Employer of Record – do you know the consequences?

This article is also available in Czech and German.

Multinational companies (especially those from the English-speaking countries) have started to expand into the Czech market, often without even setting up a local branch (in the form of a new company or a branch office). The goal of such companies is to enter the local market swiftly and explore its potential while minimalizing associated costs - especially administrative costs.

From the perspective of employment law the trend here is to use what is called an Employer of Record (“EOR“). This is a model offered by some multinationals that are employment law service providers (HR, payroll, etc).

Because of the nature of Czech law however, this EOR model cannot work in the Czech Republic as easily as it does in countries where this model is very common (like the USA). Companies must keep in mind the possible legal pitfalls that follow.

Czech law interprets EOR as agency employment

The EOR model seems a simple one. The company signs a contract with an EOR service provider. This is always only a civil law contract (which means it is not subject to employment law), rarely signed under Czech law. The content of the contract is the temporary provision of employees in exchange for remuneration. In this way the company gets the opportunity to use employees with the qualifications it requires for its own business without being their actual employer. Especially the company has rights over the employee, with whom it has no contract (including the right to assign work tasks, organisation, management and control of work), even though the employees are integrated into their structures and from the outside it would seem they are an integral part of the company. However, obligations arising from the employment relationship, the greatest administrative burden, remain with the employees' real employer: the EOR service provider. This includes almost all administration (just certain things such as shift planning are typically the company’s responsibility), wage payment, compensation and statutory contributions, OSH obligation compliance, etc. Although Czech law allows the outsourcing of some employer duties (such as OSH training or the accounting agenda), the employment relationship cannot be thrown out altogether in this way.

From the point of view of Czech law EOR must be considered as agency employment, and this is strictly regulated by the Act on Employment.

Licensing and insurance prerequisites for providing EOR services

Every EOR provider in the Czech Republic must have a relevant employment mediation permit issued by the Directorate General of the Labour Office. Issuing a permit means a great deal of administration and is time-consuming. The whole process usually takes several months. The applicant is also obliged to take out special insurance.

EOR service providers themselves may not consider their activity as agency employment in the belief that it is a simple provision of services (such as payroll accounting). In other cases, they are simply not aware of the strict Czech legislation as this form of business is less regulated (if at all) in their home jurisdiction.

Without a valid permit the EOR service provider is engaging in covert employment mediation, which has very serious consequences.

Provision of EOR services without a permit

If an EOR service provider does not have an employment services permit yet provides EOR services (temporarily assigning its employees), it is an offence punishable by a fine of up to CZK 10,000,000 (approx. EUR 400,000), but not less than CZK 50,000 (approx. EUR 2,000). In addition, the same offence is also committed by the company that has signed a contract with an EOR service provider and is using its employees. Given the size of the potential fine, companies should not underestimate this risk and rely on a mere declaration by the EOR service provider that their business is in order.

Problems associated with EOR

An employment agency (EOR service provider in this case) can temporarily assign the same employee to work for the same company for a maximum of 12 consecutive calendar months. This limitation does not apply if the work is to be performed during a period of substitution for a person taking maternity or parental leave or if the assigned employee has specifically requested it.

Given the tripartite relationship in this EOR model, thanks to which the employee has no contract with the company to which he is been assigned, protection of know-how, confidentiality and non-competition issues could also be problematic. Normally these issues are dealt with in a standard employment relationship by employment contract or arise directly from the law, but always in an employee-employer relationship. For this reason, the EOR model brings up issues that need to be addressed in the contract between the company and the EOR service provider (e.g. protection of know-how). However, a competition clause can only be negotiated within the employment relationship and under the conditions set out in the Labour Code. The validity of such an agreement between the employee and the company could be considered problematic under the regulations of civil law.

Regarding intellectual property (works created by the employee), legally the employer is considered to be the company for whom the employee of the employment agency (EOR service provider) is temporarily working, unless otherwise specified between the employment agency and such employer. This means that statutory provisions apply here. However, any arrangement that deviates from the law (if permitted at all) or addresses issues not covered by the law must be in the contracts between the parties involved.

