20 mars 2024
Whistleblowing in Poland – Q&A – 7 de 13 Publications
This article is also available in Polish.
The internal reporting procedure must include:
Attention should be drawn to the deadlines indicated in points 5 and 7 above, as well as the specification of the procedure for dealing with information on infringements of the law reported anonymously, introduced by the last amendment to the bill. Thus, each entity will have to specify in the procedure whether it deals or not with anonymous notifications, which may lead to a situation where a part of the company decides not to introduce this solution.
It is also worth noting the obligation to include in the procedure clear and easily accessible information on making external reports to the Ombudsman or public authorities and, where appropriate, to European Union institutions, bodies, offices or agencies. Inclusion of this information in the procedure should be preceded by an analysis of which bodies should be involved. This will make it easier for a potential whistleblower to access external channels. Hence, it is extremely important to adequately train staff and explain to them the importance of the internal channels, with a certain preference as to which channels the whistleblower should use first to report information.
The internal reporting procedure may also contain optional elements. According to the current draft bill of the Whistleblower Act, these are:
Certainly, incentives for reporting will be the most controversial matter in this context, making it unclear whether they can take only a monetary form or also a non-monetary form. There is also the question of whether companies will provide incentives at all if this is an optional element of the rules.
Attention should be also drawn to the possibility to indicate in the procedure that the information on a violation of the law may in any case also be reported to the Ombudsman or a public body without going through the internal notification procedure. Such information given in the procedure can make it a lot easier to access external channels. Therefore, companies and organisations may be reluctant to introduce this element into their procedures.
Our experts are here to answer your questions or provide further guidance on the whistleblowing legislation.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi obligatoryjnie zawierać:
Na uwagę zasługują wskazane w ww. punktach terminy, a także wprowadzone ostatnią zmianą w projekcie ustawy określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo. Każdy podmiot będzie zatem musiał określić w procedurze czy zajmuje się zgłoszeniami anonimowymi. Może to prowadzić do sytuacji, w której część przedsiębiorstw nie zdecyduje się na wprowadzenie tego rozwiązania.
Warto także zwrócić uwagę na obowiązek ujęcia w procedurze zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Pojawienie się tych informacji w procedurze poprzedzone winno być analizą, jakie organy należy ująć w tym kontekście. Rodzić to będzie dla potencjalnego sygnalisty duże ułatwienie w dostępie do kanałów zewnętrznych. Stąd niezmiernie ważne jest odpowiednie szkolenie pracowników i wytłumaczenie im znaczenia kanałów wewnętrznych z pewnym uprzywilejowaniem tych kanałów, jako tych, do których sygnalista powinien się zgłosić w pierwszej kolejności.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać także elementy fakultatywne. Według dotychczasowego projektu Ustawy o sygnalistach są to w szczególności:
Z pewnością najwięcej kontrowersji będą budziły na tym tle zachęty. Pytanie bowiem czy mogą one przyjmować tylko formę pieniężną czy także niepieniężną. Rodzi się także pytanie, czy firmy będą w ogóle przewidywały zachęty, jeśli jest to element fakultatywny regulaminu.
Na uwagę zasługuje także możliwość wskazania w procedurze, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taka informacji podana w procedurze może stanowić spore ułatwienie w dostępie do kanałów zewnętrznych. Być może z tego powodu element ten będzie niechętnie wprowadzany do procedur.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości odnośnie projektu ustawy o ochronie sygnalistów nasi eksperci służą pomocą
Whistleblowing in Poland – Q&A
7 February 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
16 February 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
22 February 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
29 February 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
8 March 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
13 March 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
20 March 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
18 April 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
25 April 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
26 April 2024
par plusieurs auteurs
Whistleblowing in Poland – Q&A
8 May 2024
par plusieurs auteurs
par plusieurs auteurs
par Michal Zabost et Patrycja Sokołowska
Whistleblowing in Poland – Q&A
par plusieurs auteurs