Alert: Act on Homeland Defence – Polish HR law-related solutions

This article is also available in Polish.

With war being fought just across the border of the Republic of Poland, the legislator has recently undertaken actions aimed at strengthening national defence. The adopted regulations are addressed to the military bodies of the state and to citizens interested in military service, but they also contain solutions that should be of interest to employers, especially in a situation where there is an increased interest in military training and undertaking military service in the regular army or territorial defence forces. Below we present these solutions from the perspective of the rights and obligations of the parties to the employment relationship.

On 23 April 2022, the Act on the Homeland Defence (Journal of Laws 2022, item 655) (the "Act") will enter into force, which in the field of HR law introduces special legal instruments related to securing the employment rights of persons called on to perform defence activities. Special emphasis is placed on guaranteeing non-professional soldiers being employees continuity of employment, whereas soldiers engaged in economic activity will receive guaranteed minimum compensation for lost earnings.

1. The employees making the decision to voluntarily perform military activities have a statutory guarantee that this decision will not result in negative consequences in terms of dismissal and that the employer will give them days off for the duration of their service.
2. The period of non-professional military service will be counted in as part of their employment – the length of service will be unaffected.
3. Special protection of the employment relationship is also extended to the spouses of those employees performing defence activities.
4. In addition, the Act sets out a number of entitlements for professional soldiers.

Key statutory solutions include the following:

Excused absence from work

1. An employee undergoing military training shall be granted unpaid leave for the duration of such training.
2. The employer shall grant an employee called up for territorial military service on a rotational basis, with the exception of service on a one-off basis, unpaid leave for the duration of such service. The leave shall be granted at the request of the employee or upon notification of the head of the military recruitment centre. During such unpaid leave, the employee shall retain all employment rights, except for the right to remuneration.
3. At the request of an employee called up for active non-professional military service and serving in the reserves, the employer shall be obliged to grant such employee leave from work without the employee retaining the right to remuneration for 2 days. This does not apply if there is a need for an immediate appearance.
4. At the request of an employee who has performed one-time occasional territorial military service on a rotational basis, for a continuous period of at least 30 days, the employer shall be obliged to grant leave from work afterwards for 1 day, without the employee retaining the right to remuneration.
   However, the employers may, at their own discretion, pay out the remuneration for the time the employees are on statutory leave.

Special protection of the employment relationship

1. From the date the employer is informed about the date of commencement of military training until 12 months after its completion, the employee is covered by special protection against termination.
2. Special protection against termination does not apply to employment contracts concluded for a probationary period, contracts concluded for a fixed term of up to 24 months, and when the reason for such termination does not lie with the employee (bankruptcy or liquidation of the employer); this also concerns cases where the employment relationship is terminated on disciplinary grounds.
3. The employment relationship with a person called up for basic or territorial military service may be terminated only upon the employee’s consent.
   However, this does not apply to: (a) employment contracts concluded for a probationary period, (b) employment contracts concluded for a fixed period of up to 12 months, (c) termination of the employment relationship on disciplinary grounds or (d) termination due to bankruptcy or liquidation of the employer.
4. During the employee’s compulsory military service, the employer may only terminate the employment relationship with the employee’s spouse (a) through his or her fault or (b) if his or her employer is declared bankrupt or liquidated. The rules for informing the employer of the fact that the spouse is performing military service are not specified, so it seems that the employee-spouse's statement will be sufficient, and formal confirmation may be a certificate of military service, or a written call-up notice issued pursuant to Article 89 of the Act.