Because the Czech labour market is relatively small and agency employment here tends to focus on lower qualifications, employment agencies are unlikely to be able to offer a large enough contingent of skilled workers on short notice.

Recommendation

Based on the fact the EOR model is not possible in the Czech Republic without specific measures being taken (and so far we have seen no legislative efforts to regulate and make it practicable), we recommend always working out in advance whether a quick entry into the Czech market makes sense. If so, care must be taken so that all important areas are covered by contract, or business plans could be threatened right from the get-go. In some cases, it is worth using other options (e.g. posting employees from another country, employment by a foreign employer, etc.), but we always recommend discussing your intention with experts in the field beforehand.

Employer of Record - znáte důsledky?

Nadnárodní společnosti (zejména pak z anglicky mluvících zemí) začínají v poslední době expandovat na český trh, někdy i bez založení místní pobočky (ať už v podobě společnosti či odštěpného závodu). Cílem těchto společností je zejména rychlý vstup na lokální trh, prozkoumání jeho možností a zároveň minimalizace nákladů s tím spojených (zejména administrativních).

Z hlediska pracovního práva se zde hodně skloňuje možnost využití tzv. Employer of Record (“EOR”). Tento model je nabízen zejména nadnárodními společnostmi, které již poskytují služby v oblasti pracovního práva (HR, mzdová agenda atd.).

Vzhledem ke zvláštnostem českého práva však model EOR nemůže fungovat v České republice tak jednoduše, jako je tomu v zemích, kde je tento model velmi běžný (např. v USA). Pro společnosti je tedy důležité mít na paměti následující možná právní úskalí.

EOR je z hlediska českého práva nutno posoudit jako agenturní zaměstnávání

Princip modelu EOR je jednoduchý. Společnost uzavře smlouvu s poskytovatelem služeb EOR. Jedná se o čistě smlouvu občanskoprávní (která tedy není podřízena pracovněprávním předpisům), leckdy podle jiného než českého práva. Obsahem smlouvy je dočasné přidělení zaměstnanců za úplatu. Společnost tak dostane možnost využívat zaměstnance s požadovanou kvalifikací pro vlastní podnikání bez toho, aniž by byla skutečným zaměstnavatelem. Společnost disponuje vůči zaměstnanci (s nímž však nemá uzavřenou žádnou smlouvu) zejména právy (např. přidělování pracovních úkolů, organizace, řízení a kontrola práce), zaměstnanci jsou začleněni do jejich struktur a navenek působí jako nedílná součást společnosti. Povinnosti vyplývající z pracovněprávního vztahu, které představují největší administrativní zátěž, však vůči zaměstnancům plní i nadále jejich zaměstnavatel – tedy poskytovatel služeb EOR. Jedná se téměř o veškerou administrativu (pouze některé věci jako např. plánování směn si většinou vyhradí společnost), výplatu mezd, jejich náhrad a zajištění zákonných odvodů, zajištění splnění povinností na úseku BOZP atd. V českém právu je sice povoleno outsourcovat některé povinnosti zaměstnavatele (typicky se jedná např. o školení BOZP nebo o účetní agendu), pracovněprávní vztah však nelze tímto způsobem úplně vyprázdnit.

EOR je z hlediska českého práva nutno považovat za agenturní zaměstnávání, které je však přísně regulováno zákonem o zaměstnanosti.

Povolení a pojištění jako nezbytná podmínka pro poskytování služeb EOR

Každý poskytovatel EOR na území České republiky musí disponovat příslušným povolením ke zprostředkování zaměstnání, které vydává generální ředitelství Úřadu práce. Vydání povolení je administrativně a časově náročná záležitost. Celý proces obvykle trvá několik měsíců. Žadatel je taktéž povinen uzavřít zvláštní pojištění.

Může se stát, že samotní poskytovatelé služby EOR nepovažují svou činnost za agenturní zaměstnávání, protože se domnívají, že se jedná o pouhé poskytování služeb (stejně jako např. mzdové účetnictví). V jiných případech si prostě nejsou vědomi striktní české legislativy, jelikož v jejich domácí jurisdikci je tato forma podnikání regulovaná méně (nebo dokonce vůbec).

