrier delaying the process of legalisation of employment and was still positive in 90% of cases. Instead of the test, the new regulations give the starost the possibility to introduce restrictions for selected professions if the situation on the local labour market deteriorates.
(b) Preventing exploitation and addressing abuses
The Act introduces a mandatory ground for refusing to issue a work permit if the employer fails to pay social security contributions or income tax advances, which previously was an option. However, the principle whereby the imposition of a penalty on the employer for certain violations will result in a refusal to issue a work permit, remains in force. The provision concerning the comparability of a foreign national’s remuneration with that of other employees will also be maintained, whereas the system of remunerating foreign workers will be subject to stricter oversight. The Act introduced a new ground for refusal, by which a work permit will be denied if the entity employing the foreign national operates primarily to facilitate the entry of foreigners into Poland. The new regulations provide for higher fines for illegal employment – ranging from PLN 3,000 to PLN 50,000 per case.
(c) Full digitalization of the work permit procedure
The Act provides for full digitalization of the work permit issuance process for foreign nationals, with the aim of shortening processing times and streamlining immigration procedures. Applications and the collection of decisions are to be handled via an enhanced IT system, ensuring fast access to information. The praca.gov.pl platform would allow both employers and foreign national to communicate with the authorities issuing permits, and the foreign national would be able to check the status of their work permit after logging into their account. The employers will in turn be obliged to submit the employment contract to the permitting authority before employment commences.
(d) Support for foreigners on the labour market
The new regulations also provide for comprehensive support for foreigners on the Polish labour market, including Polish language courses, training in labour law and social security, as well as the operation of dedicated counselling points at labour offices.
II. Amendment to the Act on Foreigners
The main objectives of the amendment to the Act on Foreigners include, among others, the implementation of the EU Directive 2021/1883 on the conditions of entry and residence of third-country nationals for the purpose of working in a profession requiring high qualifications, under the EU Blue Card system. The new solutions include:
(a) Speeding up administrative procedures
The deadline for carrying out actions aimed at determining whether a foreign national’s entry or stay in the territory of Poland poses a threat to national defence, state security or public order will be shortened to 10 days.
(b) New rights for EU Blue Card holders
New forms of mobility – both short- and long-term – will allow EU Blue Card holders to relocate to another Member State under preferential conditions. Moreover, the period of stay in another country will count towards the residence period required to obtain EU long-term resident status. Family members of foreign nationals making use of long-term mobility will be able to benefit from an accelerated family reunification procedure. Furthermore, EU Blue Card holders will be entitled to conduct business activity on the same terms as Polish citizens.
(c) Digitalisation of the application system for temporary, permanent and long-term EU residence permits
The changes introduce the possibility of submitting applications for temporary residence, permanent residence and long-term EU resident status electronically via an online service in the MOS system (Case Management Module). Currently, such applications must be submitted in person and in paper form, and if the foreign national fails to submit the application in person, they are summoned for an official appearance. To ensure security, the MOS system will be closely integrated with the national register of foreigners, enabling secure data storage and transmission to the relevant registers within the IT system.
Recommended actions:
After the new provisions come into effect, it is recommended to organise training for HR departments regarding new rules on hiring foreign nationals and adjustment of practice in the field of employing foreigners.
The Employment, Pensions & Mobility team at Taylor Wessing closely monitors all legislative developments related to both individual and collective labour law. We also support employers in implementing tailored solutions in response to evolving labour law instruments and requirements that are imposed on every employer. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us.
ZMIANY W ZASADACH ZATRUDNIANIA CUDZOZIEMCÓW W 2025 r.
1 czerwca 2025 r. weszła w życie nowa Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP („Ustawa o warunkach dopuszczalności”), a także nowelizacja Ustawy z 2013 r. o cudzoziemcach. Są to najistotniejsze zmiany w polskim prawie imigracyjnym na przestrzeni ostatnich lat. Nowe przepisy zakładają uproszczenie procedur, ich pełną elektronizację, a także zwiększenie nadzoru nad zatrudnianiem cudzoziemców w celu wzmocnienia ich ochrony na rynku pracy, zapobiegania wyzyskowi i zapewnienia przestrzegania odpowiednich standardów zatrudnienia. Ponadto nowe regulacje stawiają na większą elastyczność, zarówno dla obcokrajowców, jak również dla ich rodzin. Poniżej przedstawiamy najistotniejsze propozycje rozwiązań prawnych w tym zakresie.
I. Ustawa o warunkach dopuszczalności
Ustawa o warunkach dopuszczalności zmienia zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Celem ustawy ma być ograniczenie występujących nadużyć, usprawnienie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, zmniejszenie zaległości przy załatwianiu spraw przez urzędy oraz pełna elektronizacja postępowań imigracyjnych. Najważniejsze założenia nowych przepisów to:
(a) Ujednolicenie i uproszczenie zasad, w tym zniesienie testu rynku pracy
Ustawa znosi test rynku pracy czyli obowiązek uzyskiwania informacji od starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy kandydatami z Polski lub UE. Test rynku pracy stanowił istotną barierę administracyjną opóźniającą proces legalizacji zatrudnienia, a i tak w 90% przypadkach był pozytywny. Zamiast testu, nowe przepisy dają staroście możliwość wprowadzenia ograniczeń dla wybranych zawodów w przypadku pogorszenia sytuacji na lokalnym rynku pracy.