Compensation for loss of earnings

1. Employees and contractors summoned to appear in person to perform defence duties, unless they have received remuneration for that time, are entitled, upon their request, to a daily compensation for lost earnings equal to 1/30 of the minimum wage applicable in December of the previous calendar year. In 2022, such daily compensation will amount to approximately PLN 93 (approx. EUR 20). In 2023, however, it will amount to approximately PLN 100 (approx. EUR 22).
2. Territorial defence soldiers who perform territorial military service by rotation, with the exception of service performed once in their time off from work, shall be entitled to a lost remuneration allowance (under the employment relationship, service relationship, income from business activity or farming activity) which they could have otherwise earned, if not on duty. The amount of allowance for each day of service by a soldier may not be higher than 1/22 of two and a half times the average monthly salary in the enterprise sector in the quarter immediately preceding the date of appointment to this service, the amount of which is announced by the President of the Central Statistical Office (“GUS”). In April 2022, the maximum amount is approx. PLN 669 (approx. EUR 151) daily.
3. Where the economic activity conducted by the soldier in the year preceding the period of territorial military service by rotation did not generate income or generated losses, or where it is not possible to determine the amount of income received by the soldier from the economic activity conducted or the amount of lost remuneration from the employment relationship, the soldier is entitled to an allowance in the amount of 1/22 of the minimum wage for each day of service. In 2022, it is of approx. PLN 137 (approx. EUR 30) daily.
4. An employer who employs an employee who is a reserve soldier or who is a territorial defence soldier on rotational military service shall be entitled to an allowance for the days on which they performed military service. The allowance shall only cover compensation for costs, excluding expenses incurred by the employer for hiring, on the basis of a fixed-term employment contract, a new employee to replace the soldier or for entrusting this replacement to another employee previously employed by the employer, and for paying the territorial defence soldier a statutory severance payment. The amount of allowance for each day of service by the soldier cannot be higher than 1/22 of two and a half times the average monthly salary in the enterprise sector in the quarter immediately preceding the date of appointment to this service, the amount of which is announced by GUS President. In April 2022, the maximum amount is approx. PLN 669 (approx. EUR 151) daily.
   If a soldier is employed by two or more employers, the allowance shall be due to all the employers, in proportion to the costs incurred by them.

Continuity of employment

1. For an employee who, within 30 days from being released from active military service, excluding professional military service and compulsory military service, has taken up employment with the employer with whom he or she was employed on the date of appointment to such service, the period of military service shall be included in the overall period of employment with that employer to the extent of all rights arising from the employment relationship.
2. For an employee who has taken up employment more than 30 days after being released from active military service, excluding professional military service, the time spent in such service shall be included in the overall period of employment required for the acquisition or retention of rights arising from the employment relationship, with the exception of the rights accruing exclusively to the employer’s employees. This means that the time spent in non-professional military service will count towards the period of employment, which, for example, determines the length of the statutory notice period or the amount of the statutory severance payment for so-called collective redundancies, but it will not count towards, for example, the internal bonus conditional on the period of employment or other benefits granted to employees, which require them to remain in active employment.
3. An employer who employed an employee on the date of appointment to compulsory military service shall be obliged to employ the employee in his former position or in a position equivalent in terms of type of work and remuneration if, within 30 days from the date of release from service, the employee intends to commence the work. Failure to observe this deadline results in the expiry of the employment relationship, unless it was for reasons justifying the absence from work. If an employee has obtained other or higher professional qualifications during the military service, the employer shall, at the employee's request, employ such employee, if possible, in a position corresponding to new qualifications.

Severance payment

An employee called up for territorial military service shall receive from the employer a severance payment in the amount of two weeks' remuneration calculated by reference to the rules for determining the cash equivalent for annual leave. The severance payment is not payable in the event of repeated appointment to the same service.

Alert: Ustawa o obronie ojczyzny – rozwiązania prawnopracownicze

W sytuacji toczącej się u granic Rzeczypospolitej wojny, ustawodawca podjął w ostatnim czasie działania legislacyjne mające na celu wzmocnienie obronności kraju. Uchwalone przepisy adresowane są do organów militarnych państwa, obywateli zainteresowanych służbą wojskową ale również zawierają rozwiązania, które powinny zainteresować pracodawców, w szczególności w sytuacji gdy w społeczeństwie występuje zwiększone zainteresowanie przeszkoleniem militarnym i podjęciem służby wojskowej w armii regularnej lub wojskach obrony terytorialnej. Poniżej przybliżamy te rozwiązania z perspektywy praw i obowiązków stron stosunku pracy. 

Dnia 23 kwietnia 2022 r. wejdzie w życie Ustawa o Obronie Ojczyzny (Dz.U. 2022 poz. 655) („Ustawa”), która w zakresie prawa pracy wprowadza specjalne instrumenty prawne związane z zabezpieczeniem praw pracowniczych osób powołanych do wykonywania szeroko pojętych czynności obronnych. Szczególny nacisk położono na zagwarantowanie trwałości zatrudnienia żołnierzom niezawodowym pozostającym w stosunku pracy, natomiast żołnierzom prowadzącym działalność gospodarczą zapewniono minimalną rekompensatę utraconych zarobków. 

