Do you have employees from Ukraine?

This article is also available in Czech.

Employment of Ukrainian citizens and visas extensions 

Citizens of Ukraine taking refuge from war in the Czech Republic have been granted one of two kinds of visa. Most often this has meant receiving temporary protection (in Czech: dočasná ochrana), and some others were granted a special “residency tolerance visa” (in Czech: vízum za účelem strpění pobytu), but both kinds of visa are to expire 31 March 2023. If you have such employees, it is necessary first to work out which kind of visa they have to determine whether you can continue to employ them (without further steps being taken). If you are not sure, ask employees to show you their visas, as they clearly state all necessary information.

1. Temporary protection

For this type of temporary visa, it is necessary to request an extension. Employees are required to register themselves in February or March with the Ministry of the Interior's online form (link here: Instructions for online registration (gov.cz)). This online registration is available only until 31 March 2023 and employees must provide their personal data, passport number, visa tag or border pass, and current address of residence in the Czech Republic as well as personal email address and telephone number. The employee will receive automatic confirmation of temporary protection extension until 30 September 2023 by email. Do ask your employees to show this confirmation as you can employ them on the basis of this confirmation until 30 September 2023 at the least. But it doesn't end there for the employee nor for the employer. The employee must also make an appointment by phone or through the Home Office's Office Asylum and Immigration Policy (OAMP) portal, arrange a personal visit to a designated Home Office and apply for a new visa sticker. If the new visa sticker is obtained, the protection period will be extended and with it the right to work until 31 March 2024. All temporary protection holders who have obtained temporary protection by the end of 2022 are eligible for an extension. To ensure that you can continue to employ them, have each employee show you the new sticker. If the employee fails to register by 31 March 2023, or fails to appear in person at the OAMP, temporary protection will expire, the employee will lose the right to perform work without a work permit, and further employment is deemed illegal. Employers can be fined up to CZK 10 million for illegal employment.

2. Special residency tolerance visa

Everything is easier if your employee has been granted a residency tolerance visa. With the January amendment to the Lex Ukraine law the residency tolerance visa has been automatically extended until 31 March 2024 and with it free access of these employees to the labour market. Please note that the automatic extension only applies to those visas issued after 24 February 2022 in connection with the armed conflict in Ukraine. Unlike with temporary protection visas, no application, registration or relabelling of the visa is required. However, an employee can apply for a new (overlap) sticker, which serves as confirmation for employers and authorities. Holders of a valid tolerance visa have free access to the labour market until 31 March 2024, i.e. they can be employed.

Zaměstnáváte občany z Ukrajiny?

Zaměstnávání občanů Ukrajiny a prodlužování víz

Občanům Ukrajiny, kteří před rokem utekli před válkou do České republiky bylo ve většině případů poskytnuto jedno ze dvou typů víz. Nejčastěji se jednalo o udělení dočasné ochrany, méně často pak bylo udělováno vízum za účelem strpění pobytu s tím, že platnost obou těchto víz vyprší 31. března 2023. Pokud takového zaměstnance zaměstnáváte, je nutné nejprve ověřit, jaký typ víza má, abyste správně určili, zdali můžete i nadále (bez dalších kroků) tohoto zaměstnance zaměstnávat. Pokud si nejste jistí, požádejte svého zaměstnance o předložení jeho pasu, veškeré informace jsou k nalezení právě tam.

1. Dočasná ochrana

V tomto případě je nutné zažádat o prodloužení dočasné ochrany. Vyžaduje se, aby se zaměstnanec sám během února a března registroval prostřednictvím online formuláře ministerstva vnitra (odkaz naleznete zde: Návod k online registraci (gov.cz)). Online registrace je otevřená do 31. března 2023 a zaměstnanec musí uvést své osobní údaje, číslo pasu, vízového štítku nebo hraniční průvodky, aktuální adresu pobytu v České republice a také svůj osobní email a telefon. Následně zaměstnanec obdrží na svůj email automatické potvrzení o prodloužení dočasné ochrany do 30. září 2023. Toto potvrzení chtějte od zaměstnance ukázat, protože na základě tohoto potvrzení jej můžete minimálně do 30. září 2023 zaměstnávat. Tím to ale pro zaměstnance a ani pro zaměstnavatele nekončí. Zaměstnanec se musí objednat telefonicky nebo přes portál Odboru pro azylovou a imigrační politiku ministerstva vnitra (OAMP), domluvit si osobní návštěvu na určeném pracovišti ministerstva vnitra a požádat si o nový vízový štítek. Pokud nový vízový štítek získá, prodlouží se mu doba ochrany a s tím i oprávnění vykonávat práci do 31. března 2024. Nárok na prodloužení dočasné ochrany mají všichni držitelé dočasné ochrany, kteří ji získali do konce roku 2022. Nový štítek si od zaměstnance nechte ukázat, abyste měli jistotu, že ho můžete i nadále zaměstnávat. Pokud zaměstnanec registraci do 31. března 2023 neprovede nebo se nedostaví na osobní návštěvu na OAMP, dočasná ochrana zanikne, zaměstnanec ztrácí oprávnění vykonávat práci bez povolení k zaměstnání a jeho další zaměstnávání je nelegální. Za nelegální zaměstnávání hrozí zaměstnavatelům pokuta až do výše 10 milionů korun.

2. Vízum za účelem strpění pobytu

Pokud bylo Vašemu zaměstnanci uděleno vízum za účelem strpění pobytu, je všechno jednodušší. Lednovou novelou zákona Lex Ukrajina došlo k automatickému prodloužení víza strpění do 31. března 2024 a tudíž i volného vstupu těchto zaměstnanců na trh práce. Upozorňujeme, že automatické prodloužení nastane pouze u těch víz, která byla vydána po 24. únoru 2022, a to v souvislosti s ozbrojeným konfliktem na Ukrajině. Na rozdíl od dočasné ochrany není nutná žádná žádost, registrace ani přeznačení vízového štítku. Zaměstnanec si ale může požádat o nový (překlenovací) štítek, který bude sloužit jako potvrzení pro zaměstnavatele a úřady. Držitelé platného víza strpění mají do 31. března 2024 volný vstup na trh práce, tj. je možné je zaměstnávat.