(b) Przeciwdziałanie wyzyskowi i eliminacja nadużyć
Ustawa wprowadza obowiązkową przesłankę odmowy udzielenia zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne lub zaliczek na podatek dochodowy, co do tej pory było fakultatywne. Zachowana natomiast zostaje zasada, zgodnie z którą nałożenie na pracodawcę kary za określone naruszenia będzie skutkowało odmową wydania zezwolenia na pracę. Utrzymana zostanie także przesłanka dotycząca porównywalności wynagrodzenia cudzoziemca a system wynagradzania pracowników z zagranicy podlegać będzie ściślejszej kontroli. Ustawa wprowadza nową przesłankę, która przewiduje odmowę udzielenia zezwolenia na pracę, jeśli podmiot zatrudniający cudzoziemca działa głównie w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski. Nowe przepisy przewidują także wyższe kary za nielegalne zatrudnienie — od 3 tys. do 50 tys. zł za każdy przypadek.
(c) Pełna elektronizacja procedur związanych z uzyskaniem zezwolenia na pracę
Ustawa przewiduje pełną elektronizację procesu wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemców, aby skrócić terminy i usprawnić procedury imigracyjne. Wnioski oraz odbiór decyzji mają odbywać się za pośrednictwem rozbudowanego systemu teleinformatycznego, który zapewni szybki dostęp do informacji. System praca.gov.pl umożliwiałby, zarówno pracodawcy, jak i cudzoziemcowi, kontakt z organami wydającymi zezwolenia, a cudzoziemiec mógłby sprawdzić status swojego zezwolenia na pracę po zalogowaniu się na swoje konto. Pracodawcy będą natomiast zobowiązani do przekazania umowy o pracę do organu wydającego zezwolenie na pracę przed rozpoczęciem zatrudnienia cudzoziemca.
(d) Wsparcie dla cudzoziemców na rynku pracy
Nowe przepisy przewidują też kompleksowe wsparcie dla cudzoziemców na polskim rynku pracy, w tym kursy języka polskiego, szkolenia z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, a także funkcjonowanie specjalnych punktów doradztwa w urzędach pracy.
II. Nowelizacja Ustawy o cudzoziemcach
Główne cele nowelizacji Ustawy o cudzoziemcach związane są m.in. z implementacją Dyrektywy 2021/1883 dotyczącej warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, w ramach systemu Niebieskiej Karty UE. Nowe rozwiązania zakładają:
(a) Przyspieszenie procedur administracyjnych
Termin na dokonanie czynności mających na celu ustalenie, czy wjazd lub pobyt cudzoziemca na terytorium Polski stanowi zagrożenie dla obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego, zostanie skrócony do 10 dni.
(b) Nowe uprawnienia dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE
Nowe formy mobilności – krótko i długoterminowej, dadzą posiadaczom Niebieskiej Karty UE możliwość przeniesienia się do innego państwa członkowskiego na preferencyjnych zasadach. Ponadto pobyt w innym kraju będzie wliczać się do pobytu umożliwiającego uzyskanie statusu rezydenta długoterminowego UE. Natomiast członkowie rodzin cudzoziemców korzystających z mobilności długoterminowej będą mogli skorzystać z przyspieszonej procedury łączenia rodzin. Co więcej, posiadacze Niebieskiej Karty UE będą mogli prowadzić działalność gospodarczą na tych samych zasadach co obywatele Polski.
(c) Elektronizacja systemu składania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, stały oraz rezydenta długoterminowego UE
Zmiany wprowadzają możliwość składania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, stały oraz rezydenta długoterminowego UE w formie elektronicznej, za pośrednictwem usługi online w systemie MOS (Moduł Obsługi Spraw). Obecnie wnioski te muszą być składane osobiście w formie papierowej, a w przypadku ich niezłożenia osobiście, cudzoziemiec jest wzywany do urzędowego stawiennictwa. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, MOS będzie ściśle powiązany z krajowym zbiorem rejestrów i ewidencji cudzoziemców, co umożliwi bezpieczne przechowywanie danych oraz ich przekazywanie do odpowiednich rejestrów w systemie teleinformatycznym.
Rekomendowane działania:
Po wejściu w życie nowych przepisów rekomendowane jest zorganizowanie szkoleń dla działów HR odnośnie nowych reguł zatrudniania cudzoziemców oraz dostosowanie praktyki działania w zakresie zatrudniania cudzoziemców.
Zespół Employment, Pensions & Mobility kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem pracy. Pomagamy także wprowadzać zindywidualizowane działania będące odpowiedzią na zmieniające się instrumenty i wymagania prawa pracy, jakie stawiane są przed każdym pracodawcą. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.