1. Pracownicy podejmujący decyzję o dobrowolnym wykonywaniu czynności wojskowych mają ustawową gwarancję, że decyzja ta nie pociągnie za sobą negatywnych skutków w postaci zwolnienia z pracy, a pracodawca udzieli im dni wolnych na czas pełnienia służby. 
2. Okres pełnienia niezawodowej służby wojskowej będzie podlegał wliczeniu do okresu zatrudnienia z zachowaniem ciągłości pracy. 
3. Szczególną ochroną stosunku pracy objęto także małżonków osób wykonujących czynności obronne. 
4. Ponadto, Ustawa określa szereg prawnopracowniczych rozwiązań dla żołnierzy zawodowych. 

Najważniejsze ustawowe rozwiązania obejmują następujące zagadnienia:

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

1. Pracownikowi odbywającemu szkolenie wojskowe udziela się bezpłatnego urlopu na czas trwania takiego szkolenia. 
2. Pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie wolnym od pracy, urlopu bezpłatnego na okres trwania tej służby. Urlopu udziela się na wniosek pracownika lub na podstawie zawiadomienia szefa wojskowego centrum rekrutacji. W czasie takiego bezpłatnego urlopu pracownik zachowuje wszelkie uprawnienia pracownicze, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.
3. Na wniosek pracownika powołanego do czynnej niezawodowej służby wojskowej oraz pełniącego służbę w rezerwie pracodawca jest obowiązany udzielić mu zwolnienia od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia na 2 dni. Nie dotyczy to sytuacji, w której zachodzi konieczność natychmiastowego stawiennictwa.
4. Na wniosek pracownika, który pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, jednorazowo,  przez nieprzerwany okres min. 30 dni, pracodawca jest obowiązany udzielić mu zwolnienia od pracy po odbyciu tej służby na 1 dzień, bez zachowania prawa do wynagrodzenia.
   Pracodawcy mogą jednak, na własny koszt, wypłacić pracownikom wynagrodzenie za czas ustawowego zwolnienia od pracy.

Szczególna ochrona stosunku pracy

1. Od dnia poinformowania pracodawcy o terminie rozpoczęcia szkolenia wojskowego do 12 miesięcy po jego zakończeniu, pracownik objęty jest szczególną ochroną przed wypowiedzeniem stosunku pracy.
2. Szczególna ochrona przed wypowiedzeniem nie dotyczy umów zawartych na okres próbny, na czas określony do 24 miesięcy oraz kiedy przyczyna takiego wypowiedzenia nie dotyczy pracownika (upadłość lub likwidacja pracodawcy), a także kiedy stosunek pracy może być rozwiązany w trybie dyscyplinarnym.
3. Stosunek pracy z osobą powołaną do pełnienia zasadniczej lub terytorialnej służby wojskowej może być rozwiązany tylko za jej zgodą. 
   Nie dotyczy to jednak: (a) umów zawartych na okres próbny, (b) umów zawartych na czas określony do 12 miesięcy, (c) rozwiązania stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym bądź (d) wypowiedzenia z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy.
4. W okresie odbywania przez pracownika obowiązkowej zasadniczej służby wojskowej rozwiązanie przez pracodawcę stosunku pracy z małżonkiem pracownika może nastąpić wyłącznie (a) z winy tej osoby bądź (b) w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji jej pracodawcy. Nie określono przy tym zasad poinformowania pracodawcy o fakcie pełnienia zasadniczej służby wojskowej przez małżonka, wydaje się zatem, że oświadczenie pracownika-małżonka będzie wystarczające, a formalnym potwierdzeniem może być zaświadczenie o pełnieniu zasadniczej służby wojskowej, bądź pisemne wezwanie wystawione w trybie art. 89 Ustawy.