Pokud poskytoval služeb EOR nemá platné povolení, jedná se zastřené zprostředkování zaměstnávání, s velmi vážnými důsledky.

Poskytování služeb EOR bez povolení

Pokud nemá poskytovatel služeb EOR povolení ke zprostředkování zaměstnání, a i přesto poskytuje službu EOR (a tedy dočasně přiděluje své zaměstnance), jedná se o přestupek, za který hrozí pokuta do výše 10 000 000 Kč, nejméně však ve výši 50 000 Kč. Stejného přestupku se však dopouští i společnost, která s takovým poskytovatelem služeb EOR uzavře smlouvu a využívá jeho zaměstnanců. S ohledem na výši možné pokuty by společnosti neměli toto riziko podceňovat a spoléhat se na pouhé prohlášení poskytovatele služeb EOR, že jejich podnikání je v pořádku.

Problémy spojené s EOR

Agentura práce (poskytovatel služeb EOR) může téhož zaměstnance dočasně přidělit k výkonu práce u téže společnosti maximálně na dobu 12 kalendářních měsíců po sobě jdoucích. Toto omezení neplatí, jde-li o výkon práce na dobu náhrady za osobu, která čerpá mateřskou nebo rodičovskou dovolenou, nebo v případech, kdy o to požádá sám přidělený zaměstnanec.

Vzhledem k trojstrannému vztahu v modelu EOR, kdy zaměstnanec nemá žádnou smlouvu se společností, ke které byl dočasně přidělen, mohou být problematické i otázky spojené s ochranou know-how, důvěrností a zákazem konkurence. Tyto záležitosti jsou v běžném pracovně-právním vztahu řešeny v pracovní smlouvě, nebo vyplývají přímo ze zákona, ovšem vždy ve vztahu zaměstnanec – zaměstnavatel. V rámci modelu EOR tak nastávají problémy, které je potřeba adresovat již ve smlouvě mezi společností a poskytovatelem služeb EOR (např. ochrana know-how). Konkurenční doložka však může být sjednána pouze v rámci pracovněprávního vztahu a za podmínek stanovených zákoníkem práce. Platnost jejího sjednání mezi zaměstnancem a společností podle norem občanského práva by mohla být považována za problematickou.

Co se duševního vlastnictví (zaměstnaneckého díla) týče, tak ze zákona se za zaměstnavatele považuje zaměstnavatel, u kterého zaměstnanec agentury práce (poskytovatele služeb EOR) dočasně vykonává práci, není-li mezi agenturou práce a takovým zaměstnavatelem dohodnuto jinak. Tedy zde se uplatní zákonná ustanovení. Jakékoli ujednání, které se od zákona odchyluje (tam, kde je to dovolené), nebo řešící otázky zákonem neupravené, je však nutno mít ve smlouvách mezi zainteresovanými stranami.

S ohledem na skutečnost, že český pracovní trh je poměrně malý a agenturní zaměstnávání je zde spíše zaměřeno na pracovníky s nižší kvalifikací, nelze očekávat, že by agentury práce byly připraveny okamžitě nabídnout odpovídající kontingent kvalifikovaných zaměstnanců.

Doporučení

S ohledem na skutečnost, že model EOR není v České republice bez dalšího možný (a zatím jsme nezaznamenali žádnou legislativní snahu o právní úpravu, která by umožnila jeho větší využitelnosti v praxi), je potřeba se vždy informovat s předstihem, zda dává vůbec pro rychlý vstup na český trh smysl. Pokud ano, je potřeba dbát na to, aby byly všechny důležité oblasti smluvně podchyceny, jinak by to mohlo ohrozit podnikatelský záměr hned v zárodku. V některých případech se vyplatí využít i jiných možností (např. vyslání zaměstnance, zaměstnaní zahraničním zaměstnavatelem atd.), nicméně vždy doporučujeme Váš záměr předem probrat s odborníky na danou oblast.