If operations are gradually resumed, full capacity is not guaranteed. What proportion of the workforce is needed to start up the business? Who will be required to start working again and who can keep working remotely? Can a rotating system be operated?

At the beginning of the lockdown, things had to move quickly. If the home office activity is now to be extended for a longer period, the initial pragmatic solutions should now be re-shaped to create a (legally) secure basis for operations. Does the IT infrastructure allow permanent remote access or do capacities need to be increased? Are IT security and know-how protection guaranteed? Are data protection regulations observed? Is there a risk assessment for the home office? Does the home office comply with Dutch work conditions legislation and the flexible working act?

If a works council exists, it should be involved in the personnel planning at an early stage. Without the involvement of the works council, personnel planning is not possible. If the company applies for compensation under NOW, the works council should be informed of this decision. If the company changes its working conditions policy, the works council will have to be involved as well.

In order to reduce the risk of new infection as much as possible, suitable protective equipment and control mechanisms must be put in place before the resumption of operations/production. Are sufficient disinfectants available, and can their use be ordered by the employer? Are structural measures necessary/possible to interrupt chains of infection? Is a system to identify contact persons in suspicious cases? Is a process defined for health checks and reporting, such as mobile temperature measurement or similar?

Any mixing of the workforce increases the risk new infections. The fewer contacts each individual employee has, the better. Is the formation of small working groups (so-called "team splitting") possible? Can the separation of the workforce only take place temporarily, or also locally? If a works council exists, it should be involved in the personnel deployment planning.

Strictly speaking, there is no obligation to implement the recommendations of the RIVM. However, these recommendations must be taken into account within the framework of health protection measures, especially because the RIVM is also scientifically responsible for assessing the risk situation. For reasons of duty of care, the employer is therefore obliged to pass on appropriate and official recommendations to employees (eg hand washing rules, ban on travelling) and enforce these if necessary.

Every employer has an obligation to ensure a safe workplace and must:

• identify and assess risks in the workplace, and
• take appropriate measures and provide proper information to minimise the risk of contamination.

As a bare minimum, the following measures need to be taken:

• communication of hygiene measures to employees
• ensuring a clean workplace with extra attention to objects that are regularly touched
• providing and communicating a clear policy on visiting customers and shaking hands, and
• having sufficient soap, disinfectant and tissues in the workplace and toilets.

We recommend that each company sets up a corona task force to advise management on the best way forward while being compliant with Dutch and foreign legislations and guidelines. If a corona task force has already been set up, now is the time to re-evaluate its duties and instruct it to advise on the way out of the intelligent lockdown. In particular, the corona task force should bring together all monitoring and reporting duties. In order to limit management liability, the corona task force's primary task should be observing new developments and reporting these back to the management (changes in legislation, state-imposed mask obligation, relaxation/tightening of restrictions etc).

If confronted by a new wave of infections, the Dutch government could decide to reverse the measures taken to gradually reopen the economy. Consequentially, employees could be required to work from home again, and childcare services and education facilities could be closed once more. Considering this possibility, it is recommended that companies evaluate the measures taken during lockdown and assess which measures had a positive effect and which did not. Based on this, the company should come to a plan of approach in case of a second wave of infections. What is the best approach for sending employees home again? Could the infrastructure to work from home be optimised? Could the company create a working environment, ensuring social distance?

Has it been discussed with the works council how efficiently the company can take measures when a re-lockdown occurs? The goal is to prevent push back from the works council when the company needs to act fast. Have measures been taken to ensure that the works council is able to act and take decisions even during a re-lockdown?

In the event of a re-lockdown, a surplus of staff could occur – especially if there were short-term staff shortages in the second stage due to the resumption of operational activities. Is there a legal framework for flexibly building up staffing requirements required at short notice (eg by setting up temporary staff and/or outsourcing activities at short notice)? Is the company aware of any consequences to the NOW or possible redundancies when hiring temporary staff or outsourcing activities?

Should it be stipulated that employees work from their home office even after the initial lockdown is terminated? Has home office work proven its worth (cultural change/acceptance of the home office)? Do employees now have a right to work from home? Should vulnerable workers keep working from home, while workers not belonging to a risk group return to the company? To what extent is the principle of equal treatment to be observed? Which process is to be defined and adhered to in order to determine which employees belong in the risk group, in accordance with data protection regulations?

To what extent and when should business trips be allowed again? Should companies amend their travel policies to protect employees?

Due to the at-times frustrated holiday planning of employees during the lockdown period, there is a high risk that there will be an increased number of holiday days taken during the period of economic recovery when there is also high demand for personnel. How can holiday entitlements be reduced preventively (and, if possible, amicably) by planning holidays in advance? Can company holidays be arranged while the lockdown is still in effect? To what extent should the works council be involved in holiday planning and company holidays?

During the period of economic recovery, companies will (hopefully) be profitable again. However, during the lockdown, they could have experienced a drop in revenue, which may have been severe. How can companies postpone or prevent the payment of bonuses employees are entitled to, based on their performance? Are companies free to decide to pay dividend to their shareholders, even though they received government support (ie NOW) during the lockdown? How should companies deal with travel costs of employees who are partially travelling to work and partially working from home? Is it possible for companies to scale down the individual reimbursement of travel costs, considering their drop in revenue?

For necessary contact between customers and the workforce, employers should arrange for necessary protective measures for both their own workforce and (where appropriate) customers. For example, this can be done by providing protective masks and (if necessary) gloves.

If workers travel by plane, it is possible that masks with a higher level of protection (FFP2 or FFP3) will be mandatory. Employers must also instruct their workforce in the correct use of protective clothing. They should meet these requirements in a timely fashion and order protective clothing as soon as possible; they should also consider issues such as reusability/cleaning and disposal of protective clothing.

Ordering overtime requires a legal basis, such as a collective agreement, a works agreement, or an individual agreement. Without such a legal basis, there is no obligation for employees to work overtime. If there is a works council in the company, its rights of co-determination must also be taken into account in the organisation of overtime (when amending work schedules).

A by-product of the protective and organisational measures introduced because of the pandemic could be companies have to adjust their personnel structure. Such adjustments may involve permanent changes in the organisation and/or working methods. Redundancy could follow and employment contracts could be terminated. Reorganising the company's business should be based on economic, technological or organisational measures.

Termination of employment contracts based on economic grounds will be difficult, considering the NOW. If the company is able to substantiate that organisational measures are necessary and not related to economic concerns, there will be a higher chance of success when requesting a dismissal permit from the Employee Insurance Agency (UWV). Redundancies are also subject to mass dismissal notification if the corresponding threshold values are exceeded.

The protective and organisational measures implemented during a lockdown should be evaluated and, if necessary, adjusted. This way, companies will have an emergency plan if similar lockdowns occur. In particular, the emergency plan concept should be continuously revised and (if necessary) adapted, either based on specific events in the operation, or on the basis of generally gained knowledge.

Als de bedrijfsvoering geleidelijk weer worden hervat, is volledige capaciteit nog niet direct gegarandeerd. Welk deel van het personeel is nodig om de bedrijfsvoering opnieuw op te starten? Wie moet weer gaan werken en wie kan op afstand blijven werken? Kan een roulatiesysteem worden ingevoerd?

Aan het begin van de lockdown moest er snel worden gehandeld. Wanneer het thuiswerken echter voor een langere periode wordt verlengd, is het van belang dat de eerste pragmatische oplossingen opnieuw worden bekeken en vormgegeven om een (juridisch) veilige basis voor het thuiswerken te creëren. Staat de IT-infrastructuur permanente toegang op afstand toe, of moet de capaciteiten worden vergroot? Zijn IT-beveiliging en knowhowbescherming gegarandeerd? Worden de AVG-regels nageleefd? Is er een risicoanalyse voor de thuiswerkplek? Voldoet de thuiswerkplek aan de Nederlandse Arbowetgeving?

Levert het volledig moeten doorbetalen van salaris problemen op? Wordt de onderneming geconfronteerd met een omzetdaling van minimaal 20%? Betaalt de onderneming sociale premies in Nederland? Als deze vragen met “ja” kunnen worden beantwoord en daarnaast ook wordt voldaan aan de overige voorwaarden zoals vermeld in onze FAQ Tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid (NOW), kan de onderneming in aanmerking komen voor een looncompensatie voor de duur van drie (en in geval van verlenging misschien wel zes) maanden. De NOW regeling beoogt te voorkomen dat werkgevers er naar gaan streven om arbeidsovereenkomsten te beëindigen en/of de arbeidsduur eenzijdig te verminderen.

Als er een ondernemingsraad is, moet deze in een vroeg stadium worden betrokken bij beleid omtrent strategische personeelsplanning. Zonder tussenkomst van de ondernemingsraad is het niet mogelijk om een nieuwe beleid op het gebied van strategische personeelsplanning door te voeren. Indien er een tegemoetkoming onder de NOW is aangevraagd, dient de ondernemingsraad van dit besluit in kennis te worden gesteld. Ook indien het beleid van de onderneming op het gebied van arbeidsomstandigheden wordt aangepast, dient de ondernemingsraad te worden betrokken. 

Om de risico's van (nieuwe) besmettingen zoveel mogelijk te beperken met inachtneming van de grenzen van de nieuwe maatschappelijke samenleving, waarin afstand wordt gewaarborgd, moeten geschikte beschermingsmaatregelen en controlemechanismen worden doorgevoerd voordat de bedrijfsvoering kan worden hervat. Zijn er voldoende ontsmettingsmiddelen aanwezig en kan het gebruik ervan door de werkgever worden verplicht? Zijn structurele maatregelen nodig en/of mogelijk om eventuele ketens van besmetting te onderbreken? Is er een beleid opgezet om contactpersonen van werknemers te kunnen bereiken, mocht dat noodzakelijk zijn? Is er een beleid gedefinieerd voor het kunnen controleren en rapporteren over gezondheid van werknemers, bijvoorbeeld door middel van temperatuurmeting?

Alle contacten tussen personeel verhogen het risico op nieuwe besmettingen. Hoe minder contacten elke individuele medewerker heeft, hoe beter. Is het mogelijk om het personeel te verdelen in kleinere werkgroepen of is het mogelijk om teams op te splitsen? Kan deze verdeling en/of opsplitsing van het personeel slechts tijdelijk of ook structureel plaatsvinden? Als er een ondernemingsraad bestaat, moet deze worden betrokken bij deze strategische personeelsplanning.

Hoewel er strikt genomen geen verplichting bestaat om de aanbevelingen van het RIVM op te volgen, dient met deze aanbevelingen wel rekening worden gehouden in het kader van de te nemen gezondheidsbeschermende maatregelen bij het uitvoeren van de risico- inventarisatie en evaluatie. Het RIVM is ook wetenschappelijk verantwoordelijk voor beoordeling van de risicosituatie. Op iedere werkgever rust in dit kader een zorgplicht en op basis daarvan bestaat een verplichting om passende maatregelen (bijv. handwasregels en het reisverbod) te treffen en deze ook aan medewerkers aan te bevelen, op te leggen en deze zo nodig af te dwingen.

Veilige en gezonde werkplek

Elke werkgever heeft de plicht om voor een veilige werkplek te zorgen en moet in dit verband:

• risico's op de werkplek inventariseren en beoordelen, en
• op basis hiervan passende maatregelen nemen en de juiste informatie verstrekken om het risico op besmetting te minimaliseren.

In dit verband zullen in ieder geval de volgende maatregelen moeten worden genomen:

• mededeling van hygiënemaatregelen aan werknemers
• zorgen voor een schone werkplek met extra aandacht voor objecten die regelmatig worden aangeraakt
• voorzien in en communiceren van een duidelijk beleid voor het bezoeken van klanten en handen schudden
• beschikken over voldoende zeep, ontsmettingsmiddel en tissues op de werkplek en in de toiletten.

We raden elke werkgever aan om een corona taskforce team aan te stellen, die het management adviseert over de te nemen stappen, waarbij wordt voldaan aan de Nederlandse en eventueel buitenlandse wet- en regelgeving. Indien er op een eerder moment al een corona task force is opgericht, is het nu het moment om de taken van het team opnieuw te evalueren en de task force een nieuwe doelstelling te geven die ligt in het adviseren over de weg terug vanuit de lockdown. In het bijzonder kunnen bij het corona task force team alle monitorings- en rapportagetaken worden samengebracht. Om de aansprakelijkheid van het management te beperken, moet de corona task force als primaire taak hebben om nieuwe ontwikkelingen te observeren en deze aan het management te rapporteren (wetswijzigingen, door de overheid opgelegde verplichtingen, versoepeling/aanscherping van beperkingen etc).

Wanneer de samenleving wordt geconfronteerd met een nieuwe golf van besmettingen, kan de Nederlandse regering besluiten om de maatregelen die zijn genomen om de economie geleidelijk weer te heropenen, terug te draaien. Als gevolg hiervan kan van werknemers worden verlangd dat ze weer thuis gaan werken en kinderopvang en onderwijsvoorzieningen zouden opnieuw kunnen worden gesloten. Gezien deze mogelijkheid wordt aanbevolen om de tijdens lockdown genomen maatregelen te evalueren en te beoordelen welke maatregelen een positief effect hadden en welke niet. Op basis hiervan dient tot een plan van aanpak te worden gekomen voor het geval een tweede golf van besmettingen uitbreekt. Wat is de beste aanpak om medewerkers weer naar huis te sturen? Kan de infrastructuur om thuis te werken worden geoptimaliseerd? Kan de werkgever een werkomgeving creëren die sociale afstand waarborgt?

Is met de ondernemingsraad besproken hoe de onderneming op efficiënte wijze kan besluiten maatregelen te nemen bij een nieuwe lockdown? Het doel is om te voorkomen dat de ondernemingsraad wordt overgeslagen wanneer de onderneming snel moet handelen. Zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de ondernemingsraad ook bij een nieuwe lockdown betrokken kan worden?

In geval van een nieuwe lockdown kan er een overschot aan personeel ontstaan, vooral wanneer er in de tweede fase juist sprake was van personeelstekort als gevolg van de hervatting van de operationele activiteiten. Is er een beleid voor het flexibel kunnen opbouwen van personeelsbehoefte die op korte termijn ontstaat, bijvoorbeeld door op korte termijn uitzendkrachten in te kunnen zetten en/of werkzaamheden uit te besteden? Is de onderneming op de hoogte van de gevolgen van de NOW en mogelijke (bedrijfseconomische) ontslagen bij het aannemen van tijdelijk personeel of uitbesteding van activiteiten?

Moet het worden gestimuleerd dat werknemers vanuit hun thuiswerkplek werken, zelfs nadat de initiële lockdown is beëindigd? Heeft thuiswerken zijn waarde bewezen (culturele verandering/acceptatie van thuiswerken)? Hebben werknemers nu het recht om thuis te werken? Moeten kwetsbare werknemers thuis blijven werken, terwijl werknemers die daartoe niet behoren terugkeren naar het bedrijf? In hoeverre moet het uitgangspunt van gelijke behandeling worden nageleefd? Welk beleid moet worden gedefinieerd en gevolgd om vast te kunnen stellen welke werknemers tot een risicogroep behoren en hoe kan bescherming van persoonsgegevens worden gewaarborgd? 

In hoeverre en wanneer moeten zakenreizen weer worden toegestaan? Moet de onderneming het reisbeleid aanpassen om werknemers te beschermen?

Door de soms in de war geraakte vakantieplanning van werknemers tijdens de lockdown periode bestaat er een groot risico dat er tijdens de periode van economisch herstel een groter aantal vakantiedagen wordt opgenomen op een moment dat er juist veel behoefte bestaat aan personeel. Hoe kunnen vakantierechten van werknemers op voorhand worden vastgesteld en/of ingedamd, indien mogelijk, door vooraf vakanties te plannen? Kunnen bedrijfsvakanties worden vastgesteld terwijl de lockdown nog steeds van kracht is? In hoeverre moet de ondernemingsraad worden betrokken bij vakantieplanning en bedrijfsvakanties?

In de periode van economisch herstel zal de onderneming - hopelijk - weer winstgevend zijn. Tijdens de lockdown kan de onderneming echter geconfronteerd worden met een (ernstige) omzetdaling. Hoe kan de werkgever de betaling van bonussen uitstellen of voorkomen indien werknemers daar op basis van hun prestaties wel recht op hebben? En is het bedrijf vrij om te beslissen om dividend uit te keren aan zijn aandeelhouders, ook al ontving de onderneming tijdens de lockdown overheidssteun (door middel van de NOW)? Hoe moet de werkgever omgaan met de reiskosten van werknemers die gedeeltelijk naar het werk reizen en gedeeltelijk vanuit huis werken? Is het voor de werkgever mogelijk om de individuele vergoeding van reiskosten te verlagen gezien de omzetdaling?

Voor het noodzakelijke contact tussen klanten en het personeel moet de werkgever zowel voor zijn eigen personeel als, in voorkomend geval, klanten zorgen voor de nodige beschermingsmaatregelen. Hieraan kan bijvoorbeeld worden voldaan door te voorzien in mondkapjes en eventueel handschoenen. Als werknemers met het vliegtuig gaan reizen, zouden mogelijk maskers met een hoger beschermingsniveau (FFP2 of FFP3) verplicht kunnen worden. De werknemers moeten ook worden geïnstrueerd in het juiste gebruik van beschermende kleding. De werkgever dient tijdig aan deze eisen te voldoen en de beschermende kleding zo snel mogelijk te bestellen, waarbij ook zaken als herbruikbaarheid/reiniging en verwijdering van beschermende kleding in overweging moet worden genomen.

Het opdragen van overwerk vereist een geldige basis. Een dergelijke basis kan in een collectieve arbeidsovereenkomst of een individuele overeenkomst zijn opgenomen. Zonder een dergelijke basis bestaat er in beginsel geen verplichting voor werknemers om over te werken. Indien er een ondernemingsraad is, moet bij de vaststelling van een regeling omtrent overwerk (bij wijziging van werkroosters) ook rekening worden gehouden met de medezeggenschapsrechten van de ondernemingsraad.

De beschermende en organisatorische maatregelen die vanwege de pandemie zijn doorgevoerd, kunnen uiteindelijk tot gevolg hebben dat de personeelsstructuur moet worden aangepast. Dergelijke aanpassingen kunnen permanente veranderingen in de organisatie met zich meebrengen en ontslag kan in sommige gevallen noodzakelijk zijn. De reorganisatie van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf moet gebaseerd zijn op economische, technologische of organisatorische maatregelen. Aan het beëindigen van arbeidsovereenkomsten op economische gronden kleven risico’s vanwege de NOW regeling. Wanneer de onderneming kan aantonen dat organisatorische maatregelen noodzakelijk zijn, niet gerelateerd aan economische redenen gerelateerd aan het corona virus, is de kans op succes groter bij het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV. Ontslagen kunnen ook zijn onderworpen aan een (voor)melding collectief ontslag, indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

De beschermende en organisatorische maatregelen die tijdens de lockdown zijn getroffen, moeten worden geëvalueerd en indien nodig aangepast. Op deze manier heeft het bedrijf een noodplan ter beschikking, wanneer zich in de toekomst vergelijkbare situaties voordoen. In het bijzonder is het van belang om het noodplan voortdurend te herzien en, indien nodig, aan te passen, zowel op basis van specifieke gebeurtenissen tijdens de bedrijfsvoering als op basis van algemeen opgedane kennis.