Rekompensata utraconych zarobków 

1. Pracownikom oraz współpracownikom wezwanym do osobistego stawienia się w celu wykonania szeroko pojętych obowiązków obrony, o ile nie otrzymali wynagrodzenia za ten czas, przysługuje na ich żądanie dzienna rekompensata utraconych zarobków w wysokości 1/30 minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w grudniu poprzedniego roku kalendarzowego. W 2022 r. taka dzienna rekompensata wynosić będzie ok. 93 zł. W 2023 r. natomiast wynosić będzie ok. 100 zł.
2. Żołnierzom obrony terytorialnej, którzy pełnili terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie wolnym od pracy, przysługuje świadczenie pieniężne rekompensujące utracone wynagrodzenie (ze stosunku pracy, stosunku służbowego, dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej lub rolniczej) które mogliby uzyskać w okresie pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie. Kwota świadczenia za każdy dzień pełnienia służby przez żołnierza nie może być wyższa od 1/22 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w kwartale bezpośrednio poprzedzającym termin powołania do tej służby, którego wysokość ogłasza Prezes GUS. W kwietniu 2022 r. ta maksymalna kwota wynosi ok. 669 zł dziennie. 
3. W przypadku gdy prowadzona przez żołnierza działalność gospodarcza w roku poprzedzającym okres pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie nie przynosiła dochodu lub przynosiła straty lub gdy nie jest możliwe ustalenie wysokości dochodu uzyskiwanego przez żołnierza z prowadzonej działalności gospodarczej albo wysokości utraconego wynagrodzenia ze stosunku pracy, świadczenie pieniężne przysługuje mu w kwocie 1/22 minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdy dzień pełnienia służby. W 2022 r. jest to ok. 137 zł dziennie.
4. Pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem rezerwy albo będącego żołnierzem obrony terytorialnej pełniącym służbę wojskową rotacyjnie, przysługuje świadczenie pieniężne za dni, w których pełnili oni służbę wojskową. Świadczenie obejmuje wyłącznie rekompensatę kosztów, bez kwot wynagrodzenia poniesionych przez pracodawcę z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza lub z tytułu powierzenia tego zastępstwa innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy, a także wypłaty żołnierzowi obrony terytorialnej ustawowej odprawy. Kwota świadczenia za każdy dzień pełnienia służby przez żołnierza nie może być wyższa od 1/22 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w kwartale bezpośrednio poprzedzającym termin powołania do tej służby, którego wysokość ogłasza Prezes GUS. W kwietniu 2022 r. ta maksymalna kwota wynosi ok. 669 zł dziennie. 
   Jeżeli żołnierz jest zatrudniony u dwóch lub więcej pracodawców, świadczenie przysługuje wszystkim zatrudniającym go pracodawcom, proporcjonalnie do poniesionych przez nich kosztów.

Ciągłość zatrudnienia

1. Pracownikowi, który w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia z czynnej służby wojskowej, z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej i zasadniczej służby wojskowej, podjął pracę u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby, czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy.
2. Pracownikowi, który podjął pracę po upływie 30 dni od dnia zwolnienia z czynnej służby wojskowej, z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej, czas odbywania tej służby wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem uprawnień przysługujących wyłącznie pracownikom u pracodawcy, u którego podjęli pracę. Oznacza to więc, że czas pełnienia niezawodowej służby wojskowej będzie się wliczał do okresu zatrudnienia, który np. determinuje wymiar ustawowego okresu wypowiedzenia czy wymiar ustawowej odprawy z tytułu tzw. zwolnień grupowych, jednak nie będzie on się wliczał do takich świadczeń, jak np. wewnątrzzakładowa premia uzależniona od okresu zatrudnienia czy przyznania innych benefitów przyznanych pracownikom, a które to wymagają pozostawania w aktywnym zatrudnieniu.
3. Pracodawca, który zatrudniał pracownika w dniu powołania do obowiązkowej zasadniczej służby wojskowej, jest obowiązany zatrudnić go na poprzednio zajmowanym stanowisku lub na stanowisku równorzędnym pod względem rodzaju pracy oraz wynagrodzenia, jeżeli w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia ze służby pracownik zgłosił się w celu podjęcia pracy. Niezachowanie tego terminu powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że nastąpiło z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Jeżeli pracownik uzyskał podczas odbywania zasadniczej służby wojskowej inne lub wyższe kwalifikacje zawodowe, pracodawca jest obowiązany na wniosek pracownika zatrudnić go w miarę możliwości na stanowisku, które odpowiada jego nowym kwalifikacjom.

Odprawa 

Pracownik powołany do terytorialnej służby wojskowej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczonego według zasad określonych dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby.